V mnogih podjetjih se cena ne izračuna, temveč določi. Obstaja preglednica, praktično pravilo, občutek za to, kaj bo stranka še sprejela in kaj bi ponudil konkurent. Ta občutek je običajno pri eni osebi, pogosto lastniku ali kalkulantu, ki tam dela že leta. Novi zaposleni dobijo preglednico, ne pa razlogovanja, ki stoji za njo. Tako nastane kalkulacija, ki na papirju obstaja, v praksi pa deluje le, dokler ta ena oseba spremlja dogajanje.
To ni nastalo zaradi nepripravljenosti na prenos. Nastalo je zato, ker je kalkuliranje v veliki meri temeljilo na izkušnjah, ki jih je težko zapisati: katero postavko povečate pri zahtevni stranki, koliko popusta lahko še ponudite, ne da bi izgubili maržo, kdaj je ponudba preostra, da bi bila zdrava. Take presoje nikoli niso bile trdno zapisane, ker ni bilo nikoli razloga, da bi jih zapisali. Delovalo je, zato je ostalo tako, kot je bilo.
Delo kalkulanta obsega tri vrste opravil, in ta tri se ne spreminjajo enako. Seštevanje lastnih cen, uporaba marž na podlagi fiksnih pravil, primerjava s prejšnjimi ponudbami: to je delo, ki ga sistem lahko izvaja dosledno in preverljivo. Presoja o tem, ali je treba maržo v tem konkretnem primeru znižati zaradi odnosa s stranko, konkurenčnega pritiska v tistem trenutku ali strateškega razloga za pridobitev naročila: to ostaja človeška odločitev, podprta s pregledom tega, kaj je bilo prej odločeno in zakaj. Tretja kategorija, kot je iskanje vzorcev v stotinah starih ponudb, da bi ugotovili, katere izjeme so strukturne, pa je delo, kjer je nadzor še vedno potreben: sistem predlaga vzorec, človek ga odobri ali zavrne, z obrazložitvijo.
V podjetjih, kjer je kalkulacija že deloma zapisana -- v programski opremi, v izrecnem naboru pravil, v zabeleženih izjemah -- lahko ta tretja kategorija hitro preide v prvo. V podjetjih, kjer je kalkulacija še vedno v glavi ene osebe, mora ta zapis najprej nastati, preden lahko AI karkoli naredi z njim. Razlika med podjetji torej ni v tem, kako primerno je delo, temveč v tem, koliko razlogovanja je že zunaj glave kalkulanta.
Kupec, ki pregleduje poslovne knjige, vidi marže in zgodovino ponudb, ne pa, zakaj je marža taka, kot je. Če je odgovor na to vprašanje samo pri trenutnem kalkulantu, kupec kupi cenovno politiko, ki je ne more preveriti in je ne more nadaljevati brez te iste osebe. To se odraža v kakovosti dobička: marža, ki dokazljivo izhaja iz zapisanih pravil, šteje več kot marža, ki se ji zdi pravilna po občutku. Odraža se tudi v indeksu odvisnosti od lastnika, saj je kalkulacija tipično eno od opravil, ki se pri prenosu prvo zatakne, ker nihče drug ne pozna izjem.
To ni kadrovsko vprašanje in ni razlog za ponovni razmislek o delovnih mestih; kaj delodajalec počne s svojimi zaposlenimi, spada pod lastne zakonske okvire. Tu gre za vprašanje, ali je znanje za ceno zapisano, ne glede na to, kdo ga danes uporablja.
Prvi korak je razkritje pravil, ki že obstajajo, tudi če nikoli niso bila zapisana. To se naredi s primerjavo starih ponudb in njihovih izidov: kateri popusti so se pogosteje ponavljali, pri katerem tipu stranke, pod kakšnimi okoliščinami. Ta pregled ni nadomestilo za kalkulanta, temveč prikaz tega, kar je ta kalkulant že počel, le da je zdaj berljiv za druge.
Nato je mogoče del tega pregleda zapisati kot fiksno pravilo, drug del pa kot smernico, ki jo lahko nadzornik -- ne nujno prvotni kalkulant -- uporablja in argumentira. Odnos s kalkulantom pri tem ni prizadet, dokler se zapis izvaja kot podpora njegovemu znanju, ne kot nadomestilo zanj v času, ko je ta oseba še prisotna. Kar ostane, je kalkulacija, ki je dokazljiva, tudi ko tisti, ki jo je nekoč zgradil, ne spremlja več dogajanja.
Kalkulacija je le redko edino mesto, kjer se to pojavlja. Isto vprašanje se vrača pri tem, kako je razporejanje manj odvisno od enega razporejevalca, pri tem, kako postanejo odnosi s strankami prenosljivi, ne da bi izgubili osebni stik in pri tem, kako izmerite, koliko podjetja teče prek lastnika. Kateri del kalkulacijskega dela lahko v tem konkretnem podjetju resnično podpre AI, je prav vprašanje, na katerega delovni pregled FTE TO AI odgovori za vsako opravilo posebej.
Dobro izhodišče je ugotoviti, koliko od cenovne politike danes obstaja samo v glavi ene osebe in koliko od tega je že mogoče najti v ponudbah, pravilih ali zabeleženih izjemah. Brezplačni preizkus vrednosti za to daje prvo usmeritev: osem kratkih vprašanj, eno na dejavnik vrednosti, s sliko o tem, kateri dejavnik danes najbolj znižuje ceno vašega podjetja. Celoten vrednostni pregled, z ocenami zrelosti za vsak dejavnik in dvoletnim koledarjem do trenutka izstopa, je v pripravi.