Kupec ne gleda na število pogodb z dobavitelji, temveč na to, kaj se zgodi, ko osebe, ki kliče dobavitelja, ni več. V mnogih podjetjih je to en pogovor, ki že leta poteka na enak način: lastnik ali stalni nabavni referent poznajo kontaktno osebo, poznajo zgodovino cenovnih dogovorov, vejo, kdaj je prostor za pogajanja in kdaj ni. To znanje nikjer ni zapisano, ker ni bilo treba, da bi bilo zapisano. Obstajala je le ena oseba, ki ga je potrebovala.
To ni posledica neskrbnosti. Je normalen izid podjetja, ki je rastlo z ustaljenimi ljudmi na ustaljenih odnosih. Dokler ta oseba ostaja, deluje. Kupec pa mora izhajati iz predpostavke, da bo ta oseba nekoč odšla, in računa s situacijo brez nje.
Odnos z dobaviteljem, ki je vezan na posameznika, za kupca ni stalna vrednost, temveč tveganje s ceno. Ugodni nabavni pogoji, ki so bili dogovorjeni ustno in nikjer niso zapisani, tehtajo drugače kot pogoji, ki so navedeni v pogodbi in jih upravlja več oseb. To ne vpliva le na indeks odvisnosti od lastnika, temveč tudi na kakovost dobička: prihranek, ki izgine, takoj ko ena oseba odide, je drugačen prihranek kot tisti, ki je vgrajen v proces. Kako se ta razlika odraža v utemeljitvi prodajne cene, je razdelano v kako utemeljite kakovost dobička pri prodaji.
Pri odnosih z dobavitelji delo poteka v treh plasteh, in te plasti se ne premikajo povsod z enako hitrostjo.
Zapisovanje in odklepanje zgodovine — kateri dogovori so bili sklenjeni, katere cene so bile izpogajane, kateri dobavitelj je kdaj dostavil — je delo, ki ga AI danes že lahko prevzame, če so podatki nekje zapisani. Pogodbe, e-poštna izmenjava in računi se lahko preiščejo in povzamejo, tako da znanje ni več le v glavi ene osebe.
Zaznavanje odstopanj — dobavni čas, ki se podaljšuje, cena, ki narašča brez pojasnila, pogodba, ki poteka — je delno mogoče avtomatizirati, pri čemer nekdo presodi obvestilo in odloči, ali je potreben ukrep. To ne prihrani odnosa, ampak prihrani ročno preverjanje, ki mu sicer sledi.
Samo pogajanje in ocenjevanje, kdaj dobavitelj pristopi in kdaj ne, ostaja delo ljudi. To je odvisno od odnosov in konteksta na način, ki ga ni mogoče zapisati v sistem.
Podjetja, kjer to že tako deluje, so praviloma podjetja, kjer je bila administracija okoli dobaviteljev že digitalna in strukturirana, še preden je bilo kaj avtomatizirano. Kjer so pogodbe še v mapah ali ločenih e-poštnih sporočilih, je treba najprej urediti strukturo, preden lahko AI kaj naredi s tem.
Narediti prenosljivo ne pomeni, da se spremeni ton odnosa. Pomeni, da znanje, ki je zdaj pri eni osebi, postane najdljivo tudi drugje: zgodovina dogovorov zapisana, kontaktni trenutki v sistemu, pogajalske meje dokumentirane namesto zapomnjene. Druga ali tretja oseba, ki občasno sodeluje v pogovoru s pomembnim dobaviteljem, zmanjša tveganje, brez da bi dobavitelj to zaznal kot kaj drugega kot podjetje, ki ima svoje zadeve urejene.
To se dotika odločitve, kdo vzdržuje kateri stik, in ta odločitev je v pristojnosti delodajalca. Kolikor gre za razporejanje ali nadomeščanje zaposlenih, veljajo za to lastne zakonske zahteve; to ni del tega pregleda.
Odnosi z dobavitelji so redko edina točka, na kateri je podjetje odvisno od ene osebe. Enako vprašanje se pogosto pojavi pri kako naredite tehnično znanje v podjetju prenosljivo, pri kako naredite mrežo na trgu prenosljivo, da ni vezana na enega skrbnika odnosov in pri kako naredite stik s strankami prenosljiv, ko so stranke zdaj vajene ene stalne kontaktne osebe. Kdor to izboljša, to pogosto opazi tudi v načinu, kako se vrednoti ponavljajoči se prihodek, kar je razloženo v kaj je vreden ponavljajoči se prihodek pri prodaji.
Osnovno vprašanje — katero delo v tem specifičnem podjetju lahko dejansko prevzame AI in katero ne — se odgovori po posamezni nalogi z delovnim pregledom podjetja FTE TO AI.
Prvi korak ni prepisovanje pogodb, temveč ugotoviti, kateri dejavnik trenutno najbolj znižuje ceno. Brezplačni preizkus vrednosti obsega osem kratkih vprašanj, enega za vsak dejavnik vrednosti, in poda vpogled v to, kje je pritisk največji. Celoten pregled vrednosti — z ocenami zrelosti po posameznem dejavniku, dokazi, indeksom odvisnosti od lastnika in dvoletnim koledarjem do trenutka izstopa — je v izdelavi.