Kupujący nie patrzy na schemat organizacyjny, lecz na sam proces: czy przepływ od zamówienia do faktury odbywa się bez konieczności wykonania przez konkretną osobę czynności, która nigdzie nie została zapisana. Procesy i systemy są czynnikiem wartości, który wyraża, jak przewidywalne, powtarzalne i przenoszalne jest prowadzenie działalności, niezależnie od tego, kto danego dnia jest obecny. Kupujący płaci za powtarzalność, nie za improwizację, niezależnie od tego, jak dobrze ta improwizacja wypada.
Pytanie leżące u podstaw nie jest nowe. Nowe jest to, że AI wykonuje dziś już część tej pracy, a to zmienia znaczenie pojęcia „udokumentowany proces”. Proces oparty na systemie, który sam obsługuje zadania, jest mniej zależny od dyscypliny pracowników w przestrzeganiu procedury. To przesuwa punkt ciężkości oceny: proces z udziałem AI może być w rzeczywistości bardziej stabilny niż proces istniejący jedynie na papierze.
Kupujący nie ocenia tego na podstawie dokumentu polityki, lecz na podstawie śladów. Czy proces działa dalej, gdy kluczowa osoba jest nieobecna przez dwa tygodnie. Czy instrukcje robocze znajdują się gdzie indziej niż wyłącznie w głowie jednej osoby. Czy istnieje system sygnalizujący odchylenia bez konieczności ręcznego przeglądania ich przez kogoś. I, konkretnie w tym momencie: która część procesu jest już wykonywana przez oprogramowanie lub AI, która część przebiega poprzez ludzką kontrolę z uzasadnieniem zatwierdzenia lub odrzucenia, a która część jest i pozostaje pracą wykonywaną przez ludzi, ponieważ wymaga osądu, którego nie da się sformalizować.
Ten podział na trzy kategorie — przejęte, pod nadzorem, trwale ludzka praca — to właśnie coś, co kupujący dziś odczytuje inaczej niż pięć lat temu. Proces opierający się w całości na trzeciej kategorii waży w ocenie ryzyka ciężej niż proces, w którym większość powtarzalnych kroków została już przeniesiona do pierwszych dwóch kategorii.
Jedna firma ma to już uporządkowane, inna nie, a różnica ta rzadko wynika z ambicji. Wynika z tego, jak zbudowana jest praca. Proces składający się ze standaryzowanego wprowadzania danych i jasnych reguł decyzyjnych łatwiej przekazać systemowi niż proces opierający się na negocjacjach, wyjątkach i kontakcie z klientem. Firmy z dużą liczbą powtarzalnych kroków administracyjnych widzą, że AI przejmuje te kroki już dziś; firmy, w których każda sprawa jest inna, zatrzymują większą część pracy przy ludziach, z nadzorem jako formą pośrednią.
Nie jest to niedociągnięcie. Jest to fakt dotyczący rodzaju pracy. Kupujący chce wiedzieć, czy ten fakt został świadomie ustalony — czy dla każdego procesu określono, co jest przenoszalne, a co nie — czy też ukształtował się on przypadkowo.
Pomiar zaczyna się od samego procesu, nie od otaczającej go organizacji. Dla każdego procesu kluczowego: czy jest on zapisany poza głową osoby go wykonującej, czy istnieje system, który proces ten prowadzi lub wspiera, i która część kroków jest już obsługiwana przez AI lub oprogramowanie bez konieczności, by ktoś musiał każdorazowo na to patrzeć. Następnie: która część przebiega pod nadzorem — pracownik, który zatwierdza lub odrzuca z uzasadnieniem, i to uzasadnienie gdzieś zapisuje — a która część została wyznaczona jako trwale ludzka praca, z wyjaśnieniem dlaczego.
Dowodem dla kupującego są ślady, nie intencje: dokumentacja procesowa, która była niedawno aktualizowana, logi systemowe pokazujące, że zadanie zostało obsłużone automatycznie, rejestracje odchyleń, które zostały rozpatrzone. Stwierdzenie, że „tutaj wszyscy wiedzą, jak to się robi”, nie jest dowodem, jest ryzykiem, które jeszcze nie zostało spisane.
Pytanie, jaka praca w tej konkretnej firmie może rzeczywiście zostać przejęta przez AI, jest odpowiadane zadanie po zadaniu w skanie pracy FTE TO AI, niezależnie od tego, co następnie zrobi pan/pani z tym wynikiem.
Poprawa zaczyna się od zapisania tego, co już się dzieje, zanim cokolwiek zostanie dodane. Proces, którego przebiegu nikt dokładnie nie zna, nie może zostać oceniony pod kątem tego, co przejmie z niego AI. Następnie następuje podział na trzy kategorie dla każdego kroku procesu, wraz z uzasadnieniem: dlaczego ta część jest automatyczna, dlaczego tamta część jest pod nadzorem, dlaczego jeszcze inna część pozostaje przy osobie.
Ten czynnik wiąże się z innymi czynnikami, które kupujący waży osobno. To, jak duża część firmy przechodzi przez samego właściciela, jest omówione w jak mierzy pan/pani, ile decyzji i kontaktów nadal przechodzi przez właściciela, a to, czy oszczędność na tych procesach utrzyma się w oczach kupującego, zależy od tego, co zostanie ustalone w analizie jakości zysku pod wpływem AI w zakresie pochodzenia i powtarzalności marży. Również pod względem prawnym utrwalanie procesów nie jest sprawą dowolną: jakie umowy i zapisy się z tym wiążą, opisano w teście higieny prawnej w firmie, w której współpracuje AI. Jeśli zmiana procesu dotyka decyzji personalnych, obowiązują wówczas odrębne wymogi prawne, o których ta strona się nie wypowiada.
To, kiedy tego rodzaju usprawnienia muszą się dokonać przed momentem sprzedaży, zależy od tego, ile jest czasu; zostało to omówione w harmonogramie przygotowań do momentu sprzedaży.
Skan wartości zestawia ze sobą osiem czynników, przyznaje każdemu czynnikowi ocenę dojrzałości wraz z dowodami, oblicza wskaźnik zależności od właściciela i tworzy dwuletni kalendarz zmierzający do momentu sprzedaży. Ten pełny skan jest w budowie. W oczekiwaniu na niego dostępny jest bezpłatny test wartości: osiem krótkich pytań, po jednym na czynnik, którego wynikiem jest obraz tego, który czynnik dziś najbardziej obniża pana/pani cenę.