Kupec ne gleda organigrama, temveč sam proces: ali tok od naročila do računa poteka nemoteno, brez da bi določena oseba izvajala ravnanje, ki ni nikjer zapisano. Procesi in sistemi so vrednostni dejavnik, ki izraža, kako predvidljivo, ponovljivo in prenosljivo je poslovanje ne glede na to, kdo je na določen dan navzoč. Kupec plača za ponovljivost, ne za improvizacijo, kako dobro se ta improvizacija tudi izide.
Vprašanje, ki je za tem, ni novo. Novo je, da AI del tega dela danes že izvaja, in to spreminja pomen izraza 'dokumentiran proces'. Proces, ki teče na sistemu, ki sam opravlja naloge, je manj odvisen od discipline zaposlenih, da sledijo postopku. To premakne tehtnico: proces z vgrajeno AI je lahko dejansko stabilnejši od procesa, ki obstaja le na papirju.
Kupec tega ne spozna po dokumentu politike, temveč po sledeh. Ali proces teče naprej, če je ključna oseba odsotna dva tedna. Ali so delovna navodila zapisana nekje drugje kot v glavi ene osebe. Ali obstaja sistem, ki zazna odstopanja, brez da bi jih moral nekdo ročno preiskati. In, specifično za ta trenutek: kateri del procesa že izvaja programska oprema ali AI, kateri del poteka pod človeškim nadzorom z razlogom za odobritev ali zavrnitev, in kateri del je in ostaja človeško delo, ker zahteva presojo, ki je ni mogoče formalizirati.
Ta trodelna delitev — prevzeto, pod nadzorom, trajno človeško delo — je natanko to, kar kupec danes bere drugače kot pred petimi leti. Proces, ki v celoti sloni na tretji kategoriji, tehta težje glede tveganja kot proces, pri katerem je večina ponovljivih korakov že premaknjena v prvi dve kategoriji.
Eno podjetje ima to že urejeno, drugo ne, in ta razlika redko izhaja iz ambicije. Izhaja iz tega, kako je delo zgrajeno. Proces, ki obsega standardiziran vnos in jasna pravila odločanja, se lažje prenese na sistem kot proces, ki temelji na pogajanjih, izjemah in stiku s strankami. Podjetja s veliko ponavljajočih se administrativnih korakov opažajo, da AI te korake danes že prevzema; podjetja, kjer je vsak primer drugačen, ohranjajo večji delež pri ljudeh, z nadzorom kot vmesno obliko.
To ni pomanjkljivost. Je dejstvo o vrsti dela. Kar kupec želi vedeti, je, ali je to dejstvo zavestno ugotovljeno — ali je bilo za vsak proces določeno, kaj je prenosljivo in kaj ni — ali pa je nastalo naključno.
Merjenje se začne pri samem procesu, ne pri organizaciji ob njem. Za vsak ključni proces: ali je zapisan zunaj glave izvajalca, ali obstaja sistem, ki proces nosi ali podpira, in kateri del korakov že opravlja AI ali programska oprema, brez da bi moral nekdo vsakič gledati vanj. Nato: kateri del poteka pod nadzorom — zaposleni, ki odobri ali zavrne z razlogom in ta razlog nekje zapiše — in kateri del je določen kot trajno človeško delo, z razlago, zakaj.
Dokaz za kupca sestavljajo sledi, ne nameni: procesna dokumentacija, ki je bila nedavno posodobljena, sistemski dnevniki, ki kažejo, da je bila naloga samodejno obravnavana, evidence odstopanj, ki so bila obravnavana. Izjava, da 'tukaj vsi vedo, kako se to naredi', ni dokaz, temveč tveganje, ki še ni zapisano.
Vprašanje, katero delo je v tem specifičnem podjetju resnično mogoče prevzeti z AI, se odgovori po posamezni nalogi v delovnem pregledu podjetja FTE TO AI, ne glede na to, kaj nato naredite s tem izsledkom.
Izboljšava se začne z zapisom tega, kaj se že dogaja, preden se karkoli dodaja. Proces, za katerega nihče natančno ne ve, kako poteka, ni mogoče presoditi glede tega, kaj od njega prevzame AI. Nato sledi razvrstitev v tri kategorije po posameznem procesnem koraku, z razlogom: zakaj je ta del samodejen, zakaj je tisti del pod nadzorom, zakaj drug del ostaja pri osebi.
Ta dejavnik je povezan z drugimi dejavniki, ki jih kupec tehta ločeno. Koliko podjetja poteka prek samega lastnika, je obravnavano v kako merite, koliko odločitev in stikov še poteka prek lastnika, in ali prihranek pri teh procesih vzdrži pri kupcu, je odvisno od tega, kaj se v analizi kakovosti dobička pod AI ugotovi o izvoru in ponovljivosti marže. Tudi pravno gledano zapis procesov ni brez pomena: kateri dogovori in zapisi k temu spadajo, je opisano v preverjanju pravne urejenosti v podjetju, kjer sodeluje AI. Če procesna spremba vpliva na kadrovske odločitve, veljajo za to lastne pravne zahteve, o katerih ta stran ne poda izjave.
Kdaj se morajo take izboljšave zgoditi pred trenutkom prodaje, je odvisno od tega, koliko časa je na voljo; to je razdelano v časovnici priprave na trenutek prodaje.
Vrednostni pregled postavi osem dejavnikov drug ob drugega, vsakemu dejavniku dodeli oceno zrelosti z dokazi, izračuna indeks odvisnosti od lastnika in postavi dvoletni koledar do trenutka prodaje. Ta celoten pregled je v izdelavi. Pred tem je na voljo brezplačno preverjanje vrednosti: osem kratkih vprašanj, eno na dejavnik, z izsledkom, ki pokaže, kateri dejavnik danes najbolj znižuje vašo ceno.