In molte aziende il prezzo non viene calcolato, ma stabilito. C'è un foglio di calcolo, una regola empirica, una sensibilità su ciò che un cliente ancora accetta e ciò che un concorrente offrirebbe. Questa sensibilità risiede solitamente in una sola persona, spesso il titolare o un calcolatore dei prezzi che lavora lì da anni. I nuovi collaboratori ricevono il foglio di calcolo, non il ragionamento che sta dietro. Così nasce un calcolo che esiste sulla carta, ma nella pratica funziona solo finché quella persona in particolare partecipa.
Questo non è nato dalla mancanza di volontà di trasferirlo. È nato perché il calcolo dei prezzi si basava in larga misura su un'esperienza difficile da mettere per iscritto: quale voce gonfiare con un cliente difficile, quale sconto si può ancora concedere senza perdere margine, quando un preventivo è troppo aggressivo per essere sano. Questo tipo di valutazioni non è mai stato messo per iscritto da nessuna parte, perché non c'è mai stata occasione di farlo. Funzionava, quindi è rimasto così com'era.
Il lavoro di un calcolatore dei prezzi consiste in tre tipi di operazioni, e queste tre non procedono di pari passo in ciò che cambia. La somma dei costi, l'applicazione di margini basati su regole fisse, il confronto con preventivi precedenti: questo è lavoro che un sistema può eseguire in modo coerente e verificabile. La valutazione se in questo caso specifico un margine debba essere ridotto a causa della relazione con il cliente, della pressione competitiva del momento o di una ragione strategica per volere un ordine: questa resta una decisione umana, supportata da una panoramica di ciò che è stato deciso in precedenza e perché. E una terza categoria, come trovare schemi in centinaia di vecchi preventivi per vedere quali eccezioni sono strutturali, è lavoro in cui resta necessario il controllo umano: il sistema propone uno schema, una persona lo approva o lo respinge, motivando la scelta.
Nelle aziende dove il calcolo dei prezzi è già in parte formalizzato -- in un software, in un insieme esplicito di regole, in eccezioni documentate -- questa terza categoria può spostarsi rapidamente verso la prima. Nelle aziende dove il calcolo dei prezzi risiede ancora nella testa di una sola persona, questa formalizzazione deve prima avvenire prima che l'IA possa farci qualcosa. La differenza tra le aziende non sta quindi in quanto il lavoro sia adatto, ma in quanto del ragionamento sia già fuori dalla testa del calcolatore dei prezzi.
Un acquirente che esamina i conti vede margini e storico dei preventivi, ma non perché il margine sia quello che è. Se la risposta a questa domanda risiede solo nell'attuale calcolatore dei prezzi, l'acquirente acquista una politica di prezzi che non può verificare e non può continuare senza quella stessa persona. Questo si ripercuote sulla qualità degli utili: un margine che deriva dimostrabilmente da regole documentate conta di più di un margine che "sembra" corretto. Si ripercuote anche sull'indice di dipendenza dal titolare, perché il calcolo dei prezzi è tipicamente uno dei compiti che si blocca per primo al momento del trasferimento, perché nessun altro conosce le eccezioni.
Questo non è una questione di personale né un'occasione per riconsiderare le funzioni; ciò che un datore di lavoro fa con il proprio personale rientra nei propri quadri normativi. Qui si tratta della questione se la conoscenza dietro il prezzo sia stata documentata, indipendentemente da chi la applica oggi.
Il primo passo è rendere visibili le regole già esistenti, anche se non sono mai state scritte. Questo avviene confrontando i vecchi preventivi e i loro esiti: quali sconti ricorrevano più spesso, con quale tipo di cliente, in quali circostanze. Questa panoramica non sostituisce il calcolatore dei prezzi, è una rappresentazione di ciò che quel calcolatore già faceva, ma resa leggibile per altri.
Successivamente, una parte di questa panoramica può essere formalizzata come regola fissa, e un'altra parte come linea guida che un supervisore -- non necessariamente il calcolatore dei prezzi originale -- può applicare e motivare. La relazione con il calcolatore dei prezzi non ne risente, purché la formalizzazione venga fatta a sostegno della sua conoscenza, non come sostituzione di essa per il momento in cui quella persona non sarà più presente. Ciò che rimane è un calcolo dei prezzi dimostrabile, anche quando chi lo ha costruito non partecipa più.
Il calcolo dei prezzi raramente è l'unico ambito in cui questo si presenta. La stessa domanda ritorna in come rendere la pianificazione meno dipendente da un unico responsabile della programmazione, in come le relazioni con i clienti diventano trasferibili senza perdere l'intesa e in come misurare quanta parte dell'azienda passa attraverso il titolare. Quale parte del lavoro di calcolo dei prezzi in questa azienda specifica possa realmente essere supportata dall'IA è esattamente la domanda a cui risponde, compito per compito, la scansione del lavoro di FTE TO AI.
Un buon punto di partenza è verificare quanta parte della politica dei prezzi esiste oggi solo nella testa di una persona, e quanta parte di essa sia già rintracciabile in preventivi, regole o eccezioni documentate. La verifica gratuita del valore offre a questo proposito una prima indicazione: otto brevi domande, una per ogni fattore di valore, con un'indicazione di quale fattore pesa oggi maggiormente sul prezzo della sua azienda. La scansione completa del valore, con punteggi di maturità per fattore e un calendario biennale verso il momento dell'uscita, è in fase di sviluppo.