Daugelyje įmonių kaina nėra apskaičiuojama, o nustatoma. Yra skaičiuoklė, nykščio taisyklė, nuojauta, ką klientas dar priims ir ką pasiūlytų konkurentas. Ta nuojauta paprastai priklauso vienam žmogui -- dažnai savininkui arba kalkuliatoriui, kuris dirba jau daugelį metų. Nauji darbuotojai gauna skaičiuoklę, bet ne argumentaciją už jos. Taip atsiranda kalkiuliacija, kuri egzistuoja popieriuje, bet praktikoje veikia tik tol, kol tas vienas žmogus stebi procesą.
Tai atsirado ne dėl nenoro perduoti žinias. Tai atsirado todėl, kad kalkuliavimas didele dalimi rėmėsi patirtimi, kurią sunku užrašyti: kurį straipsnį pakelti sudėtingo kliento atveju, kokią nuolaidą dar galima suteikti neprarandant maržos, kada pasiūlymas per griežtas, kad būtų sveikas. Tokio pobūdžio sprendimai niekur nebuvo fiksuojami, nes niekada nebuvo priežasties tai daryti. Tai veikė, tad taip ir liko.
Kalkuliatoriaus darbą sudaro trys veiksmų rūšys, ir šios trys nesikeičia vienodai. Savikainų sudėjimas, maržų taikymas pagal fiksuotas taisykles, palyginimas su ankstesniais pasiūlymais -- tai darbas, kurį sistema gali atlikti nuosekliai ir patikrinamai. Sprendimas, ar maržą šiuo konkrečiu atveju reikia sumažinti dėl santykių su klientu, tuo metu esančio konkurencinio spaudimo ar strateginės priežasties norėti gauti užsakymą, -- tai lieka žmogaus sprendimas, paremtas apžvalga, kas anksčiau nuspręsta ir kodėl. O trečia kategorija, tokia kaip modelių paieška šimtuose senų pasiūlymų, siekiant nustatyti, kurios išimtys yra sisteminės, -- tai darbas, kuriam vis dar reikalinga priežiūra: sistema pateikia modelį, žmogus jį patvirtina arba atmeta, nurodydamas priežastį.
Įmonėse, kuriose kalkuliacija jau iš dalies užfiksuota -- programinėje įrangoje, aiškiame taisyklių rinkinyje, užfiksuotose išimtyse -- ta trečia kategorija gali greitai persislinkti į pirmąją. Įmonėse, kuriose kalkuliacija dar yra tik vieno žmogaus galvoje, tas fiksavimas pirmiausia turi įvykti, kad DI galėtų su tuo dirbti. Taigi skirtumas tarp įmonių slypi ne tame, kiek darbas tinkamas automatizuoti, o tame, kiek argumentacijos jau yra užfiksuota už kalkuliatoriaus galvos ribų.
Pirkėjas, peržiūrintis apskaitos knygas, mato maržas ir pasiūlymų istoriją, bet nemato, kodėl marža yra tokia, kokia yra. Jei atsakymas į šį klausimą priklauso tik nuo dabartinio kalkiuliatoriaus, pirkėjas įsigyja kainodarą, kurios negali patikrinti ir negali tęsti be to paties žmogaus. Tai atsiliepia pelno kokybei: marža, kuri aiškiai išplaukia iš užfiksuotų taisyklių, sveria daugiau nei marža, kuri „jaučiasi“ teisinga. Tai taip pat atsiliepia priklausomybės nuo savininko indeksui, nes kalkuliacija yra tipinė užduotis, kuri perdavimo metu pirmoji strigsta, nes niekas kitas nežino išimčių.
Tai nėra personalo klausimas ir ne priežastis persvarstyti pareigybes; ką darbdavys daro su savo personalu, priklauso nuo atskirų teisinių sistemų. Čia kalbama apie tai, ar žinios už kainos yra užfiksuotos, nepriklausomai nuo to, kas jas šiandien taiko.
Pirmasis žingsnis -- padaryti matomas jau egzistuojančias taisykles, net jei jos niekada nebuvo užrašytos. Tai vyksta lyginant senus pasiūlymus ir jų rezultatus: kokios nuolaidos kartojosi dažniau, su kokio tipo klientu, kokiomis aplinkybėmis. Ši apžvalga nepakeičia kalkiuliatoriaus -- tai to, ką kalkiuliatorius jau darė, atvaizdavimas, tik dabar suprantamas kitiems.
Po to dalis šios apžvalgos gali būti užfiksuota kaip fiksuota taisyklė, o kita dalis -- kaip gairė, kurią prižiūrėtojas -- nebūtinai pirminis kalkiuliatorius -- gali taikyti ir pagrįsti. Santykiai su kalkiuliatoriumi nenukenčia, kol fiksavimas atliekamas kaip jo žinių palaikymas, o ne kaip jų pakeitimas tam laikotarpiui, kol tas žmogus dar yra. Kas lieka -- tai kalkuliacija, kurią galima pagrįsti net tada, kai jos kadaise sukūręs žmogus daugiau nebestebi proceso.
Kalkuliacija retai kada yra vienintelė vieta, kur tai pasireiškia. Tas pats klausimas iškyla kalbant apie kaip planavimas mažiau priklauso nuo vieno grafikų sudarytojo, apie kaip klientų santykiai tampa perduodami neprarandant ryšio ir apie kaip išmatuoti, kiek įmonės veiklos priklauso nuo savininko. Kurią kalkuliacijos darbo dalį šioje konkrečioje įmonėje iš tikrųjų gali palaikyti DI -- būtent į šį klausimą kiekvienai užduočiai atsako FTE TO AI darbo skenavimas.
Geras atspirties taškas -- įvertinti, kiek dabartinės kainodaros egzistuoja tik vieno žmogaus galvoje, ir kiek iš to jau galima rasti pasiūlymuose, taisyklėse ar užfiksuotose išimtyse. Nemokamas vertės patikrinimas suteikia pirminę kryptį: aštuoni trumpi klausimai, po vieną kiekvienam vertės veiksniui, parodantys, kuris veiksnys šiandien labiausiai slegia jūsų įmonės kainą. Visas vertės skenavimas, su brandos įverčiais pagal veiksnį ir dvejų metų kalendoriumi iki išėjimo momento, yra kuriamas.