Ένας αγοραστής δεν κοιτάζει τον αριθμό των συμβάσεων με προμηθευτές, αλλά τι συμβαίνει όταν το άτομο που καλεί τον προμηθευτή δεν είναι πλέον εκεί. Σε πολλές επιχειρήσεις πρόκειται για μία επαφή που εδώ και χρόνια εξελίσσεται με τον ίδιο τρόπο: ο ιδιοκτήτης ή ένας σταθερός υπεύθυνος προμηθειών γνωρίζει το πρόσωπο επικοινωνίας, γνωρίζει το ιστορικό των συμφωνιών τιμών, ξέρει πότε υπάρχει περιθώριο διαπραγμάτευσης και πότε όχι. Αυτή η γνώση δεν είναι καταγεγραμμένη πουθενά, επειδή δεν χρειάστηκε ποτέ να καταγραφεί. Υπήρχε μόνο ένα άτομο που τη χρειαζόταν.
Αυτό δεν προέκυψε από αμέλεια. Είναι το φυσιολογικό αποτέλεσμα μιας επιχείρησης που αναπτύχθηκε με σταθερά άτομα σε σταθερές σχέσεις. Όσο το άτομο αυτό παραμένει, το σύστημα λειτουργεί. Ένας αγοραστής όμως πρέπει να υποθέσει ότι το άτομο αυτό κάποια στιγμή θα φύγει, και υπολογίζει με βάση την κατάσταση χωρίς αυτόν.
Μια σχέση με προμηθευτή που εξαρτάται από ένα άτομο δεν αποτελεί για έναν αγοραστή σταθερή αξία, αλλά κίνδυνο με τιμή. Ευνοϊκοί όροι αγοράς που έχουν συμφωνηθεί προφορικά και δεν έχουν καταγραφεί πουθενά, ζυγίζουν διαφορετικά από όρους που αναγράφονται σε σύμβαση και διαχειρίζονται από περισσότερα άτομα. Αυτό επηρεάζει όχι μόνο τον δείκτη εξάρτησης από τον ιδιοκτήτη, αλλά και την ποιότητα κέρδους: μια εξοικονόμηση που εξαφανίζεται μόλις φύγει ένα άτομο είναι διαφορετική από μια εξοικονόμηση που είναι ενσωματωμένη στη διαδικασία. Το πώς αυτή η διάκριση αντικατοπτρίζεται στην τεκμηρίωση μιας τιμής πώλησης, αναλύεται στο πώς τεκμηριώνετε την ποιότητα κέρδους σε μια πώληση.
Στις σχέσεις με προμηθευτές, η εργασία εξελίσσεται σε τρία επίπεδα, και αυτά τα επίπεδα δεν μετακινούνται παντού με τον ίδιο ρυθμό.
Η καταγραφή και η πρόσβαση στο ιστορικό — ποιες συμφωνίες έχουν γίνει, ποιες τιμές έχουν διαπραγματευτεί, ποιος προμηθευτής παρέδωσε πότε — είναι εργασία που η ΤΝ μπορεί ήδη σήμερα να αναλάβει, εφόσον τα δεδομένα υπάρχουν κάπου. Συμβάσεις, ανταλλαγές email και τιμολόγια μπορούν να αναζητηθούν και να συνοψιστούν, ώστε η γνώση να μην παραμένει μόνο στο κεφάλι ενός ατόμου.
Η σήμανση αποκλίσεων — ένας χρόνος παράδοσης που αυξάνεται, μια τιμή που ανεβαίνει χωρίς εξήγηση, μια σύμβαση που λήγει — είναι εν μέρει αυτοματοποιήσιμη, με κάποιον να αξιολογεί την ειδοποίηση και να αποφασίζει αν χρειάζεται ενέργεια. Αυτό δεν αντικαθιστά τη σχέση, αλλά εξοικονομεί τη χειροκίνητη αναζήτηση που προηγείται σήμερα.
Η ίδια η διαπραγμάτευση, και η εκτίμηση του πότε ένας προμηθευτής δείχνει ευελιξία και πότε όχι, παραμένει ανθρώπινη εργασία. Είναι σχεσιακή και εξαρτώμενη από το πλαίσιο με τρόπο που δεν μπορεί να καταγραφεί σε ένα σύστημα.
