U mnogim poduzećima cijena se ne izračunava, već određuje. Postoji proračunska tablica, praktično pravilo, osjećaj za to što kupac još prihvaća i što bi konkurent ponudio. Taj osjećaj obično se nalazi kod jedne osobe, često vlasnika ili kalkulatora koji tu radi već godinama. Novi zaposlenici dobiju proračunsku tablicu, ali ne i logiku koja stoji u njezinoj pozadini. Tako nastaje kalkulacija koja na papiru postoji, ali u praksi funkcionira samo dok ta jedna osoba prati situaciju.
To nije nastalo iz nespremnosti da se prenese znanje. Nastalo je jer je kalkuliranje velikim dijelom počivalo na iskustvu koje se teško zapisuje: koju stavku povećati kod teškog klijenta, koji rabat se još može dati bez gubitka marže, kada je ponuda previše oštra da bi bila zdrava. Takve procjene nikad nisu bile formalno utvrđene, jer nikad nije postojao poticaj da se zapišu. Funkcioniralo je, pa je ostalo takvo kakvo je bilo.
Posao kalkulatora sastoji se od tri vrste radnji, a te tri ne mijenjaju se jednakom brzinom. Zbrajanje troškovnih cijena, primjena marži na temelju fiksnih pravila, uspoređivanje s prethodnim ponudama: to je posao koji sustav može izvršavati dosljedno i provjerljivo. Procjena treba li se marža u ovom konkretnom slučaju smanjiti zbog odnosa s klijentom, konkurentskog pritiska u tom trenutku ili strateškog razloga za dobivanje narudžbe: to ostaje ljudska odluka, uz podršku pregleda onoga što je prije odlučeno i zašto. A treća kategorija, poput pronalaženja obrazaca u stotinama starih ponuda kako bi se vidjelo koje su iznimke strukturne, posao je gdje je nadzor i dalje potreban: sustav predlaže obrazac, čovjek odobrava ili odbija, s razlogom.
U poduzećima gdje je kalkulacija već djelomično formalizirana -- u softveru, u eksplicitnom skupu pravila, u zabilježenim iznimkama -- ta treća kategorija može se brzo pomaknuti prema prvoj. U poduzećima gdje se kalkulacija još nalazi u glavi jedne osobe, ta formalizacija mora se prvo dogoditi prije nego AI s njom može nešto učiniti. Razlika između poduzeća, dakle, ne leži u tome koliko je posao pogodan, već u tome koliko se logike već nalazi izvan glave kalkulatora.
Kupac koji pregledava knjige vidi marže i povijest ponuda, ali ne razlog zašto je marža takva kakva je. Ako je odgovor na to pitanje poznat samo trenutnom kalkulatoru, kupac kupuje politiku cijena koju ne može provjeriti i ne može nastaviti bez te iste osobe. To se odražava na kvalitetu dobiti: marža koja dokazivo slijedi iz zabilježenih pravila teži više nego marža koja se "osjeća" ispravnom. Odražava se i na indeks ovisnosti o vlasniku, jer je kalkulacija tipično jedan od zadataka koji prvi zapinje pri prijenosu, jer nitko drugi ne poznaje iznimke.
Ovo nije pitanje osoblja niti povod za preispitivanje radnih mjesta; ono što poslodavac čini sa svojim osobljem podliježe vlastitim zakonskim okvirima. Ovdje se radi o pitanju je li znanje iza cijene zabilježeno, neovisno o tome tko ga danas primjenjuje.
Prvi korak je učiniti vidljivima pravila koja već postoje, i onda kada nikad nisu zapisana. To se postiže usporedbom starih ponuda i njihovih ishoda: koji su rabati bili češći, kod kojeg tipa klijenta, u kojim okolnostima. Taj pregled nije zamjena za kalkulatora, već prikaz onoga što je taj kalkulator već radio, ali čitljiv za druge.
Nakon toga dio tog pregleda može se zabilježiti kao fiksno pravilo, a drugi dio kao smjernica koju nadzornik -- ne nužno izvorni kalkulator -- može primijeniti i obrazložiti. Odnos s kalkulatorom time ne trpi štetu, sve dok se formalizacija provodi kao podrška njegovu znanju, a ne kao zamjena za trenutak kad ta osoba više nije prisutna. Ostaje kalkulacija koja je dokaziva, i onda kada osoba koja ju je izgradila više ne prati situaciju.
Kalkulacija rijetko je jedino mjesto gdje se ovo pojavljuje. Isto se pitanje ponavlja kod kako planiranje manje ovisi o jednom raspoređivaču, kod kako odnosi s klijentima postaju prenosivi bez gubitka osobne veze i kod kako mjerite koliko poduzeća prolazi kroz vlasnika. Koji dio kalkulacijskog posla u ovom konkretnom poduzeću zaista može biti podržan AI-jem, upravo je pitanje na koje radna analiza tvrtke FTE TO AI odgovara po zadatku.
Dobra polazna točka je provjeriti koliko se politike cijena danas nalazi samo u glavi jedne osobe, a koliko se od toga već može pronaći u ponudama, pravilima ili zabilježenim iznimkama. Besplatna provjera vrijednosti za to daje prvi smjer: osam kratkih pitanja, jedno po pokretaču vrijednosti, s prikazom koji pokretač danas najviše pritišće cijenu vašeg poduzeća. Potpuna analiza vrijednosti, s ocjenama zrelosti po pokretaču i dvogodišnjim kalendarom prema trenutku izlaska, u izradi je.