Sok vállalatnál az árat nem kiszámítják, hanem meghatározzák. Van egy táblázat, egy ökölszabály, egy érzés arról, mit fogad még el egy ügyfél, és mit ajánlana egy versenytárs. Ez az érzés jellemzően egyetlen embernél van, gyakran a tulajdonosnál vagy egy kalkulátornál, aki már évek óta ott dolgozik. Az új munkatársak megkapják a táblázatot, de nem az azt megalapozó gondolkodást. Így alakul ki egy kalkuláció, amely papíron létezik, de a gyakorlatban csak addig működik, amíg az az egy ember odafigyel rá.
Ez nem az átadás iránti hajlandóság hiányából alakult ki. Azért alakult így, mert a kalkuláció nagyrészt olyan tapasztalaton alapult, amelyet nehéz leírni: melyik tételt lehet megnövelni egy nehéz ügyfélnél, mekkora kedvezmény adható még anélkül, hogy elveszne a árrés, mikor van egy ajánlat annyira szoros, hogy már nem egészséges. Ezek a mérlegelések soha nem lettek rögzítve, mert soha nem volt indok arra, hogy leírják őket. Működött, tehát maradt úgy, ahogy volt.
A kalkulátor munkája háromféle tevékenységből áll, és ez a három nem egyformán változik. A költségárak összeadása, a rögzített szabályok alapján történő árrés-alkalmazás, a korábbi ajánlatokkal való összehasonlítás: ez olyan munka, amelyet egy rendszer következetesen és nyomon követhető módon el tud végezni. Az a mérlegelés, hogy egy adott esetben csökkenteni kell-e az árrést az ügyféllel fennálló kapcsolat, az adott pillanatban jelentkező versenynyomás vagy egy stratégiai indok miatt, amiért egy megrendelést el akarnak nyerni: ez emberi döntés marad, amelyet egy áttekintés támogat arról, mit döntöttek korábban és miért. És van egy harmadik kategória is, mint például a mintázatok felismerése több száz korábbi ajánlatban annak megállapítására, mely kivételek rendszeresek: ez olyan munka, amelynél továbbra is szükséges a felügyelet: a rendszer előterjeszt egy mintázatot, egy ember jóváhagyja vagy elveti, indokkal.
Azoknál a vállalatoknál, ahol a kalkuláció már részben rögzítve van -- szoftverben, explicit szabálykészletben, dokumentált kivételekben -- ez a harmadik kategória gyorsan átcsúszhat az elsőbe. Azoknál a vállalatoknál, ahol a kalkuláció még egyetlen ember fejében van, ezt a rögzítést előbb el kell végezni, mielőtt az AI bármit is tudna vele kezdeni. A vállalatok közötti különbség tehát nem abban áll, mennyire alkalmas a munka az átvételre, hanem abban, mennyi a gondolkodásból már kikerült a kalkulátor fejéből.
Az a vevő, aki átnézi a könyveket, látja az árréseket és az ajánlati előzményeket, de nem látja, miért olyan az árrés, amilyen. Ha erre a kérdésre a válasz csak a jelenlegi kalkulátornál van meg, a vevő olyan árképzést vásárol, amelyet nem tud ellenőrizni, és amelyet nem tud folytatni ugyanaz a személy nélkül. Ez a nyereség minőségében is megmutatkozik: egy árrés, amely bizonyíthatóan rögzített szabályokból következik, súlyosabban esik latba, mint egy árrés, amely csak "helyesnek érződik". Megmutatkozik a tulajdonosfüggőségi indexben is, mivel a kalkuláció jellemzően egyike azoknak a feladatoknak, amelyek átadásnál elsőként akadnak el, mert senki más nem ismeri a kivételeket.
Ez nem személyzeti kérdés, és nem indok arra, hogy pozíciókat felülvizsgáljanak; amit egy munkaadó a személyzetével tesz, saját jogi keretei alá tartozik. Itt arról van szó, hogy az ár mögötti tudás rögzítve van-e, függetlenül attól, ki alkalmazza ma.
Az első lépés azoknak a szabályoknak a láthatóvá tétele, amelyek már léteznek, még akkor is, ha soha nem lettek leírva. Ez régi ajánlatok és azok eredményeinek összehasonlításával történik: mely kedvezmények tértek vissza gyakrabban, milyen ügyféltípusnál, milyen körülmények között. Ez az áttekintés nem a kalkulátor helyettesítése, hanem annak megjelenítése, amit a kalkulátor már addig is tett, csak mások számára olvashatóvá tett formában.
Ezután az áttekintés egy része rögzített szabályként fixálható, egy másik része pedig irányelvként, amelyet egy felügyelő -- nem feltétlenül az eredeti kalkulátor -- alkalmazhat és megindokolhat. A kalkulátorral fennálló kapcsolat ekkor nem sérül, amíg a rögzítés az ő tudásának támogatásaként történik, nem pedig annak helyettesítéseként arra az esetre, ha az illető már nincs jelen. Ami megmarad, egy bizonyítható kalkuláció, még akkor is, amikor az, aki egykor felépítette, már nem figyeli.
A kalkuláció ritkán az egyetlen terület, ahol ez felmerül. Ugyanez a kérdés visszatér hogyan válik a tervezés kevésbé függővé egyetlen ütemezőtől témában, hogyan válnak az ügyfélkapcsolatok átadhatóvá anélkül, hogy elveszne a kémia témában, és hogyan méri fel, mekkora rész folyik a tulajdonoson keresztül témában. Hogy az adott vállalatnál a kalkulációs munka mely része támogatható valóban AI-val, pontosan az a kérdés, amelyre az FTE TO AI munkascan-je feladatonként ad választ.
Jó kiindulópont megvizsgálni, mennyi az árképzésből ma csak egyetlen ember fejében létezik, és ebből mennyi már visszakereshető ajánlatokban, szabályokban vagy rögzített kivételekben. Az ingyenes értékellenőrzés ehhez ad egy első irányt: nyolc rövid kérdés, egy-egy az egyes értékmozgatókra, amely megmutatja, melyik mozgató nehezíti ma leginkább a vállalata árát. A teljes értékfelmérés, érettségi pontszámokkal minden mozgatóra és egy kétéves naptárral az exit-pillanatig, jelenleg készül.