Em muitas empresas, o preço não é calculado, mas sim determinado. Existe uma folha de cálculo, uma regra prática, um sentimento sobre o que um cliente ainda aceita e o que um concorrente ofereceria. Esse sentimento reside normalmente numa única pessoa, muitas vezes o proprietário ou um calculista que já lá está há anos. Os novos colaboradores recebem a folha de cálculo, não o raciocínio por trás dela. Assim surge um cálculo que existe no papel, mas que na prática só funciona enquanto essa pessoa específica estiver a acompanhar.
Isto não surgiu por falta de vontade de transferir. Surgiu porque calcular assentava, em grande parte, em experiência que é difícil de escrever: que rubrica se aumenta perante um cliente difícil, que desconto ainda é viável sem perder margem, quando uma proposta é demasiado apertada para ser saudável. Esse tipo de ponderações nunca ficou registado em lado nenhum, porque nunca houve motivo para o registar. Funcionava, por isso manteve-se como estava.
O trabalho de um calculista consiste em três tipos de ações, e essas três não evoluem da mesma forma no que muda. Somar preços de custo, aplicar margens com base em regras fixas, comparar com propostas anteriores: isso é trabalho que um sistema pode executar de forma consistente e verificável. A ponderação sobre se, neste caso específico, uma margem deve ser reduzida devido à relação com o cliente, à pressão concorrencial do momento ou a uma razão estratégica para querer uma encomenda: isso continua a ser uma decisão humana, apoiada por uma visão do que foi decidido antes e porquê. E uma terceira categoria, como encontrar padrões em centenas de propostas antigas para ver quais exceções são estruturais, é trabalho onde continua a ser necessária supervisão: o sistema apresenta um padrão, uma pessoa aprova ou rejeita, com fundamento.
Em empresas onde o cálculo já está parcialmente registado -- em software, num conjunto explícito de regras, em exceções documentadas -- essa terceira categoria pode deslocar-se rapidamente para a primeira. Em empresas onde o cálculo ainda reside na cabeça de uma única pessoa, esse registo tem de acontecer primeiro antes de a IA poder fazer algo com ele. A diferença entre empresas não está, portanto, na adequação do trabalho, mas em quanto do raciocínio já está fora da cabeça do calculista.
Um comprador que analisa os livros vê margens e histórico de propostas, mas não o porquê de a margem ser como é. Se a resposta a essa pergunta estiver apenas na posse do calculista atual, o comprador está a comprar uma política de preços que não pode verificar nem continuar sem essa mesma pessoa. Isto reflete-se na qualidade dos lucros: uma margem que decorre comprovadamente de regras registadas pesa mais do que uma margem que "parece" correta. Reflete-se também no índice de dependência do proprietário, pois o cálculo é tipicamente uma das tarefas que primeiro encalha numa transferência, porque mais ninguém conhece as exceções.
Isto não é uma questão de pessoal nem motivo para reconsiderar funções; o que um empregador faz com o seu pessoal enquadra-se em regras legais próprias. Trata-se aqui da questão de saber se o conhecimento por trás do preço está registado, independentemente de quem o aplica hoje.
O primeiro passo é tornar visíveis as regras que já existem, mesmo que nunca tenham sido escritas. Isso acontece comparando propostas antigas e os seus resultados: que descontos surgiam com mais frequência, com que tipo de cliente, em que circunstâncias. Essa visão geral não é uma substituição do calculista, é uma representação do que esse calculista já fazia, mas agora legível para outros.
Depois, parte dessa visão geral pode ser registada como regra fixa, e outra parte como diretriz que um supervisor -- não necessariamente o calculista original -- pode aplicar e fundamentar. A relação com o calculista não fica prejudicada, desde que o registo seja feito como apoio ao seu conhecimento, não como substituição dele para o momento em que essa pessoa já não estiver presente. O que resta é um cálculo demonstrável, mesmo quando quem outrora o construiu já não está a acompanhar.
O cálculo raramente é o único ponto onde isto se coloca. A mesma questão surge em como o planeamento passa a depender menos de um único planeador, em como as relações com clientes se tornam transferíveis sem perder a afinidade e em como medir quanto da empresa passa pelo proprietário. Que parte do trabalho de cálculo nesta empresa específica pode efetivamente ser apoiada por IA é exatamente a pergunta a que o scan de funções da FTE TO AI responde, tarefa a tarefa.
Um bom ponto de partida é apurar quanto da definição de preços existe hoje apenas na cabeça de uma única pessoa, e quanto disso já é possível encontrar em propostas, regras ou exceções registadas. A verificação de valor gratuita dá uma primeira orientação nesse sentido: oito perguntas breves, uma por fator de valor, com uma indicação de qual fator pesa hoje mais sobre o preço da sua empresa. O scan de valor completo, com pontuações de maturidade por fator e um calendário de dois anos até ao momento de saída, está em construção.