Σε πολλές επιχειρήσεις η τιμή δεν υπολογίζεται, αλλά καθορίζεται. Υπάρχει ένα υπολογιστικό φύλλο, ένας πρόχειρος κανόνας, μια αίσθηση για το τι θα δεχτεί ακόμη ένας πελάτης και τι θα προσφέρει ένας ανταγωνιστής. Αυτή η αίσθηση βρίσκεται συνήθως σε ένα μόνο άτομο, συχνά τον ιδιοκτήτη ή έναν υπολογιστή κόστους που βρίσκεται εκεί εδώ και χρόνια. Οι νέοι υπάλληλοι παίρνουν το υπολογιστικό φύλλο, όχι τη λογική πίσω από αυτό. Έτσι προκύπτει ένας υπολογισμός κόστους που υπάρχει στα χαρτιά, αλλά στην πράξη λειτουργεί μόνο όσο εκείνο το συγκεκριμένο άτομο παρακολουθεί.
Αυτό δεν προέκυψε από αδιαφορία ή έλλειψη διάθεσης να μεταβιβαστεί. Προέκυψε επειδή ο υπολογισμός κόστους βασιζόταν σε μεγάλο βαθμό σε εμπειρία που δύσκολα καταγράφεται: ποιο κόστος διογκώνεις σε έναν δύσκολο πελάτη, ποια έκπτωση μπορεί να δοθεί χωρίς απώλεια περιθωρίου, πότε μια προσφορά είναι τόσο σφιχτή που δεν είναι πλέον υγιής. Τέτοιου είδους σταθμίσεις δεν καταγράφονταν πουθενά, επειδή δεν υπήρξε ποτέ αφορμή για να καταγραφούν. Λειτουργούσε, οπότε παρέμεινε όπως ήταν.
Η εργασία ενός υπολογιστή κόστους αποτελείται από τρία είδη ενεργειών, και αυτά τα τρία δεν εξελίσσονται με τον ίδιο ρυθμό ως προς το τι αλλάζει. Η πρόσθεση κόστους, η εφαρμογή περιθωρίων βάσει σταθερών κανόνων, η σύγκριση με προηγούμενες προσφορές: αυτή είναι εργασία που ένα σύστημα μπορεί να εκτελέσει με συνέπεια και με δυνατότητα ελέγχου. Η στάθμιση εάν ένα περιθώριο πρέπει να μειωθεί σε αυτή τη συγκεκριμένη περίπτωση λόγω της σχέσης με τον πελάτη, της ανταγωνιστικής πίεσης εκείνη τη στιγμή ή ενός στρατηγικού λόγου για να επιθυμείτε μια παραγγελία: αυτό παραμένει ανθρώπινη απόφαση, υποστηριζόμενη από μια επισκόπηση όσων έχουν αποφασιστεί προηγουμένως και γιατί. Και μια τρίτη κατηγορία, όπως η εύρεση προτύπων σε εκατοντάδες παλιές προσφορές για να διαπιστωθεί ποιες εξαιρέσεις είναι διαρθρωτικές, είναι εργασία όπου η επίβλεψη παραμένει απαραίτητη: το σύστημα προτείνει ένα πρότυπο, ένας άνθρωπος το εγκρίνει ή το απορρίπτει, με αιτιολόγηση.
Σε επιχειρήσεις όπου ο υπολογισμός κόστους έχει ήδη εν μέρει καταγραφεί -- σε λογισμικό, σε ένα ρητό σύνολο κανόνων, σε καταγεγραμμένες εξαιρέσεις -- αυτή η τρίτη κατηγορία μπορεί να μετατοπιστεί σχετικά γρήγορα προς την πρώτη. Σε επιχειρήσεις όπου ο υπολογισμός κόστους βρίσκεται ακόμη στο μυαλό ενός μόνο ατόμου, αυτή η καταγραφή πρέπει πρώτα να γίνει προτού η AI μπορέσει να κάνει οτιδήποτε με αυτό. Η διαφορά μεταξύ επιχειρήσεων δεν βρίσκεται λοιπόν στο πόσο κατάλληλη είναι η εργασία, αλλά στο πόσο από τη λογική βρίσκεται ήδη έξω από το μυαλό του υπολογιστή κόστους.
