Ένας αγοραστής δεν κοιτάζει το οργανόγραμμα αλλά την ίδια τη διαδικασία: κυλάει η ροή από παραγγελία έως τιμολόγιο χωρίς να χρειάζεται ένα συγκεκριμένο άτομο να εκτελέσει μια ενέργεια που δεν είναι πουθενά καταγεγραμμένη. Οι διαδικασίες και τα συστήματα είναι ο αξιακός παράγοντας που εκφράζει πόσο προβλέψιμη, επαναλήψιμη και μεταβιβάσιμη είναι η λειτουργία της επιχείρησης ανεξάρτητα από το ποιος είναι παρών μια συγκεκριμένη ημέρα. Ένας αγοραστής πληρώνει για επαναληψιμότητα, όχι για αυτοσχεδιασμό, όσο καλά και να αποδίδει αυτός ο αυτοσχεδιασμός.
Το ερώτημα που βρίσκεται από κάτω δεν είναι νέο. Νέο είναι ότι η AI εκτελεί ήδη σήμερα ένα μέρος αυτής της εργασίας, και αυτό αλλάζει το τι σημαίνει «καταγεγραμμένη διαδικασία». Μια διαδικασία που λειτουργεί σε ένα σύστημα το οποίο διεκπεραιώνει το ίδιο εργασίες εξαρτάται λιγότερο από την πειθαρχία των εργαζομένων να ακολουθούν μια διαδικασία. Αυτό μετακινεί τη στάθμιση: μια διαδικασία με AI μέσα της μπορεί στην πραγματικότητα να είναι πιο σταθερή από μια διαδικασία που υπάρχει μόνο στα χαρτί.
Ένας αγοραστής δεν το βλέπει από ένα έγγραφο πολιτικής αλλά από ίχνη. Συνεχίζει να λειτουργεί μια διαδικασία όταν το βασικό πρόσωπο απουσιάζει για δύο εβδομάδες. Βρίσκονται οι οδηγίες εργασίας κάπου αλλού εκτός από το κεφάλι ενός ατόμου. Υπάρχει ένα σύστημα που εντοπίζει αποκλίσεις χωρίς να πρέπει κάποιος να τις ψάχνει χειροκίνητα. Και, ειδικά για αυτή τη στιγμή: ποιο μέρος της διαδικασίας εκτελείται ήδη από λογισμικό ή AI, ποιο μέρος διέρχεται μέσω ανθρώπινου ελέγχου με αιτιολόγηση έγκρισης ή απόρριψης, και ποιο μέρος είναι και παραμένει ανθρώπινη εργασία επειδή απαιτεί κρίση που δεν μπορεί να τυποποιηθεί.
Αυτή η τριμερής διάκριση — που έχει αναληφθεί, υπό επίβλεψη, μόνιμα ανθρώπινη εργασία — είναι ακριβώς αυτό που ένας αγοραστής διαβάζει σήμερα διαφορετικά απ' ό,τι πριν από πέντε χρόνια. Μια διαδικασία που βασίζεται πλήρως στην τρίτη κατηγορία σταθμίζει βαρύτερα ως κίνδυνος από μια διαδικασία στην οποία το μεγαλύτερο μέρος των επαναλήψιμων βημάτων έχει ήδη μεταφερθεί στις πρώτες δύο.
Η μία επιχείρηση το έχει ήδη οργανώσει, η άλλη όχι, και αυτή η διαφορά σπάνια προκύπτει από φιλοδοξία. Προκύπτει από το πώς είναι δομημένη η εργασία. Μια διαδικασία που αποτελείται από τυποποιημένη εισαγωγή δεδομένων και σαφείς κανόνες απόφασης μεταβιβάζεται ευκολότερα σε ένα σύστημα από μια διαδικασία που βασίζεται σε διαπραγμάτευση, εξαιρέσεις και επαφή με πελάτες. Επιχειρήσεις με πολλά επαναλαμβανόμενα διοικητικά βήματα βλέπουν ότι η AI αναλαμβάνει ήδη σήμερα αυτά τα βήματα· επιχειρήσεις όπου κάθε υπόθεση είναι διαφορετική διατηρούν μεγαλύτερο μέρος στους ανθρώπους, με την επίβλεψη ως ενδιάμεση μορφή.
Αυτό δεν είναι ελάττωμα. Είναι ένα δεδομένο σχετικά με το είδος της εργασίας. Αυτό που θέλει να γνωρίζει ένας αγοραστής είναι αν αυτό το δεδομένο έχει καθοριστεί συνειδητά — έχει προσδιοριστεί ανά διαδικασία τι είναι μεταβιβάσιμο και τι όχι — ή αν έχει προκύψει έτσι τυχαία.
