Higiena prawna to stopień, w jakim firma ma uporządkowane swoje zobowiązania prawne: umowy, które są prawidłowe, IP, które w sposób wykazywalny należy do przedsiębiorstwa, przetwarzanie danych zgodne z obowiązującymi przepisami oraz dokumentacja, która wytrzymuje spór lub kontrolę. Kupujący to waży, bo każde uchybienie w tym zakresie po przejęciu staje się jego problemem, a nie już problemem sprzedającego. To, co dawniej było listą kontrolną, którą prawnik odhaczał jednorazowo, stało się procesem ciągłym, odkąd AI współpracuje przy tworzeniu, kontrolowaniu lub przetwarzaniu dokumentów istotnych prawnie. Kupujący pyta więc nie tylko, czy umowy są prawidłowe, ale też kto lub co je stworzyło i czy istnieje nad tym nadzór.
W praktyce jest kilka miejsc, w których to widać. Zarządzanie umowami: czy ustalone jest, która wersja jest ważna, i czy istnieje ślad, kto zatwierdził jaką zmianę. Przetwarzanie danych: czy zapisano, jakie dane osobowe trafiają dokąd, także wtedy, gdy dana aplikacja AI te dane przetwarza lub podsumowuje. IP i własność: czy jest jasne, że praca stworzona z pomocą AI jest w sposób wykazywalny własnością przedsiębiorstwa, a nie zewnętrznego narzędzia lub dostawcy. I nadzór: czy istnieje zapisany etap, w którym człowiek zatwierdza lub odrzuca dokument wygenerowany przez AI, z podaniem powodu, przed jego opublikowaniem. Jeśli tego etapu nie ma, kupujący widzi proces, który na papierze jest szybki, ale w praktyce nikt go nie skontrolował.
AI już przejmuje część zadań w pracy prawnej: przeszukiwanie umów pod kątem odchylających się klauzul, podsumowywanie dokumentacji, tworzenie standardowych dokumentów. Dzieje się to już dziś w niektórych firmach, a w innych jeszcze nie, a różnica rzadko leży w sektorze, lecz w sposobie zorganizowania pracy. Gdy AI tworzy pierwszą wersję, a wyznaczona osoba zatwierdza ją lub odrzuca z podaniem powodu, powstaje dokumentacja, która jest wytworzona szybciej, ale nie mniej kontrolowana. Gdy AI produkuje dokument, który bez kontroli idzie dalej, powstaje dokumentacja wytworzona szybciej i mniej kontrolowana, a to jest właśnie różnica, którą kupujący próbuje ustalić. Trzy kategorie, które przenikają całą tę pracę -- AI przejmuje zadanie, AI działa pod nadzorem, który zatwierdza lub odrzuca, albo praca pozostaje ludzka -- determinują nie tylko szybkość procesu, ale też to, kto pozostaje odpowiedzialny, gdy coś idzie źle.
Ma to związek z tym, jak zorganizowano personel i jakie zadania zostały rozdzielone na nowo. Obowiązują tu własne wymogi prawne, które nie są tu przedmiotem rozważań: to, co pracodawca robi ze swoim personelem, należy do pracodawcy.
Pierwszy obraz sytuacji uzyskuje Pan/Pani, sprawdzając trzy rzeczy. Pierwsza: czy w ciągu jednego dnia można przedstawić dla dziesięciu najważniejszych umów obowiązującą wersję oraz historię zatwierdzeń. Druga: czy istnieje zapisany moment, w którym człowiek kontroluje dokumenty prawne wygenerowane przez AI, i czy ten moment można odnaleźć w logu lub e-mailu, a nie tylko jako intencję. Trzecia: czy zapisano, kto przetwarza jakie dane osobowe, w tym aplikacje AI, które są przy tym wykorzystywane, i czy ten zapis jest aktualny. Jeśli brakuje jednego z tych trzech elementów, jest to konkretny punkt, o który kupujący będzie dopytywać podczas due diligence i przez który wartość firmy może zostać skorygowana.
Czas potrzebny na to zmierzenie zależy od liczby umów, dokumentacji i procesów przetwarzania danych oraz od tego, jak rozproszone jest obecnie ich zapisywanie. Firma z centralnym zarządzaniem umowami mierzy to w godzinach; firma, w której umowy leżą w rozproszonych skrzynkach mailowych, mierzy to w tygodniach.
Usprawnienie zwykle nie polega na nowej wiedzy prawnej, lecz na dokumentowaniu: który krok kto wykonuje, jaki nadzór nad tym istnieje i gdzie przechowywany jest tego dowód. W przypadku dokumentów wspieranych przez AI oznacza to wbudowanie stałego momentu kontroli, z podaniem powodu przy każdym zatwierdzeniu lub odrzuceniu, tak aby proces był jednocześnie szybszy i możliwy do śledzenia. Ma to związek z tym, jak zależna jest firma od samego właściciela w zakresie wiedzy i wykonywania takich rzeczy, co jest omówione w co robi AI z zależnością od właściciela, oraz z pytaniem, czy oszczędność, którą przynosi AI, tkwi w procesie, czy zależy od jednej osoby lub dostawcy, co inaczej rozkłada jakość zysku, jak opisano w co robi AI z jakością zysku. Rolę odgrywa tu też zespół zarządzający: kupujący chce wiedzieć, kto w zespole odpowiada za ten nadzór, gdy właściciel odpada, co jest omówione w dlaczego kupujący patrzy na zespół zarządzający.
Na pytanie leżące u podstaw tego wszystkiego -- która praca w tej firmie może być rzeczywiście przejęta przez AI, a która praca wciąż wymaga nadzoru -- odpowiada się dla każdego zadania za pomocą skanu pracy FTE TO AI.
Higiena prawna jest jednym z ośmiu czynników, które razem determinują, ile kupujący chce zapłacić za firmę, a o tym, jak te czynniki mają się do siebie, można przeczytać w jak ustala się wartość mojej firmy. Bezpłatny test wartości, składający się z ośmiu krótkich pytań, jednego na każdy czynnik, daje pierwszy obraz tego, który czynnik najbardziej obniża dziś cenę firmy. Pełny skan wartości, z ocenami dojrzałości dla każdego czynnika, dowodami i dwuletnim kalendarzem do momentu wyjścia z firmy, jest w budowie.