Ένας αγοραστής που εξετάζει τα βιβλία βλέπει περιθώρια και ιστορικό προσφορών, αλλά όχι γιατί το περιθώριο είναι όπως είναι. Εάν η απάντηση σε αυτή την ερώτηση βρίσκεται μόνο στον σημερινό υπολογιστή κόστους, ο αγοραστής αγοράζει μια τιμολόγηση που δεν μπορεί να ελέγξει και δεν μπορεί να συνεχίσει χωρίς το ίδιο άτομο. Αυτό επηρεάζει την ποιότητα κέρδους: ένα περιθώριο που αποδεδειγμένα προκύπτει από καταγεγραμμένους κανόνες μετρά περισσότερο από ένα περιθώριο που «φαίνεται» σωστό. Επηρεάζει επίσης τον δείκτη εξάρτησης από τον ιδιοκτήτη, καθώς ο υπολογισμός κόστους είναι τυπικά ένα από τα πρώτα καθήκοντα που κολλάει κατά τη μεταβίβαση, επειδή κανείς άλλος δεν γνωρίζει τις εξαιρέσεις.
Αυτό δεν είναι ζήτημα προσωπικού ούτε αφορμή για επανεξέταση θέσεων εργασίας· ό,τι κάνει ένας εργοδότης με το προσωπικό του υπόκειται σε δικά του νομικά πλαίσια. Εδώ πρόκειται για το ερώτημα εάν η γνώση πίσω από την τιμή έχει καταγραφεί, ανεξάρτητα από ποιον την εφαρμόζει σήμερα.
Το πρώτο βήμα είναι να γίνουν ορατοί οι κανόνες που ήδη υπάρχουν, ακόμη και αν δεν έχουν ποτέ καταγραφεί. Αυτό γίνεται συγκρίνοντας παλιές προσφορές και τα αποτελέσματά τους: ποιες εκπτώσεις επαναλαμβάνονταν συχνότερα, σε ποιο τύπο πελάτη, υπό ποιες συνθήκες. Αυτή η επισκόπηση δεν αντικαθιστά τον υπολογιστή κόστους, είναι μια απεικόνιση αυτού που ο υπολογιστής κόστους ήδη έκανε, αλλά τώρα αναγνώσιμη από άλλους.
Στη συνέχεια, ένα μέρος αυτής της επισκόπησης μπορεί να καταγραφεί ως σταθερός κανόνας, και ένα άλλο μέρος ως κατευθυντήρια γραμμή που ένας επόπτης -- όχι απαραίτητα ο αρχικός υπολογιστής κόστους -- μπορεί να εφαρμόσει και να αιτιολογήσει. Η σχέση με τον υπολογιστή κόστους δεν βλάπτεται εφόσον η καταγραφή γίνεται ως υποστήριξη της γνώσης του, όχι ως αντικατάστασή της για τη στιγμή που αυτό το άτομο δεν θα είναι πλέον παρόν. Ό,τι απομένει είναι ένας υπολογισμός κόστους που είναι αποδεδειγμένος, ακόμη και όταν αυτός που κάποτε τον οικοδόμησε δεν παρακολουθεί πλέον.
Ο υπολογισμός κόστους σπάνια είναι το μόνο σημείο όπου αυτό συμβαίνει. Το ίδιο ερώτημα επανέρχεται στο πώς ο προγραμματισμός εξαρτάται λιγότερο από έναν υπεύθυνο προγραμματισμού, στο πώς οι σχέσεις με τους πελάτες γίνονται μεταβιβάσιμες χωρίς να χαθεί η επαφή και στο πώς μετράτε πόσο από την επιχείρηση περνά μέσω του ιδιοκτήτη. Ποιο μέρος της εργασίας υπολογισμού κόστους σε αυτή τη συγκεκριμένη επιχείρηση μπορεί πράγματι να υποστηριχθεί από την AI, είναι ακριβώς το ερώτημα που απαντά ανά καθήκον η σκανάρισμα εργασίας (werkscan) της FTE TO AI.
Ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι να διαπιστώσετε πόσο από την τιμολόγηση σήμερα υπάρχει μόνο στο μυαλό ενός ατόμου, και πόσο από αυτό μπορεί ήδη να εντοπιστεί σε προσφορές, κανόνες ή καταγεγραμμένες εξαιρέσεις. Ο δωρεάν έλεγχος αξίας δίνει μια πρώτη κατεύθυνση για αυτό: οκτώ σύντομες ερωτήσεις, μία για κάθε παράγοντα αξίας, με μια εικόνα για το ποιος παράγοντας πιέζει σήμερα περισσότερο την τιμή της επιχείρησής σας. Η πλήρης ανάλυση αξίας, με βαθμολογίες ωριμότητας ανά παράγοντα και ένα διετές χρονοδιάγραμμα προς τη στιγμή της εξόδου, βρίσκεται υπό κατασκευή.