Η μέτρηση ξεκινά από την ίδια τη διαδικασία, όχι από τον οργανισμό δίπλα της. Για κάθε βασική διαδικασία: είναι καταγεγραμμένη εκτός του κεφαλιού του εκτελεστή, υπάρχει ένα σύστημα που στηρίζει ή υποστηρίζει τη διαδικασία, και ποιο μέρος των βημάτων διεκπεραιώνεται ήδη από AI ή λογισμικό χωρίς να χρειάζεται κάποιος να το ελέγχει κάθε φορά. Στη συνέχεια: ποιο μέρος διέρχεται υπό επίβλεψη — έναν εργαζόμενο που εγκρίνει ή απορρίπτει με αιτιολόγηση, και καταγράφει αυτή την αιτιολόγηση κάπου — και ποιο μέρος έχει οριστεί ως μόνιμη ανθρώπινη εργασία, με μια εξήγηση για τον λόγο.
Η απόδειξη για έναν αγοραστή αποτελείται από ίχνη, όχι από προθέσεις: τεκμηρίωση διαδικασιών που έχει ενημερωθεί πρόσφατα, αρχεία καταγραφής συστημάτων που δείχνουν ότι μια εργασία διεκπεραιώθηκε αυτόματα, καταγραφές αποκλίσεων που έχουν παρακολουθηθεί. Μια δήλωση ότι «όλοι εδώ ξέρουν πώς γίνεται» δεν είναι απόδειξη, είναι ένας κίνδυνος που δεν έχει ακόμη καταγραφεί.
Το ερώτημα ποια εργασία σε αυτή τη συγκεκριμένη επιχείρηση μπορεί πράγματι να αναλάβει η AI απαντάται ανά εργασία στη σάρωση εργασίας του FTE TO AI, ανεξάρτητα από το τι θα κάνετε στη συνέχεια με αυτό το αποτέλεσμα.
Η βελτίωση ξεκινά με την καταγραφή του τι συμβαίνει ήδη πριν προστεθεί οτιδήποτε. Μια διαδικασία για την οποία κανείς δεν γνωρίζει ακριβώς πώς εξελίσσεται δεν μπορεί να αξιολογηθεί ως προς τι αναλαμβάνει η AI από αυτήν. Στη συνέχεια ακολουθεί η κατάταξη στις τρεις κατηγορίες ανά βήμα διαδικασίας, με αιτιολόγηση: γιατί αυτό το μέρος αυτόματα, γιατί εκείνο το μέρος υπό επίβλεψη, γιατί ένα άλλο μέρος παραμένει σε ένα άτομο.
Αυτός ο παράγοντας συνδέεται με άλλους παράγοντες που ένας αγοραστής σταθμίζει ξεχωριστά. Πόσο μεγάλο μέρος της επιχείρησης διέρχεται μέσω του ίδιου του ιδιοκτήτη αντιμετωπίζεται στο πώς μετράτε πόσες αποφάσεις και επαφές διέρχονται ακόμη μέσω του ιδιοκτήτη, και αν μια εξοικονόμηση σε αυτές τις διαδικασίες διατηρείται απέναντι σε έναν αγοραστή εξαρτάται από τι διαπιστώνεται στην ανάλυση της ποιότητας κέρδους υπό AI σχετικά με την προέλευση και την επαναληψιμότητα του περιθωρίου. Επίσης νομικά, η καταγραφή διαδικασιών δεν είναι προαιρετική: ποια συμβόλαια και καταγραφές σχετίζονται με αυτό περιγράφεται στη δοκιμή νομικής υγιεινής σε μια επιχείρηση όπου συμμετέχει AI. Εάν μια αλλαγή διαδικασίας αγγίζει αποφάσεις προσωπικού, τότε ισχύουν γι' αυτό δικές τους νομικές απαιτήσεις για τις οποίες αυτή η σελίδα δεν διατυπώνει καμία θέση.
Πότε πρέπει να λάβουν χώρα τέτοιες βελτιώσεις πριν από μια στιγμή πώλησης εξαρτάται από το πόσος χρόνος υπάρχει· αυτό αναλύεται στο το χρονοδιάγραμμα προετοιμασίας για μια στιγμή πώλησης.
Η σάρωση αξίας τοποθετεί οκτώ παράγοντες δίπλα-δίπλα, δίνει σε κάθε παράγοντα μια βαθμολογία ωριμότητας με αποδεικτικά στοιχεία, υπολογίζει τον δείκτη εξάρτησης από τον ιδιοκτήτη και καταρτίζει ένα διετές ημερολόγιο προς τη στιγμή της πώλησης. Αυτή η πλήρης σάρωση βρίσκεται υπό κατασκευή. Ενόσω αναμένεται αυτή, υπάρχει ο δωρεάν έλεγχος αξίας: οκτώ σύντομες ερωτήσεις, μία για κάθε παράγοντα, με αποτέλεσμα μια εικόνα για το ποιος παράγοντας πιέζει περισσότερο την τιμή σας σήμερα.