Kupující se nedívá na počet dodavatelských smluv, ale na to, co se stane, pokud osoba, která dodavateli telefonuje, přestane existovat. V mnoha firmách je to jeden rozhovor, který se už léta odehrává stejným způsobem: majitel nebo stálý nákupčí zná kontaktní osobu, zná historii cenových dohod, ví, kdy je prostor pro vyjednávání a kdy ne. Tyto znalosti nejsou nikde zapsané, protože je nebylo potřeba zapisovat. Existovala jen jedna osoba, která je potřebovala.
Toto nevzniklo z nedbalosti. Je to normální výsledek firmy, která vyrostla se stálými lidmi na stálých vztazích. Dokud tato osoba zůstává, funguje to. Kupující však musí vycházet z toho, že tato osoba v určitém okamžiku odejde, a počítá pak se situací bez ní.
Dodavatelský vztah vázaný na jednotlivce není pro kupujícího stálou hodnotou, ale rizikem s cenou. Výhodné nákupní podmínky, které byly dohodnuty ústně a nikde zaznamenány, mají jinou váhu než podmínky, které jsou uvedeny ve smlouvě a správu má na starosti více lidí. To se dotýká nejen indexu závislosti na majiteli, ale i kvality zisku: úspora, která zmizí, jakmile jedna osoba odejde, je jiná úspora než úspora, která je zakotvena v procesu. Jak se toto rozlišení promítá do podložení prodejní ceny, je rozepsáno v tom, jak podložíte kvalitu zisku při prodeji.
U dodavatelských vztahů probíhá práce ve třech vrstvách a tyto vrstvy se neposouvají všude stejným tempem.
Zaznamenávání a zpřístupňování historie — jaké dohody byly uzavřeny, jaké ceny byly vyjednány, kdy který dodavatel dodal — je práce, kterou dnes již AI dokáže převzít, pokud jsou data někde uložena. Smlouvy, e-mailovou komunikaci a faktury lze prohledávat a shrnovat, takže znalost už nezůstává jen v hlavě jedné osoby.
Oznamování odchylek — prodlužující se dodací lhůta, cena, která roste bez vysvětlení, smlouva, jejíž platnost končí — je částečně automatizovatelné, s někým, kdo upozornění posoudí a rozhodne, zda je potřeba zásah. To neubere z vlastního vztahu, ale ušetří manuální pátrání, které mu dnes předchází.
Samotné vyjednávání a odhadování, kdy dodavatel ustoupí a kdy ne, zůstává lidskou prací. Je vztahové a kontextově závislé takovým způsobem, který se nedá zachytit v systému.
Firmy, kde to už takto funguje, jsou zpravidla firmy, kde byla administrativa okolo dodavatelů digitální a strukturovaná ještě předtím, než se cokoli automatizovalo. Tam, kde smlouvy stále leží ve složkách nebo v jednotlivých e-mailech, je nejprve potřeba udělat práci na struktuře, než s tím AI může něco udělat.
Zajištění převoditelnosti neznamená, že se změní tón vztahu. Znamená to, že znalosti, které jsou nyní u jedné osoby, se stanou dohledatelnými i jinde: historie dohod písemně, kontaktní momenty v systému, vyjednávací rozpětí zdokumentované místo zapamatované. Druhá nebo třetí osoba, která se občas účastní jednání s důležitým dodavatelem, snižuje riziko, aniž by dodavatel zaznamenal cokoli jiného než firmu, která má své záležitosti v pořádku.
Toto se dotýká rozhodnutí o tom, kdo který kontakt udržuje, a toto rozhodnutí náleží zaměstnavateli. Pokud jde o nasazení nebo nahrazení zaměstnanců, platí pro to vlastní zákonné požadavky; to není součástí tohoto skenu.
Dodavatelské vztahy jsou málokdy jediným bodem, na kterém je firma vázaná na jednu osobu. Stejná otázka se často řeší u toho, jak zajistíte převoditelnost technických znalostí ve firmě, u toho, jak zajistíte převoditelnost sítě na trhu, aby nebyla vázaná na jednoho správce vztahů a u toho, jak zajistíte převoditelnost kontaktu s klienty, pokud jsou klienti zvyklí na jedno stálé kontaktní místo. Kdo v tomto směru něco zlepší, často to vidí zpět i ve způsobu, jakým je oceňován opakující se obrat, vysvětleno v tom, jakou hodnotu má opakující se obrat při prodeji.
Základní otázka — jakou práci v této konkrétní firmě lze skutečně převést na AI a jakou ne — se zodpovídá po jednotlivých úkolech pomocí pracovního skenu FTE TO AI.
Prvním krokem není přepisování smluv, ale zjištění, který faktor právě nejvíce snižuje cenu. Bezplatná kontrola hodnoty se skládá z osmi krátkých otázek, jedné pro každý faktor hodnoty, a poskytuje obraz o tom, kde je tlak největší. Úplný sken hodnoty — se skóre vyspělosti pro každý faktor, důkazy, indexem závislosti na majiteli a dvouletým kalendářem směřujícím k okamžiku exitu — se právě připravuje.