Οι επιχειρήσεις όπου αυτό λειτουργεί ήδη έτσι, είναι συνήθως επιχειρήσεις όπου η διαχείριση γύρω από τους προμηθευτές ήταν ήδη ψηφιακή και δομημένη προτού αυτοματοποιηθεί οτιδήποτε. Όπου οι συμβάσεις βρίσκονται ακόμη σε φακέλους ή σκόρπια email, υπάρχει πρώτα δουλειά να γίνει στη δομή προτού η ΤΝ μπορέσει να κάνει κάτι με αυτήν.
Η μεταβίβαση δεν σημαίνει ότι η σχέση αλλάζει τόνο. Σημαίνει ότι η γνώση που τώρα βρίσκεται σε ένα άτομο, γίνεται ανιχνεύσιμη και αλλού: το ιστορικό συμφωνιών γραπτώς, οι επαφές καταγεγραμμένες σε ένα σύστημα, τα περιθώρια διαπραγμάτευσης τεκμηριωμένα αντί να παραμένουν στη μνήμη. Ένα δεύτερο ή τρίτο άτομο που παρακολουθεί περιστασιακά τη συνομιλία με έναν σημαντικό προμηθευτή, μειώνει τον κίνδυνο χωρίς ο προμηθευτής να αντιληφθεί τίποτα άλλο πέρα από μια επιχείρηση που έχει τις υποθέσεις της τακτοποιημένες.
Αυτό αφορά μια απόφαση σχετικά με το ποιος διατηρεί ποια επαφή, και αυτή η απόφαση ανήκει στον εργοδότη. Στον βαθμό που αφορά την ανάθεση ή αντικατάσταση εργαζομένων, ισχύουν οι σχετικές νομικές απαιτήσεις· αυτό δεν αποτελεί μέρος αυτής της ανάλυσης.
Οι σχέσεις με προμηθευτές σπάνια είναι το μόνο σημείο όπου μια επιχείρηση εξαρτάται από ένα άτομο. Το ίδιο ζήτημα εμφανίζεται συχνά στο πώς καθιστάτε μεταβιβάσιμη την τεχνική γνώση στην επιχείρηση, στο πώς καθιστάτε μεταβιβάσιμο το δίκτυο στην αγορά ώστε να μην εξαρτάται από έναν μόνο υπεύθυνο σχέσεων, και στο πώς καθιστάτε μεταβιβάσιμη την επαφή με πελάτες όταν οι πελάτες είναι πλέον συνηθισμένοι σε ένα σταθερό σημείο επαφής. Όποιος βελτιώνει κάτι εδώ, το βλέπει συχνά να αντικατοπτρίζεται στον τρόπο με τον οποίο αποτιμάται ο επαναλαμβανόμενος κύκλος εργασιών, όπως εξηγείται στο ποια είναι η αξία του επαναλαμβανόμενου κύκλου εργασιών σε μια πώληση.
Το υποκείμενο ερώτημα — ποια εργασία σε αυτή τη συγκεκριμένη επιχείρηση μπορεί πραγματικά να αναλάβει η ΤΝ, και ποια όχι — απαντάται ανά εργασία με το εργασιακό σκανάρισμα (werkscan) της FTE TO AI.
Το πρώτο βήμα δεν είναι η επανασύνταξη συμβάσεων, αλλά η αναγνώριση του ποιος παράγοντας πιέζει περισσότερο την τιμή αυτή τη στιγμή. Ο δωρεάν έλεγχος αξίας αποτελείται από οκτώ σύντομες ερωτήσεις, μία για κάθε παράγοντα αξίας, και δίνει μια εικόνα του πού βρίσκεται η μεγαλύτερη πίεση. Η πλήρης ανάλυση αξίας — με βαθμολογίες ωριμότητας ανά παράγοντα, αποδεικτικά στοιχεία, τον δείκτη εξάρτησης από τον ιδιοκτήτη και ένα διετές ημερολόγιο προς τη στιγμή της εξόδου — βρίσκεται υπό κατασκευή.