W wielu przedsiębiorstwach cena nie jest obliczana, lecz ustalana. Istnieje arkusz kalkulacyjny, zasada praktyczna, wyczucie tego, co klient jeszcze zaakceptuje i co zaproponowałby konkurent. To wyczucie zazwyczaj tkwi w jednej osobie, często u właściciela lub kalkulatora, który jest tam już od lat. Nowi pracownicy otrzymują arkusz, nie rozumowanie stojące za nim. Tak powstaje kalkulacja, która na papierze istnieje, ale w praktyce działa tylko tak długo, jak ta jedna osoba nadzoruje.
Nie powstało to z niechęci do przekazania. Powstało to, ponieważ kalkulowanie w dużej mierze opierało się na doświadczeniu, które trudno spisać: którą pozycję zwiększa się przy trudnym kliencie, jaki rabat jeszcze się opłaca bez utraty marży, kiedy oferta jest zbyt agresywna, by być zdrowa. Tego typu rozważania nigdzie nie były ustalone, ponieważ nigdy nie było powodu, aby je zapisać. Działało, więc pozostało tak, jak było.
Praca kalkulatora składa się z trzech rodzajów czynności, i te trzy nie zmieniają się w jednakowym tempie. Sumowanie kosztów, stosowanie marż na podstawie ustalonych zasad, porównywanie z wcześniejszymi ofertami: to praca, którą system może wykonywać konsekwentnie i w sposób sprawdzalny. Rozważanie, czy marżę w tym konkretnym przypadku należy zmniejszyć ze względu na relację z klientem, presję konkurencji w danym momencie lub strategiczny powód chęci zdobycia zamówienia: to pozostaje decyzją ludzką, wspieraną przez przegląd tego, co wcześniej zostało zdecydowane i dlaczego. A trzecia kategoria, taka jak znajdowanie wzorców w setkach starych ofert, aby zobaczyć, które wyjątki są strukturalne, to praca, w której nadzór wciąż jest potrzebny: system przedstawia wzorzec, człowiek zatwierdza lub odrzuca, z podaniem powodu.
W przedsiębiorstwach, gdzie kalkulacja jest już częściowo ustalona -- w oprogramowaniu, w wyraźnym zbiorze zasad, w zapisanych wyjątkach -- ta trzecia kategoria może szybko przesunąć się do pierwszej. W przedsiębiorstwach, gdzie kalkulacja wciąż istnieje tylko w głowie jednej osoby, to ustalenie musi najpierw nastąpić, zanim AI będzie mogła z tym coś zrobić. Różnica między przedsiębiorstwami nie polega więc na tym, jak dobrze praca nadaje się do tego, lecz na tym, jak dużo rozumowania już znajduje się poza głową kalkulatora.
Kupujący, który przegląda księgi, widzi marże i historię ofert, ale nie widzi, dlaczego marża jest taka, jaka jest. Jeśli odpowiedź na to pytanie leży wyłącznie u obecnego kalkulatora, kupujący kupuje politykę cenową, którą nie może skontrolować i nie może kontynuować bez tej samej osoby. To ma wpływ na jakość zysku: marża, która w sposób udowodniony wynika z ustalonych zasad, liczy się mocniej niż marża, która „wydaje się” prawidłowa. Ma to również wpływ na wskaźnik zależności od właściciela, ponieważ kalkulacja jest typowo jednym z zadań, które przy przekazaniu pierwsze się zatrzymuje, ponieważ nikt inny nie znajduje się wyjątków.
To nie jest kwestia personalna i nie jest powodem do ponownego rozważania funkcji; to, co pracodawca robi ze swoim personelem, podlega własnym ramom prawnym. Chodzi tutaj o pytanie, czy wiedza stojąca za ceną jest ustalona, niezależnie od tego, kto ją dzisiaj stosuje.
Pierwszym krokiem jest uczynienie widocznymi zasad, które już istnieją, nawet jeśli nigdy nie zostały spisane. Odbywa się to poprzez porównywanie starych ofert i ich wyników: które rabaty powtarzały się częściej, u jakiego typu klienta, w jakich okolicznościach. Ten przegląd nie jest zastąpieniem kalkulatora, jest odwzorowaniem tego, co ten kalkulator już robił, tylko w sposób czytelny dla innych.
Potem część tego przeglądu może zostać ustalona jako stała zasada, a inna część jako wytyczna, którą osoba nadzorująca -- niekoniecznie oryginalny kalkulator -- może zastosować i uzasadnić. Relacja z kalkulatorem nie zostaje przy tym naruszona, o ile ustalenie odbywa się jako wsparcie jego wiedzy, a nie jako jej zastąpienie na chwilę, gdy ta osoba jest jeszcze obecna. To, co zostaje, to kalkulacja, która jest udowodniona, także wtedy, gdy osoba, która ją kiedyś zbudowała, już nie nadzoruje.
Kalkulacja rzadko jest jedynym miejscem, gdzie to się dzieje. To samo pytanie powraca przy tym, jak planowanie mniej zależy od jednego planisty, przy tym, jak relacje z klientami staną się przenośne bez utraty tej relacji oraz przy tym, jak mierzy się, jak duża część przedsiębiorstwa przechodzi przez właściciela. Która część pracy kalkulacyjnej w tym konkretnym przedsiębiorstwie może być rzeczywiście wsparta przez AI, to właśnie pytanie, na które skan pracy FTE TO AI odpowiada zadanie po zadaniu.
Dobrym punktem wyjścia jest sprawdzenie, jak duża część polityki cenowej dzisiaj istnieje wyłącznie w głowie jednej osoby, i jak duża jej część już da się znaleźć w ofertach, zasadach lub zapisanych wyjątkach. Bezpłatny test wartości daje pierwszy kierunek: osiem krótkich pytań, jedno na każdy czynnik wartości, z obrazem tego, który czynnik dzisiaj najbardziej obciąża cenę Państwa przedsiębiorstwa. Pełny skan wartości, z wynikami dojrzałości dla każdego czynnika i dwuletnim kalendarzem do momentu wyjścia, jest w budowie.