Um comprador não olha para o número de contratos com fornecedores, mas para o que acontece quando a pessoa que contacta o fornecedor deixa de estar presente. Em muitas empresas, trata-se de uma única conversa que decorre da mesma forma há anos: o proprietário ou um responsável de compras fixo conhece o contacto, conhece o histórico dos acordos de preços, sabe quando há espaço para negociar e quando não há. Esse conhecimento não está registado em lado nenhum, porque nunca foi necessário registá-lo. Havia apenas uma pessoa que precisava dele.
Isto não surgiu por descuido. É o resultado normal de uma empresa que cresceu com pessoas fixas em relações fixas. Enquanto essa pessoa permanecer, funciona. Um comprador tem, no entanto, de partir do princípio de que essa pessoa saíra em algum momento, e calcula então com a situação sem ela.
Uma relação com um fornecedor que depende de um indivíduo não representa, para um comprador, um valor fixo, mas um risco com um preço. Condições de compra favoráveis que foram acordadas verbalmente e nunca registadas pesam de forma diferente das condições que constam de um contrato e são geridas por várias pessoas. Isto afeta não só o índice de dependência do proprietário, mas também a qualidade dos lucros: uma poupança que desaparece assim que uma pessoa saíra é uma poupança diferente de uma poupança que está incorporada no processo. A forma como essa distinção se reflete na fundamentação de um preço de venda está explicada em como fundamenta a qualidade dos lucros numa venda.
Nas relações com fornecedores, o trabalho decorre em três camadas, e essas camadas não avançam todas ao mesmo ritmo.
O registo e a disponibilização do histórico — que acordos foram feitos, que preços foram negociados, quando cada fornecedor entregou — é trabalho que a IA já pode assumir hoje, desde que os dados estejam registados em algum lugar. Contratos, trocas de e-mail e faturas podem ser pesquisados e resumidos, de modo a que o conhecimento deixe de estar apenas na cabeça de uma pessoa.
A sinalização de desvios — um prazo de entrega que aumenta, um preço que sobe sem explicação, um contrato que termina — é parcialmente automatizável, com alguém que avalia a notificação e decide se é necessária alguma ação. Isso não substitui a relação, mas poupa a pesquisa manual que atualmente a precede.
A negociação em si, e a avaliação de quando um fornecedor cede e quando não cede, continua a ser trabalho humano. Isso é relacional e depende do contexto de uma forma que não pode ser registada num sistema.
As empresas onde isto já funciona assim são geralmente empresas onde a administração relativa a fornecedores já era digital e estruturada antes de se automatizar alguma coisa. Onde os contratos ainda estão em pastas ou em e-mails dispersos, há primeiro trabalho a fazer na estrutura antes de a IA poder fazer algo com isso.
Tornar transferível não significa que a relação mude de tom. Significa que o conhecimento que agora está concentrado numa pessoa passa também a ser localizável noutro lugar: o histórico de acordos por escrito, os momentos de contacto num sistema, as margens de negociação documentadas em vez de memorizadas. Uma segunda ou terceira pessoa que participa ocasionalmente na conversa com um fornecedor importante reduz o risco sem que o fornecedor perceba nada além de uma empresa que tem os seus assuntos organizados.
Isto envolve uma decisão sobre quem mantém qual contacto, e essa decisão cabe ao empregador. Na medida em que envolva a afetação ou substituição de colaboradores, aplicam-se requisitos legais próprios; isso não faz parte desta análise.
As relações com fornecedores raramente são o único ponto em que uma empresa depende de uma única pessoa. A mesma questão surge muitas vezes em como torna transferível o conhecimento técnico na empresa, em como torna a rede no mercado transferível para que não dependa de um único gestor de relações, e em como torna o contacto com clientes transferível quando os clientes estão agora habituados a um único ponto de contacto fixo. Quem melhora isto vê frequentemente esse reflexo na forma como a receita recorrente é valorizada, explicado em o que vale a receita recorrente numa venda.
A questão subjacente — que trabalho, nesta empresa específica, pode efetivamente ser assumido pela IA, e que trabalho não pode — é respondida por tarefa através da análise de trabalho da FTE TO AI.
O primeiro passo não é reescrever contratos, mas ver qual fator está, neste momento, a pressionar mais o preço. A verificação de valor gratuita consiste em oito perguntas breves, uma por fator de valor, e dá uma ideia de onde está a maior pressão. A análise de valor completa — com pontuações de maturidade por fator, evidências, o índice de dependência do proprietário e um calendário de dois anos até ao momento da saída — está em construção.