Ostaja ei katso toimittajasopimusten määrää, vaan sitä, mitä tapahtuu, kun henkilö, joka soittaa toimittajalle, ei enää ole paikalla. Monissa yrityksissä kyse on yhdestä keskustelusta, joka on kulkenut samalla tavalla vuosia: omistaja tai vakio-ostaja tuntee yhteyshenkilön, tuntee hintaneuvottelujen historian, tietää milloin on tilaa neuvotella ja milloin ei. Tätä tietoa ei ole kirjattu missään, koska sitä ei tarvinnut kirjata. Vain yksi henkilö tarvitsi sitä.
Tämä ei ole syntynyt huolimattomuudesta. Se on normaali seuraus yrityksestä, joka on kasvanut vakiohenkilöiden ja vakiosuhteiden varassa. Niin kauan kuin tämä henkilö pysyy, se toimii. Ostajan on kuitenkin oletettava, että tämä henkilö lähtee jossain vaiheessa, ja laskee siksi tilanteen mukaan ilman häntä.
Toimittajasuhde, joka on kiinni yksittäisessä henkilössä, ei ole ostajalle vakaa arvo vaan riski, jolla on hinta. Suullisesti sovitut, mihinkään kirjaamattomat edulliset ostoehdot painavat eri lailla kuin ehdot, jotka on kirjattu sopimukseen ja joita useat henkilöt hallinnoivat. Tämä ei vaikuta ainoastaan omistajariippuvuusindeksiin, vaan myös tuloksen laatuun: säästö, joka häviää heti kun yksi henkilö lähtee, on eri asia kuin säästö, joka on juurtunut prosessiin. Se, miten tämä ero näkyy myyntihinnan perusteluissa, on käsitelty sivulla miten perustelette tuloksen laadun myynnissä.
Toimittajasuhteissa työ jakautuu kolmeen kerrokseen, ja näiden kerrosten muutosvauhti ei ole kaikkialla sama.
Historian kirjaaminen ja avaaminen — mitä sopimuksia on tehty, mitä hintoja on neuvoteltu, mikä toimittaja on toimittanut ja milloin — on työtä, jonka tekoäly voi ottaa hoitaakseen jo tänään, kunhan tieto on jossain tallennettuna. Sopimuksia, sähköpostikirjeenvaihtoa ja laskuja voidaan hakea ja tiivistää, jolloin tieto ei ole enää vain yhden henkilön päässä.
Poikkeamien havaitseminen — pidentyvä toimitusaika, hinta, joka nousee selittämättä, sopimus, joka päättyy — on osittain automatisoitavissa, kun joku arvioi ilmoituksen ja päättää, tarvitaanko toimenpiteitä. Tämä ei säästä suhdetta itsessään, mutta säästää manuaalisen selvittelyn, joka nyt edeltää sitä.
Itse neuvottelu ja sen arviointi, milloin toimittaja on joustava ja milloin ei, pysyy ihmistyönä. Se on suhteellista ja kontekstisidonnaista tavalla, jota ei voi tallentaa järjestelmään.
Yritykset, joissa tämä toimii jo näin, ovat tavallisesti yrityksiä, joissa toimittajiin liittyvä hallinto oli digitaalinen ja jäsennelty jo ennen kuin mitään automatisoitiin. Missä sopimukset ovat vielä kansioissa tai irrallisissa sähköposteissa, siellä on ensin tehtävä rakenteellista työtä ennen kuin tekoäly voi hyödyntää sitä.
Siirrettäväksi tekeminen ei tarkoita, että suhteen sävy muuttuu. Se tarkoittaa, että tieto, joka nyt on yhden henkilön hallussa, on löydettävissä myös muualta: sopimushistoria kirjallisena, yhteydenottohetket järjestelmässä, neuvottelumarginaalit dokumentoituna sen sijaan, että ne muistettaisiin. Toinen tai kolmas henkilö, joka ajoittain osallistuu keskusteluun tärkeän toimittajan kanssa, pienentää riskiä ilman, että toimittaja kokee mitään muuta kuin yrityksen, joka pitää asiansa järjestyksessä.
Tämä liittyy päätökseen siitä, kuka pitää yhteyttä kehen, ja tämä päätös kuuluu työnantajalle. Siltä osin kuin kyse on työntekijöiden käytöstä tai korvaamisesta, sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia; tämä ei kuulu tähän skannaukseen.
Toimittajasuhteet ovat harvoin ainoa asia, josta yritys on riippuvainen yhdestä henkilöstä. Sama kysymys nousee usein esiin sivuilla miten teette teknisen tietämyksen siirrettäväksi tekoälyn avulla, miten teette markkinaverkoston siirrettäväksi niin, ettei se ole kiinni yhdessä asiakasvastaavassa, ja miten teette asiakaskontaktin siirrettäväksi, kun asiakkaat ovat tottuneet yhteen kiinteään yhteyshenkilöön. Kun tähän tehdään parannuksia, se näkyy usein myös siinä, miten toistuvaa liikevaihtoa arvostetaan, mikä on selitetty sivulla mikä on toistuvan liikevaihdon arvo myynnissä.
Taustalla oleva kysymys — mikä työ tässä nimenomaisessa yrityksessä on todella siirrettävissä tekoälylle ja mikä ei — vastataan tehtäväkohtaisesti FTE TO AI:n työskannauksella.
Ensimmäinen askel ei ole sopimusten uudelleenkirjoittaminen, vaan sen näkeminen, mikä ajuri painaa hintaa juuri nyt voimakkaimmin. Ilmainen arvotarkistus koostuu kahdeksasta lyhyestä kysymyksestä, yksi per arvoajuri, ja antaa kuvan siitä, missä paine on suurin. Täydellinen arvoskannaus — jossa on kypsyyspisteet per ajuri, näyttö, omistajariippuvuusindeksi ja kaksivuotiskalenteri kohti exit-hetkeä — on rakenteilla.