Un'azienda di commercio all'ingrosso si basa su un numero limitato di processi ricorrenti: acquisti ed elaborazione degli ordini, gestione di magazzino e scorte, accordi sui prezzi e preventivi, contatti con i clienti su tempi di consegna e resi, e l'amministrazione che ruota attorno a tutto questo. Molto di questo lavoro ha carattere regolare: segue uno schema fisso di ordine, controllo, conferma ed evasione. Proprio questa regolarità rende il settore sensibile ai cambiamenti in chi o cosa esegue il lavoro.
Quante ore si concentrano in quale parte del processo varia molto da azienda ad azienda. Un'azienda di commercio all'ingrosso con un assortimento ristretto e una clientela fissa presenta una distribuzione delle ore diversa rispetto a un'azienda con migliaia di articoli e fornitori variabili. Ciò che determina il risultato non è il settore nel suo complesso ma l'organizzazione del processo: quanto viene ancora ricopiato manualmente, quante deviazioni ci sono rispetto all'ordine standard e quante decisioni fanno capo a una sola persona.
In una parte del commercio all'ingrosso, l'AI oggi assume già compiti che prima richiedevano personale fisso: far corrispondere le righe d'ordine con i prezzi d'acquisto, compilare preventivi standard, segnalare i livelli di scorta, rispondere alle domande frequenti dei clienti. Questo non avviene ovunque nella stessa forma. In alcune aziende il controllo degli ordini passa completamente attraverso un sistema che risolve autonomamente le deviazioni; in altre aziende un sistema formula la proposta e un dipendente valuta se è corretta. E una terza categoria di lavoro resta compito delle persone: negoziare con un fornitore un nuovo contratto, valutare un cliente che reagisce in modo diverso dal solito, risolvere una controversia su una consegna.
La differenza tra le aziende non sta nel settore ma nella documentazione. Un'azienda di commercio all'ingrosso in cui processi, eccezioni e regole decisionali sono descritti da qualche parte può indicare più facilmente quale parte è trasferibile a un sistema con supervisione. Un'azienda di commercio all'ingrosso in cui la stessa conoscenza risiede solo nella testa del proprietario o di un dipendente di lunga data può farlo solo dopo che quella conoscenza è stata raccolta e documentata. Non si tratta di un giudizio sulle persone che oggi svolgono quel lavoro; è una constatazione su ciò che è scritto su carta rispetto a ciò che è nelle teste.
Un acquirente non calcola il numero di dipendenti, ma cosa continua a funzionare senza che quei dipendenti siano presenti. Se un'azienda di commercio all'ingrosso basa l'elaborazione degli ordini e la gestione delle scorte su sistemi che seguono regole documentate, quel processo resta in piedi al momento di un trasferimento. Se lo stesso processo si basa sull'esperienza di due dipendenti che sanno quale cliente riceve quale eccezione, questo va perso o deve essere ricostruito da capo. Questa differenza incide direttamente su cosa deprime il valore della mia azienda: la dipendenza dal proprietario e dalle persone chiave nel commercio all'ingrosso è spesso il driver che viene messo in discussione per primo in una trattativa di vendita.
Il cambiamento incide anche sulla qualità degli utili, e ciò è meno ovvio di quanto sembri. Un risparmio sull'elaborazione degli ordini derivante dal fatto che un fornitore software specifico offre un modulo conta, per un acquirente, in modo diverso rispetto a un risparmio integrato nel processo interno e trasferibile a un altro sistema. Il primo risparmio è un acquisto; il secondo è un cambiamento strutturale nel modo in cui l'azienda opera. Entrambi possono generare sulla carta lo stesso importo, ma un acquirente non li valuta allo stesso modo.
Questa domanda riguarda quale lavoro è trasferibile a un sistema con o senza supervisione, non chi mantiene quale funzione. Le decisioni relative al personale — chi resta, chi non resta, in quale forma — rientrano in requisiti legali propri e non fanno parte di una valutazione del valore. La scansione del lavoro e la scansione del valore mappano dove si trova il lavoro e come questo influisce sul prezzo di vendita; cosa fa poi un datore di lavoro con quelle informazioni riguardo al personale è una decisione del datore di lavoro.
Il modo in cui l'AI assume il lavoro varia in base al tipo di azienda, anche se il meccanismo di fondo è lo stesso. In l'industria manifatturiera il baricentro si trova più spesso nella pianificazione e nel controllo qualità, in il settore dei trasporti nella pianificazione dei percorsi e nella comunicazione con gli autisti, e in i servizi professionali nella rendicontazione e nella costruzione dei fascicoli. Il commercio all'ingrosso condivide con questi settori il fatto che il lavoro regolare e ben descritto cambia per primo, e che negoziazione, gestione delle relazioni e gestione delle eccezioni restano più a lungo compito delle persone.
Ciò che manca in ciascuno di questi settori senza una buona documentazione è la visibilità sui propri numeri: come professionalizzare le informazioni di gestione determina se un acquirente potrà vedere quale parte dell'utile è strutturale e quale parte dipende da una singola persona o da un singolo fornitore.
La domanda su quale lavoro nella sua azienda di commercio all'ingrosso possa essere realmente assunto dall'AI, con quale grado di supervisione e quale parte resta alle persone, viene risposta per singola attività dalla scansione del lavoro di FTE TO AI. Per una prima immagine della sua azienda è disponibile la verifica gratuita del valore: otto brevi domande, una per ogni driver di valore, con un'indicazione di quale driver deprime maggiormente oggi il suo prezzo. La scansione del valore completa, con punteggi di maturità per driver, l'indice di dipendenza dal proprietario e un calendario biennale verso il momento dell'uscita, è in fase di sviluppo.