Kupujúci sa nepozerá na organizačnú schému, ale na samotný proces: prebieha tok od objednávky po faktúru bez toho, aby konkrétna osoba vykonávala úkon, ktorý nie je nikde zaznamenaný. Procesy a systémy sú faktorom hodnoty, ktorý vyjadruje, ako predvídateľné, opakovateľné a prenosné je fungovanie firmy nezávisle od toho, kto je práve k dispozícii. Kupujúci platí za opakovateľnosť, nie za improvizáciu, nech je táto improvizácia akokoľvek úspešná.
Otázka, ktorá sa za tým skrýva, nie je nová. Nové je, že AI dnes už časť tejto práce vykonáva, a to mení, čo znamená „zdokumentovaný proces“. Proces, ktorý beží na systéme, ktorý sám vybavuje úlohy, je menej závislý od disciplíny zamestnancov dodržiavať postup. To posúva váženie: proces, v ktorom pôsobí AI, môže byť v skutočnosti stabilnejší ako proces, ktorý existuje iba na papieri.
Kupujúci to nespozná podľa dokumentu o politike, ale podľa stôp. Beží proces ďalej, ak je kľúčová osoba dva týždne neprítomná. Sú pracovné inštrukcie zapísané niekde inde než v hlave jednej osoby. Existuje systém, ktorý signalizuje odchýlky bez toho, aby ich niekto musel ručne prehľadávať. A konkrétne v tomto okamihu: ktorá časť procesu už vykonáva softvér alebo AI, ktorá časť prebieha pod ľudskou kontrolou s odôvodnením schválenia alebo zamietnutia, a ktorá časť je a zostáva ľudskou prácou, pretože si vyžaduje úsudok, ktorý sa nedá formalizovať.
Toto trojité delenie — prevzaté, pod dohľadom, trvalo ľudská práca — je presne to, čo kupujúci dnes číta inak než pred piatimi rokmi. Proces, ktorý sa úplne opiera o tretiu kategóriu, váži z hľadiska rizika viac než proces, v ktorom väčšina opakovateľných krokov už bola presunutá do prvých dvoch kategórií.
Jedna firma to má už zavedené, druhá nie, a tento rozdiel zriedka pramení z ambície. Pramení z toho, ako je práca postavená. Proces, ktorý pozostáva zo štandardizovaných vstupov a jasných rozhodovacích pravidiel, sa dá ľahšie preniesť na systém než proces, ktorý sa opiera o vyjednávanie, výnimky a kontakt so zákazníkom. Firmy s veľkým množstvom opakovaných administratívnych krokov vidia, že AI tieto kroky dnes už preberá; firmy, kde je každý prípad iný, ponechávajú väčšiu časť ľuďom, s dohľadom ako medzistupňom.
Toto nie je nedostatok. Je to skutočnosť o type práce. Kupujúci chce vedieť, či bola táto skutočnosť vedome zistená — či bolo pre každý proces určené, čo je prenosné a čo nie — alebo či to tak náhodou vzniklo.
Meranie začína pri samotnom procese, nie pri organizácii okolo neho. Pre každý kľúčový proces: je zaznamenaný mimo hlavy vykonávateľa, existuje systém, ktorý proces nesie alebo podporuje, a akú časť krokov už vybavuje AI alebo softvér bez toho, aby sa na ne niekto musel opakovane pozerať. Ďalej: aká časť prebieha pod dohľadom — zamestnanec, ktorý schvaľuje alebo zamieta s odôvodnením, a toto odôvodnenie niekde zaznamenáva — a aká časť je určená ako trvalo ľudská práca, s vysvetlením prečo.
Dôkaz pre kupujúceho tvoria stopy, nie zámery: procesná dokumentácia, ktorá bola nedávno aktualizovaná, systémové logy, ktoré ukazujú, že úloha bola vybavená automaticky, záznamy o odchýlkach, ktoré boli sledované. Vyhlásenie, že „tu každý vie, ako sa to má robiť“, nie je dôkaz, je to riziko, ktoré ešte nebolo zapísané.
Na otázku, ktorú prácu v tejto konkrétnej firme skutočne možno previesť na AI, sa odpovedá po jednotlivých úlohách vo waardescane spoločnosti FTE TO AI, nezávisle od toho, čo s týmto výsledkom následne urobíte.
Zlepšovanie začína zaznamenaním toho, čo sa už deje, skôr než sa niečo pridá. Proces, o ktorom nikto presne nevie, ako prebieha, nemožno posúdiť z hľadiska toho, čo z neho preberá AI. Potom nasleduje rozdelenie do troch kategórií pre každý krok procesu, s odôvodnením: prečo je táto časť automatická, prečo je tamtá časť pod dohľadom, prečo iná časť zostáva pri osobe.
Tento faktor súvisí s ďalšími faktormi, ktoré kupujúci váži samostatne. Koľko z firmy prebieha cez samotného majiteľa, sa rieši v ako zmerať, koľko rozhodnutí a kontaktov ešte prebieha cez majiteľa, a či úspora na týchto procesoch obstojí pred kupujúcim, závisí od toho, čo sa v analýze kvality zisku pod vplyvom AI zistí o pôvode a opakovateľnosti marže. Aj právne nie je zaznamenávanie procesov nezáväzné: aké zmluvy a záznamy k tomu patria, je popísané v teste právnej hygieny vo firme, kde spolupracuje AI. Ak sa zmena procesu dotýka personálnych rozhodnutí, platia preto vlastné zákonné požiadavky, o ktorých táto stránka nič nevraví.
Kedy sa tieto zlepšenia musia uskutočniť pred momentom predaja, závisí od toho, koľko času je k dispozícii; to je rozpracované v časovej osi prípravy na moment predaja.
Waardescan kladie vedľa seba osem faktorov, dáva každému faktoru skóre vyspelosti s dôkazom, vypočíta index závislosti od majiteľa a zostavuje dvojročný kalendár smerom k momentu predaja. Tento úplný scan sa pripravuje. Predbežne je k dispozícii bezplatná waardecheck: osem krátkych otázok, jedna na každý faktor, s výsledkom v podobe obrazu, ktorý faktor dnes najviac tlačí na vašu cenu.