Kupujúci sa nepozerá na počet dodávateľských zmlúv, ale na to, čo sa stane, keď osoba, ktorá volá dodávateľovi, už nie je k dispozícii. V mnohých firmách ide o jeden rozhovor, ktorý sa už roky odohráva rovnakým spôsobom: majiteľ alebo stály nákupca pozná kontaktnú osobu, pozná históriu cenových dohôd, vie, kedy je priestor na vyjednávanie a kedy nie. Táto znalosť nie je nikde zapísaná, pretože nebolo potrebné ju zapisovať. Bola len jedna osoba, ktorá ju potrebovala.
Toto nevzniklo z nedbalosti. Je to normálny výsledok firmy, ktorá rástla so stálymi ľuďmi na stálych vzťahoch. Pokiaľ táto osoba zostáva, funguje to. Kupujúci však musí počítať s tým, že táto osoba v určitom okamihu odíde, a preto počíta so situáciou bez nej.
Dodávateľský vzťah, ktorý je viazaný na jednotlivca, nie je pre kupujúceho pevnou hodnotou, ale rizikom s cenou. Výhodné nákupné podmienky, ktoré boli dohodnuté ústne a nikde zaznamenané, majú inú váhu ako podmienky, ktoré sú zakotvené v zmluve a spravuje ich viacero ľudí. To sa netýka len indexu závislosti od majiteľa, ale aj kvality zisku: úspora, ktorá zmizne, keď jedna osoba odíde, je iná úspora ako tá, ktorá je zakotvená v procese. Ako sa tento rozdiel prejavuje v zdôvodnení predajnej ceny, je rozpracované v ako zdôvodníte kvalitu zisku pri predaji.
Pri dodávateľských vzťahoch prebieha práca na troch úrovniach a tieto úrovne sa nemenia všade rovnakým tempom.
Zaznamenávanie a sprístupňovanie histórie — aké dohody boli uzavreté, aké ceny boli vyjednané, ktorý dodávateľ kedy dodal — je práca, ktorú AI dnes už dokáže prevziať, ak sú údaje niekde uložené. Zmluvy, e-mailovú komunikáciu a faktúry možno prehľadávať a zhrnúť, takže znalosť už nie je iba v hlave jednej osoby.
Signalizovanie odchýlok — predlžujúci sa dodací čas, cena, ktorá stúpa bez vysvetlenia, zmluva, ktorej platnosť sa blíži ku koncu — je čiastočne automatizovateľné, s niekým, kto hlásenie posúdi a určí, či je potrebná akcia. To neušetrí samotný vzťah, ale ušetrí manuálne vyhľadávanie, ktoré mu teraz predchádza.
Samotné vyjednávanie a odhad, kedy sa dodávateľ pohne a kedy nie, zostáva prácou pre ľudí. Je to vzťahové a kontextovo závislé spôsobom, ktorý sa nedá zachytiť v systéme.
Firmy, kde toto už funguje, sú spravidla firmy, kde bola administratíva okolo dodávateľov digitálna a štruktúrovaná ešte predtým, ako sa čokoľvek automatizovalo. Tam, kde sa zmluvy stále nachádzajú v priečinkoch alebo jednotlivých e-mailoch, treba najprv urobiť prácu na štruktúre, kým s tým AI dokáže niečo urobiť.
Urobiť niečo prenosným neznamená, že sa zmení tón vzťahu. Znamená to, že znalosť, ktorá je teraz pri jednej osobe, sa stane dohľadateľnou aj inde: história dohôd na papieri, kontaktné momenty v systéme, vyjednávacie marže zdokumentované namiesto zapamätané. Druhá alebo tretia osoba, ktorá sa občas zúčastní rozhovoru s dôležitým dodávateľom, znižuje riziko bez toho, aby dodávateľ vnímal niečo iné ako firmu, ktorá má svoje záležitosti v poriadku.
Toto sa dotýka rozhodnutia o tom, kto udržiava aký kontakt, a toto rozhodnutie prináleží zamestnávateľovi. Pokiaľ ide o nasadenie alebo nahradenie zamestnancov, platia pre to vlastné zákonné požiadavky; to nie je súčasťou tohto skenu.
Dodávateľské vzťahy málokedy predstavujú jediný bod, v ktorom firma závisí od jednej osoby. Rovnaká otázka sa často objavuje pri ako urobíte technické znalosti vo firme prenosnými, pri ako urobíte sieť na trhu prenosnou, aby nezávisela od jedného správcu vzťahov a pri ako urobíte kontakt so zákazníkmi prenosným, ak sú zákazníci teraz zvyknutí na jedno stále kontaktné miesto. Kto v tomto niečo zlepší, často to vidí aj v spôsobe, akým sa oceňuje opakujúci sa obrat, čo je vysvetlené na stránke aká je hodnota opakujúceho sa obratu pri predaji.
Základná otázka — akú prácu v tejto konkrétnej firme dokáže AI naozaj prevziať a akú nie — sa zodpovedá pre každú úlohu osobitne pomocou pracovného skenu od FTE TO AI.
Prvým krokom nie je prepisovanie zmlúv, ale zistenie, ktorý faktor v súčasnosti najviac znižuje cenu. Bezplatná kontrola hodnoty pozostáva z ôsmich krátkych otázok, jednej za každý faktor hodnoty, a poskytuje obraz o tom, kde je najväčší tlak. Kompletný sken hodnoty — so skóre vyspelosti pre každý faktor, dôkazmi, indexom závislosti od majiteľa a dvojročným kalendárom smerujúcim k momentu predaja — sa pripravuje.