In vielen Unternehmen wird der Preis nicht berechnet, sondern festgelegt. Es gibt eine Tabelle, eine Faustregel, ein Gefühl dafür, was ein Kunde noch akzeptiert und was ein Wettbewerber bieten würde. Dieses Gefühl liegt meist bei einer Person, oft dem Eigentümer oder einem Kalkulator, der schon jahrelang dabei ist. Neue Mitarbeiter erhalten die Tabelle, nicht die dahinterliegende Argumentation. So entsteht eine Kalkulation, die auf dem Papier existiert, in der Praxis aber nur funktioniert, solange diese eine Person mitschaut.
Das ist nicht aus Unwillen entstanden, sie zu übertragen. Es ist entstanden, weil Kalkulieren zu einem großen Teil auf Erfahrung beruhte, die sich schwer aufschreiben lässt: welchen Posten man bei einem schwierigen Kunden aufrundet, welcher Rabatt noch drin ist, ohne Marge zu verlieren, wann ein Angebot zu knapp kalkuliert ist, um gesund zu sein. Solche Abwägungen wurden nirgendwo festgehalten, weil es nie einen Anlass gab, sie festzuhalten. Es funktionierte, also blieb es, wie es war.
Die Arbeit eines Kalkulators besteht aus drei Arten von Handlungen, und diese drei verändern sich nicht gleichmäßig. Das Zusammenrechnen von Kostpreisen, das Anwenden von Margen auf Basis fester Regeln, der Vergleich mit früheren Angeboten: das ist Arbeit, die ein System konsistent und nachvollziehbar ausführen kann. Die Abwägung, ob eine Marge in diesem konkreten Fall gesenkt werden soll aufgrund der Beziehung zum Kunden, des Wettbewerbsdrucks in diesem Moment oder eines strategischen Grunds, einen Auftrag zu wollen: das bleibt eine menschliche Entscheidung, unterstützt durch einen Überblick darüber, was zuvor entschieden wurde und warum. Und eine dritte Kategorie, wie das Finden von Mustern in Hunderten alter Angebote, um zu sehen, welche Ausnahmen strukturell sind, ist Arbeit, bei der menschliches Toezicht nötig bleibt: das System legt ein Muster vor, ein Mensch genehmigt oder lehnt ab, mit Begründung.
In Unternehmen, in denen die Kalkulation bereits teilweise festgehalten ist -- in Software, in einem expliziten Regelwerk, in dokumentierten Ausnahmen -- kann diese dritte Kategorie schnell in die erste übergehen. In Unternehmen, in denen die Kalkulation noch im Kopf einer Person steckt, muss diese Dokumentation erst erfolgen, bevor KI damit etwas anfangen kann. Der Unterschied zwischen Unternehmen liegt also nicht darin, wie geeignet die Arbeit ist, sondern darin, wie viel von der Argumentation bereits außerhalb des Kopfes des Kalkulators steht.
Ein Käufer, der die Bücher durchgeht, sieht Margen und Angebotshistorie, aber nicht, warum die Marge so ist, wie sie ist. Wenn die Antwort auf diese Frage nur beim aktuellen Kalkulator liegt, kauft der Käufer eine Preisgestaltung, die er nicht kontrollieren und ohne dieselbe Person nicht fortsetzen kann. Das wirkt sich auf die Winstkwaliteit aus: eine Marge, die nachweislich aus festgelegten Regeln folgt, zählt schwerer als eine Marge, die sich „richtig anfühlt“. Es wirkt sich auch auf den Eigenaarafhankelijkheids-index aus, denn Kalkulation ist typischerweise eine der Aufgaben, die bei einer Übergabe als Erstes stockt, weil niemand anders die Ausnahmen kennt.
Dies ist keine Personalfrage und kein Anlass, Funktionen zu überdenken; was ein Arbeitgeber mit seinem Personal tut, unterliegt eigenen gesetzlichen Rahmenbedingungen. Es geht hier um die Frage, ob das Wissen hinter dem Preis festgehalten ist, unabhängig davon, wer es heute anwendet.
Der erste Schritt ist, die Regeln sichtbar zu machen, die bereits existieren, auch wenn sie nie aufgeschrieben wurden. Das geschieht durch den Vergleich alter Angebote und ihrer Ergebnisse: welche Rabatte kamen häufiger vor, bei welchem Kundentyp, unter welchen Umständen. Dieser Überblick ist kein Ersatz für den Kalkulator, sondern eine Darstellung dessen, was dieser Kalkulator bereits tat, nur jetzt lesbar für andere.
Danach kann ein Teil dieses Überblicks als feste Regel festgelegt werden, und ein anderer Teil als Richtlinie, die ein Aufsichtsperson -- nicht notwendigerweise der ursprüngliche Kalkulator -- anwenden und begründen kann. Die Beziehung zum Kalkulator wird dabei nicht beschädigt, solange die Dokumentation als Unterstützung seines Wissens erfolgt, nicht als dessen Ersatz für den Moment, in dem diese Person noch anwesend ist. Was übrig bleibt, ist eine Kalkulation, die nachweisbar ist, auch wenn derjenige, der sie einst aufgebaut hat, nicht mehr mitschaut.
Kalkulation ist selten der einzige Ort, an dem dies eine Rolle spielt. Dieselbe Frage kommt zurück bei wie die Planung weniger von einem Disponenten abhängt, bei wie Kundenbeziehungen übertragbar werden, ohne die Verbindung zu verlieren und bei wie Sie messen, wie viel vom Unternehmen über den Eigentümer läuft. Welcher Teil der Kalkulationsarbeit in diesem konkreten Unternehmen tatsächlich von KI unterstützt werden kann, ist genau die Frage, die der Werkscan van FTE TO AI pro Aufgabe beantwortet.
Ein guter Ausgangspunkt ist zu prüfen, wie viel von der Preisgestaltung heute nur im Kopf einer Person existiert, und wie viel davon bereits in Angeboten, Regeln oder festgehaltenen Ausnahmen wiederzufinden ist. Der kostenlose Waardecheck gibt dafür eine erste Richtung: acht kurze Fragen, eine pro Wertdreiber, mit einem Bild davon, welcher Treiber den Preis Ihres Unternehmens heute am stärksten belastet. Der vollständige Waardescan, mit Reifegraden pro Treiber und einem Zweijahreskalender bis zum Exit-Moment, befindet sich im Aufbau.