Monissa yrityksissä hintaa ei lasketa, vaan päätetään. On olemassa laskentataulukko, nyrkkisääntö, tuntuma siitä, mitä asiakas vielä hyväksyy ja mitä kilpailija tarjoaisi. Tämä tuntuma on yleensä vain yhdellä henkilöllä, usein omistajalla tai kalkuloijalla, joka on ollut talossa jo vuosia. Uudet työntekijät saavat laskentataulukon, mutta eivät sen taustalla olevaa päättelyä. Näin syntyy kalkulaatio, joka on olemassa paperilla, mutta joka käytännössä toimii vain niin kauan kuin kyseinen henkilö on mukana.
Tämä ei ole syntynyt haluttomuudesta siirtää tietoa eteenpäin. Se on syntynyt siitä, että kalkulointi perustui pitkälti kokemukseen, jota on vaikea kirjoittaa auki: mitä erää venytetään vaikean asiakkaan kohdalla, kuinka paljon alennusta voi antaa menettämättä katetta, milloin tarjous on liian tiukka pysyäkseen terveenä. Tällaisia punnintoja ei ole koskaan kirjattu mihinkään, koska siihen ei ole koskaan ollut aihetta. Se toimi, joten se pysyi ennallaan.
Kalkuloijan työ koostuu kolmenlaisista toimenpiteistä, eivätkä ne kolme etene samaa tahtia sen suhteen, mikä muuttuu. Kustannushintojen yhteenlaskeminen, katteiden soveltaminen kiinteiden sääntöjen perusteella, vertaaminen aiempiin tarjouksiin: tämä on työtä, jonka järjestelmä voi tehdä johdonmukaisesti ja jäljitettävästi. Punninta siitä, tulisiko katetta tässä tietyssä tapauksessa alentaa asiakassuhteen, sen hetkisen kilpailupaineen tai strategisen syyn vuoksi halutessaan tilausta: tämä pysyy inhimillisenä päätöksenä, jota tukee yleiskuva siitä, mitä on aiemmin päätetty ja miksi. Ja kolmas kategoria, kuten kaavojen löytäminen sadoista vanhoista tarjouksista nähdäkseen, mitkä poikkeukset ovat rakenteellisia, on työtä, jossa valvonta pysyy tarpeellisena: järjestelmä esittää kaavan, ihminen hyväksyy tai hylkää sen perustellen.
Yrityksissä, joissa kalkulaatio on jo osittain kirjattu -- ohjelmistoon, nimenomaiseen sääntökokoelmaan, kirjattuihin poikkeuksiin -- tämä kolmas kategoria voi nopeasti siirtyä ensimmäiseen. Yrityksissä, joissa kalkulaatio on vielä vain yhden henkilön päässä, tämä kirjaaminen on ensin tehtävä, ennen kuin tekoäly voi tehdä sillä mitään. Ero yritysten välillä ei siis ole siinä, kuinka soveltuvaa työ on, vaan siinä, kuinka suuri osa päättelystä on jo saatu kalkuloijan pään ulkopuolelle.
Ostaja, joka käy kirjanpidon läpi, näkee katteet ja tarjoushistorian, mutta ei sitä, miksi kate on sellainen kuin on. Jos vastaus tähän kysymykseen löytyy vain nykyiseltä kalkuloijalta, ostaja ostaa hinnoittelun, jota hän ei voi tarkistaa eikä jatkaa ilman samaa henkilöä. Tämä vaikuttaa suoraan tuloksen laatuun: kate, joka todistettavasti seuraa kirjatuista säännöistä, painaa enemmän kuin kate, joka "tuntuu" oikealta. Se vaikuttaa myös omistajariippuvuusindeksiin, sillä kalkulaatio on tyypillisesti yksi niistä tehtävistä, jotka jäävät ensimmäisenä jumiin siirron yhteydessä, koska kukaan muu ei tunne poikkeuksia.
Tämä ei ole henkilöstökysymys eikä syy harkita tehtäviä uudelleen; se, mitä työnantaja tekee henkilöstönsä kanssa, kuuluu omien lakisääteisten puitteiden piiriin. Kyse on siitä, onko hinnan takana oleva tieto kirjattu, riippumatta siitä, kuka sitä tänään soveltaa.
Ensimmäinen askel on tehdä näkyväksi jo olemassa olevat säännöt, vaikka niitä ei koskaan olisi kirjoitettu auki. Tämä tapahtuu vertaamalla vanhoja tarjouksia ja niiden tuloksia: mitkä alennukset toistuivat useammin, minkä tyyppisen asiakkaan kohdalla, missä olosuhteissa. Tämä yleiskuva ei korvaa kalkuloijaa, vaan se on kuvaus siitä, mitä kyseinen kalkuloija jo teki, mutta nyt muidenkin luettavissa.
Sen jälkeen osa tästä yleiskuvasta voidaan kirjata kiinteäksi säännöksi, ja toinen osa ohjeeksi, jota valvoja -- ei välttämättä alkuperäinen kalkuloija -- voi soveltaa ja perustella. Suhde kalkuloijaan ei tällöin vahingoitu, kunhan kirjaaminen tehdään hänen osaamisensa tueksi, ei sen korvaamiseksi siltä ajalta, kun kyseinen henkilö on vielä paikalla. Jäljelle jää kalkulaatio, joka on todistettavissa myös silloin, kun sen aikanaan rakentanut henkilö ei enää ole mukana.
Kalkulaatio ei ole ainoa paikka, jossa tämä ilmenee. Sama kysymys toistuu kohdissa miten suunnittelu riippuu vähemmän yhdestä työvuorosuunnittelijasta, miten asiakassuhteista tehdään siirrettäviä menettämättä yhteyttä ja miten mitataan, kuinka suuri osa yrityksestä kulkee omistajan kautta. Se, mikä osa tämän tietyn yrityksen kalkulaatiotyöstä voidaan todella tukea tekoälyllä, on juuri se kysymys, johon FTE TO AI:n työskentelyskannaus vastaa tehtävä kerrallaan.
Hyvä lähtökohta on selvittää, kuinka suuri osa nykyisestä hinnoittelusta on olemassa vain yhden henkilön päässä, ja kuinka paljon siitä on jo löydettävissä tarjouksista, säännöistä tai kirjatuista poikkeuksista. Ilmainen arvotarkistus antaa tähän ensimmäisen suunnan: kahdeksan lyhyttä kysymystä, yksi per arvoajuri, ja kuva siitä, mikä ajuri painaa yrityksenne hintaa tänään eniten. Täydellinen arvoskannaus, jossa on kypsyyspisteet per ajuri ja kaksivuotiskalenteri kohti exit-hetkeä, on rakenteilla.