V mnohých podnikoch sa cena nepočíta, ale určuje. Existuje tabuľka, palcové pravidlo, pocit pre to, čo ešte zákazník prijme a čo by ponúkol konkurent. Tento pocit má zvyčajne jedna osoba, často vlastník alebo kalkulant, ktorý tam pôsobí už roky. Noví zamestnanci dostanú tabuľku, nie odôvodnenie, ktoré za ňou stojí. Tak vzniká kalkulácia, ktorá na papieri existuje, ale v praxi funguje len dovtedy, kým dotyčná osoba nad tým dohliada.
Toto nevzniklo z neochoty odovzdať to ďalej. Vzniklo to preto, že kalkulovanie sa v podstate zakladalo na skúsenosti, ktorú je ťažké zapísať: ktorú položku navýšite pri náročnom zákazníkovi, akú zľavu ešte môžete poskytnúť bez straty marže, kedy je ponuka príliš tesná na to, aby bola zdravá. Takéto úvahy neboli nikde zaznamenané, pretože nikdy nebol dôvod ich zaznamenať. Fungovalo to, tak to zostalo tak, ako bolo.
Práca kalkulanta sa skladá z troch druhov činností, a tie tri sa nevyvíjajú rovnakým tempom. Súčítanie nákladových cien, uplatňovanie marží na základe pevných pravidiel, porovnávanie s predchádzajúcimi ponukami: to je práca, ktorú systém môže vykonávať konzistentne a preukázateľne. Zváženie, či by sa marža mala v tomto konkrétnom prípade znížiť z dôvodu vzťahu so zákazníkom, konkurenčného tlaku v danom momente alebo strategického dôvodu, prečo chcieť zákazku: to zostáva ľudským rozhodnutím, podporeným prehľadom o tom, čo sa rozhodlo skôr a prečo. A tretia kategória, ako je hľadanie vzorov v stovkách starých ponúk, aby sa zistilo, ktoré výjimky sú štrukturálne, je práca, kde je stále potrebný dohľad: systém navrhne vzor, človek ho schváli alebo zamietne, s odôvodnením.
V podnikoch, kde je kalkulácia už čiastočne zdokumentovaná -- v softvéri, v explicitnom súbore pravidiel, v zaznamenaných výjimkách -- sa táto tretia kategória môže rýchlo posunúť do prvej. V podnikoch, kde je kalkulácia stále len v hlave jednej osoby, musí táto dokumentácia najskôr vzniknúť, skôr než s ňou AI môže niečo urobiť. Rozdiel medzi podnikmi teda nie je v tom, aká je práca vhodná, ale v tom, koľko z odôvodnenia je už mimo hlavy kalkulanta.
Kupujúci, ktorý si prezerá knihy, vidí marže a históriu ponúk, ale nevidí, prečo je marža taká, aká je. Ak je odpoveď na túto otázku len u súčasného kalkulanta, kupujúci kupuje cenotvorbu, ktorú nemôže skontrolovať a nemôže pokračovať bez tej istej osoby. Toto sa prejavuje v kvalite zisku: marža, ktorá preukázateľne vyplýva zo zaznamenaných pravidiel, má väčšiu váhu než marža, ktorá sa "cíti" ako správna. Prejavuje sa to aj v indexe závislosti od vlastníka, pretože kalkulácia je typicky jednou z úloh, ktoré pri prevode ako prvé zablokujú, pretože nikto iný nepozná výjimky.
Toto nie je personálna otázka a ani dôvod na prehodnocovanie funkcií; čo zamestnávateľ robí so svojimi zamestnancami, spadá pod vlastné zákonné rámce. Tu ide o otázku, či sú znalosti za cenou zdokumentované, nezávisle od toho, kto ich dnes uplatňuje.
Prvým krokom je zviditeľnenie pravidiel, ktoré už existujú, aj keď nikdy neboli napísané. To sa deje porovnávaním starých ponúk a ich výsledkov: ktoré zľavy sa opakovali častejšie, pri akom type zákazníka, za akých okolností. Tento prehľad nie je náhradou kalkulanta, je zobrazením toho, čo daný kalkulant už robil, ale teraz čitateľným aj pre iných.
Potom sa časť tohto prehľadu môže zaznamenať ako pevné pravidlo a iná časť ako smernica, ktorú môže uplatniť a odôvodniť dozorca -- nie nevyhnutne pôvodný kalkulant. Vzťah s kalkulantom sa tým nepoškodí, pokiaľ sa dokumentácia robí ako podpora jeho znalostí, nie ako náhrada za moment, kedy táto osoba ešte je prítomná. Čo zostane, je kalkulácia, ktorá je preukázateľná, aj keď ten, kto ju kedysi vybudoval, už nedohliada.
Kalkulácia zriedka je jediným miestom, kde sa toto prejavuje. Rovnaká otázka sa vracia pri tom, ako plánovanie menej závisí od jedného plánovača, pri tom, ako sa vzťahy so zákazníkmi stávajú prenosnými bez straty chémie a pri tom, ako zmeriate, koľko z podniku prechádza cez vlastníka. Ktorá časť kalkulačnej práce v tomto konkrétnom podniku môže byť skutočne podporená AI, je presne otázka, na ktorú pracovný skener FTE TO AI odpovedá po jednotlivých úlohách.
Dobrým východiskovým bodom je zistiť, koľko z cenotvorby dnes existuje len v hlave jednej osoby a koľko z toho je už možné nájsť v ponukách, pravidlách alebo zaznamenaných výjimkách. Bezplatná kontrola hodnoty na to poskytuje prvé smerovanie: osem krátkych otázok, jedna za každý hodnotový faktor, s obrazom o tom, ktorý faktor dnes najviac tlačí na cenu vášho podniku. Úplný skener hodnoty, so skóre vyspelosti pre každý faktor a dvojročným kalendárom smerom k momentu exitu, sa pripravuje.