Oikeudellinen hygienia tarkoittaa sitä, missä määrin yritys on hoitanut oikeudelliset velvoitteensa kuntoon: sopimukset pitävät paikkansa, IP on todistettavasti yrityksen omistuksessa, tietojenkäsittely täyttää siihen sovellettavat säännöt, ja dokumentaatio kestää tarkastelun riita- tai valvontatilanteessa. Ostaja punnitsee tätä, koska jokainen tässä oleva puute muuttuu omistajanvaihdoksen jälkeen hänen ongelmakseen, ei enää myyjän. Se, mikä ennen oli tarkistuslista, jonka juristi kuittasi kerran, on muuttunut jatkuvaksi prosessiksi heti kun AI on mukana oikeudellisesti merkittävien asiakirjojen laatimisessa, tarkastamisessa tai käsittelyssä. Ostaja kysyy silloin paitsi pitävätkö sopimukset paikkansa, myös kuka tai mikä ne on laatinut, ja onko sitä valvottu.
Käytännössä on muutama paikka, joissa tämä tulee näkyväksi. Sopimushallinta: onko selvää, mikä versio on voimassa, ja onko jäljitettävissä kuka on hyväksynyt minkäkin muutoksen. Tietojenkäsittely: onko dokumentoitu, mihin henkilötiedot päätyvät, myös silloin kun AI-sovellus käsittelee tai tiivistää niitä. IP ja omistus: onko selvää, että AI-avusteisesti tehty työ on siitä huolimatta todistettavasti yrityksen omaisuutta eikä ulkoisen työkalun tai toimittajan. Ja valvonta: onko olemassa dokumentoitu vaihe, jossa ihminen hyväksyy tai hylkää AI:n tuottaman asiakirjan, perusteluineen, ennen kuin se lähtee ulos. Jos tämä vaihe puuttuu, ostaja näkee prosessin, joka paperilla on nopea mutta jota käytännössä kukaan ei ole tarkastanut.
AI ottaa jo osissa oikeudellista työtä tehtäviä haltuunsa: sopimusten läpikäymistä poikkeavien lausekkeiden varalta, dokumentaation tiivistämistä, vakioasiakirjojen laatimista. Näin tapahtuu jo joissakin yrityksissä ja ei vielä toisissa, ja ero on harvoin toimialassa vaan siinä, miten työ on järjestetty. Kun AI tekee ensimmäisen version ja määritetty henkilö hyväksyy tai hylkää sen perusteluineen, syntyy dokumentaatio, joka on tehty nopeammin mutta ei sen vähemmän valvottavissa. Kun AI tuottaa asiakirjan, joka lähtee ulos valvomatta, syntyy dokumentaatio, joka on tehty nopeammin ja on vähemmän valvottavissa, ja juuri tämä ero on se, mitä ostaja pyrkii selvittämään. Kolme kategoriaa, jotka kulkevat läpi kaiken tämän työn -- AI ottaa tehtävän kokonaan haltuunsa, AI työskentelee valvonnan alla, joka hyväksyy tai hylkää, tai työ jää ihmisten tehtäväksi -- eivät määrää vain prosessin nopeutta vaan myös sitä, kuka pysyy vastuullisena, jos jokin menee pieleen.
Tämä liittyy siihen, miten henkilöstöä on käytetty ja mitkä tehtävät on jaettu uudelleen. Siihen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, joita tässä ei käsitellä: se, mitä työnantaja tekee henkilöstönsä kanssa, on työnantajan asia.
Ensimmäisen käsityksen saatte selvittämällä kolme asiaa. Ensiksi: pystyttekö kymmenestä tärkeimmästä sopimuksesta näyttämään vuorokauden sisällä voimassa olevan version ja hyväksymishistorian. Toiseksi: onko olemassa määritetty hetki, jolloin ihminen tarkastaa AI:n tuottamat oikeudelliset asiakirjat, ja löytyykö tämä hetki lokista tai sähköpostista, ei vain aikomuksena. Kolmanneksi: onko dokumentoitu, kuka käsittelee mitäkin henkilötietoja, mukaan lukien siinä käytetyt AI-sovellukset, ja onko tämä dokumentaatio ajan tasalla. Jos yksikin näistä kolmesta puuttuu, se on konkreettinen kohta, josta ostaja kysyy tarkemmin due diligence -vaiheessa, ja jonka perusteella yrityksen arvoa voidaan tarkistaa alaspäin.
Tähän mittaamiseen kuluva aika riippuu siitä, kuinka paljon sopimuksia, dokumentaatiota ja tietojenkäsittelyä on ja kuinka hajautetusti ne on tällä hetkellä tallennettu. Yritys, jolla on keskitetty sopimushallinta, mittaa tämän tunneissa; yritys, jonka sopimukset ovat hajallaan yksittäisissä sähköpostilaatikoissa, mittaa sen viikoissa.
Parannus ei useimmiten vaadi uutta oikeudellista osaamista vaan dokumentointia: kuka tekee minkäkin vaiheen, mikä valvonta siihen kohdistuu, ja mihin siitä säilytetään todisteet. AI-avusteisten asiakirjojen kohdalla tämä tarkoittaa kiinteän tarkastushetken sisällyttämistä prosessiin, perusteluineen jokaisen hyväksynnän tai hylkäyksen yhteydessä, jotta prosessi on sekä nopeampi että jäljitettävissä. Tämä liittyy siihen, kuinka riippuvainen yritys on omistajasta itsestään tällaisten asioiden tietämisessä ja tekemisessä, mitä käsitellään sivulla mitä AI tekee omistajariippuvuudelle, sekä kysymykseen siitä, onko AI:n tuoma säästö juurtunut prosessiin vai riippuuko se yhdestä henkilöstä tai toimittajasta, mikä muuttaa tuloksen laadun painoarvoa, kuten kuvataan sivulla mitä AI tekee tuloksen laadulle. Myös johtoryhmällä on tässä oma roolinsa: ostaja haluaa tietää, kuka tiimissä vastaa tästä valvonnasta, jos omistaja jää pois kuvasta, mitä käsitellään sivulla miksi ostaja katsoo johtoryhmää.
Taustalla oleva kysymys -- mikä työ tässä yrityksessä on todella siirrettävissä AI:lle ja mikä työ vaatii edelleen valvontaa -- vastataan tehtäväkohtaisesti FTE TO AI:n työskannauksella.
Oikeudellinen hygienia on yksi kahdeksasta ajurista, jotka yhdessä määrittävät, mitä ostaja on valmis maksamaan yrityksestä, ja miten nämä ajurit suhteutuvat toisiinsa, voitte lukea sivulta miten yritykseni arvo määritetään. Ilmainen arvotarkistus, jossa on kahdeksan lyhyttä kysymystä, yksi per ajuri, antaa ensimmäisen käsityksen siitä, mikä ajuri painaa yrityksen hintaa tänään eniten alaspäin. Täydellinen arvoskannaus, jossa on kypsyyspisteytys per ajuri, todistusaineisto ja kaksivuotinen aikataulu kohti exit-hetkeä, on rakenteilla.