Kupujący nie patrzy na liczbę umów z dostawcami, ale na to, co się stanie, gdy osoba, która dzwoni do dostawcy, nie będzie już dostępna. W wielu firmach to jedna rozmowa, która przebiega w ten sam sposób już od lat: właściciel lub stały kupiec zna osobę kontaktową, zna historię ustaleń cenowych, wie kiedy jest miejsce na negocjacje i kiedy nie. Ta wiedza nigdzie nie jest zapisana, bo nie musiała być zapisana. Była tylko jedna osoba, która jej potrzebowała.
Nie powstało to z braku dbałości. To normalny wynik firmy, która rosła ze stałymi ludźmi na stałych relacjach. Dopóki ta osoba pozostaje, to działa. Kupujący musi jednak zakładać, że ta osoba w pewnym momencie odejdzie, i wycenia sytuację bez niej.
Relacja z dostawcą, która zależy od jednej osoby, jest dla kupującego nie stałą wartością, a ryzykiem z ceną. Korzystne warunki zakupowe, które zostały ustalone ustnie i nigdzie nie zostały spisane, mają inną wagę niż warunki zapisane w umowie i zarządzane przez wiele osób. To dotyka nie tylko indeksu zależności od właściciela, ale też jakości zysku: oszczędność, która znika w chwili odejścia jednej osoby, to inna oszczędność niż ta, która jest zakotwiczona w procesie. Jak to rozróżnienie wraca w uzasadnieniu ceny sprzedaży, opisano na stronie jak uzasadnia się jakość zysku przy sprzedaży.
Przy relacjach z dostawcami praca przebiega na trzech poziomach, a te poziomy nie przesuwają się wszędzie w tym samym tempie.
Zapisanie i udostępnienie historii — jakie ustalenia zostały poczynione, jakie ceny wynegocjowano, który dostawca kiedy dostarczył — to praca, którą AI może już dziś przejąć, o ile dane gdzieś się znajdują. Umowy, korespondencję e-mailową i faktury można przeszukiwać i podsumowywać, dzięki czemu wiedza nie jest już tylko w głowie jednej osoby.
Sygnalizowanie odchyleń — wydłużający się czas dostawy, cena, która rośnie bez wyjaśnienia, umowa, która się kończy — jest częściowo do zautomatyzowania, z kimś, kto ocenia sygnał i określa, czy potrzebne jest działanie. To nie zastępuje relacji, ale odciąża ręczne wyszukiwanie, które temu obecnie towarzyszy.
Samo negocjowanie i ocena, kiedy dostawca jest skłonny do ustępstw a kiedy nie, pozostaje pracą wykonywaną przez ludzi. Jest to relacyjne i zależne od kontekstu w sposób, którego nie da się zapisać w systemie.
Firmy, w których to już tak funkcjonuje, to zwykle firmy, w których administracja dotycząca dostawców była już cyfrowa i uporządkowana, zanim coś zostało zautomatyzowane. Tam, gdzie umowy wciąż leżą w segregatorach lub w osobnych e-mailach, najpierw trzeba popracować nad strukturą, zanim AI będzie mogła z tego coś zrobić.
Uczynienie tego przenośnym nie oznacza, że relacja zmienia ton. Oznacza to, że wiedza, która teraz znajduje się u jednej osoby, staje się znajdowalna także gdzie indziej: historia ustaleń na piśmie, momenty kontaktu w systemie, marże negocjacyjne udokumentowane, a nie zapamiętane. Druga lub trzecia osoba, która co jakiś czas towarzyszy w rozmowie z ważnym dostawcą, zmniejsza ryzyko, bez tego, by dostawca odczuwał to inaczej niż jako firmę, która ma swoje sprawy w porządku.
Dotyka to decyzji o tym, kto podtrzymuje który kontakt, a ta decyzja należy do pracodawcy. O ile dotyczy to zatrudnienia lub zastąpienia pracowników, obowiązują w tym zakresie odrębne wymogi prawne; to nie jest część tego skanu.
Relacje z dostawcami rzadko są jedynym punktem, w którym firma zależy od jednej osoby. To samo pytanie często pojawia się przy jak uczynić wiedzę techniczną w firmie przenośną, przy jak uczynić sieć na rynku przenośną, aby nie zależała od jednego opiekuna relacji, oraz przy jak uczynić kontakt z klientem przenośnym, gdy klienci są obecnie przyzwyczajeni do jednej stałej osoby kontaktowej. Kto to poprawia, często widzi to również w sposobie, w jaki wyceniane są przychody powtarzalne, wyjaśnionym na stronie jaka jest wartość przychodów powtarzalnych przy sprzedaży.
Pytanie leżące u podstaw — jaka praca w tej konkretnej firmie może naprawdę zostać przejęta przez AI, a jaka nie — jest odpowiadane per zadanie w skanie pracy FTE TO AI.
Pierwszym krokiem nie jest przepisywanie umów, ale zobaczenie, który czynnik wartości obecnie najbardziej obniża cenę. Bezpłatny test wartości składa się z ośmiu krótkich pytań, jednego na każdy czynnik wartości, i daje obraz tego, gdzie leży największa presja. Pełny skan wartości — z wynikami dojrzałości dla każdego czynnika, dowodami, indeksem zależności od właściciela i dwuletnim kalendarzem do momentu wyjścia — jest w budowie.