В много предприятия цената не се изчислява, а се определя. Има електронна таблица, правило на палеца, усет за това какво клиент все още приема и какво би предложил конкурент. Този усет обикновено се крие в един човек, често собственика или калкулатор, който работи там от години. Новите служители получават електронната таблица, но не и разсъждението зад нея. Така се получава калкулация, която на хартия съществува, но на практика работи само докато този конкретен човек следи процеса.
Това не е възникнало от неохота да се предаде знанието. Възникнало е, защото калкулирането в голяма степен се основаваше на опит, който трудно се записва: коя позиция да завишите при труден клиент, какъв отстъпка все още може без да загубите марж, кога офертата е прекалено остра, за да е здравословна. Такъв тип съображения никъде не бяха фиксирани, защото никога не е имало повод да се записват. Работеше, така че си остана както е било.
Работата на калкулатор се състои от три вида дейности, и тези три не се развиват еднакво в това, което се променя. Сумирането на себестойности, прилагането на маржове въз основа на фиксирани правила, сравнението с предишни оферти: това е работа, която система може да изпълнява последователно и проверимо. Преценката дали марж в този конкретен случай трябва да бъде намален заради отношенията с клиента, конкурентния натиск в момента или стратегическа причина за желание да се получи поръчката: това остава човешко решение, подпомогнато от преглед на това, което е било решено преди и защо. А трета категория, като намиране на модели в стотици стари оферти, за да се видят кои изключения са структурни, е работа, при която надзорът остава необходим: системата предлага модел, човек одобрява или отхвърля, с причина.
В предприятия, където калкулацията вече е частично записана -- в софтуер, в изричен набор от правила, в документирани изключения -- тази трета категория може бързо да премине към първата. В предприятия, където калкулацията все още се крие в главата на един човек, това документиране трябва първо да се случи, преди AI да може да направи нещо с него. Разликата между предприятията следователно не се крие в това колко подходяща е работата, а в колко от разсъждението вече е извън главата на калкулатора.
Купувач, който преглежда счетоводните книги, вижда маржове и история на офертите, но не защо маржът е такъв, какъв е. Ако отговорът на този въпрос се крие само в настоящия калкулатор, купувачът купува ценообразуване, което не може да провери и не може да продължи без същия този човек. Това се отразява на качеството на печалбата: марж, който доказуемо следва от документирани правила, тежи по-много от марж, който "се усеща" правилен. Отразява се и на индекса за зависимост от собственика, защото калкулацията е типично една от задачите, които при предаването първи затъват, тъй като никой друг не познава изключенията.
Това не е въпрос на персонал и не е повод за преосмисляне на функции; какво прави работодател със своя персонал, попада под собствени законови рамки. Тук става дума за въпроса дали знанието зад цената е документирано, независимо от кой го прилага днес.
Първата стъпка е да се направят видими правилата, които вече съществуват, дори ако никога не са били записани. Това се случва чрез сравняване на стари оферти и резултатите от тях: кои отстъпки се повтаряха по-често, при какъв тип клиент, при какви обстоятелства. Този преглед не е замяна на калкулатора, той е представяне на това, което този калкулатор вече правеше, но сега четимо за други.
След това част от този преглед може да бъде фиксирана като постоянно правило, а друга част -- като насока, която надзорник -- не непременно оригиналният калкулатор -- може да прилага и да обосновава. Отношението с калкулатора не се уврежда при това, докато документирането се прави като подпомагане на неговото знание, а не като негова замяна за момента, в който този човек все още присъства. Това, което остава, е калкулация, която е доказуема, дори когато онзи, който я е изградил някога, не следи повече процеса.
Калкулацията рядко е единственото място, където се проявява това. Същият въпрос се повтаря при как планирането зависи по-малко от един график, при как отношенията с клиентите стават предаваеми без да се загуби връзката и при как измервате колко от предприятието минава през собственика. Коя част от работата по калкулацията в това конкретно предприятие наистина може да бъде подпомогната от AI, е точно въпросът, на който сканирането на работата на FTE TO AI отговаря по задача.
Добра отправна точка е да проверите колко от ценообразуването днес съществува само в главата на един човек, и колко от него вече може да се намери в оферти, правила или документирани изключения. Безплатната проверка на стойността дава за това първоначална насока: осем кратки въпроса, по един за всеки двигател на стойност, с представа кой двигател днес най-силно натиска цената на вашето предприятие. Пълното сканиране на стойността, с оценки за зрялост по двигател и двугодишен календар до момента на изход, е в процес на изграждане.