Kupec ne bere nadzornih plošč. Bere, ali podatki, ki jih prejme, ustrezajo, brez da bi jih moral kdo najprej interpretirati, popraviti ali dopolniti z znanjem, ki obstaja le v glavi nekega posameznika. Poslovne informacije torej niso vprašanje, ali imate poročila, temveč razdalje med tem, kaj sistem prikazuje, in tem, kaj se dejansko dogaja v podjetju. Ta razdalja se spremeni, ko AI prevzame del dela, saj je tisto, kar sistem samodejno zapiše, po definiciji zanesljivejše od tega, kar nekdo naknadno vtipka.
Kupec želi vedeti, ali lahko na dan po prevzemu upravlja na podlagi tega, kar podjetje dejansko dosega. Pretehta, ali so podatki aktualni ali zamujajo, ali izhajajo iz enega sistema ali iz zbirke preglednic, ki jih nekdo mesečno združuje, in ali imajo definicije marže, prihodkov in stroškov povsod enak pomen. Pretehta tudi, ali je informacija zgrajena okrog procesa ali okrog osebe, ki ta proces že leta vodi. Poslovne informacije, ki so odvisne od razlage enega zaposlenega, za kupca ne štejejo enako kot poslovne informacije, ki neposredno izhajajo iz sistema. To se neposredno navezuje na to, kaj znižuje vrednost vašega podjetja v očeh kupca, saj se napačna slika podatkov pretvori v nižjo ceno ali dodatne garancije v pogodbi.
Prvi pokazatelj je hitrost, s katero lahko odgovorite na vprašanje. Ali lahko v enem dnevu pokažete maržo po stranki, po izdelku ali po skupini, ali je treba najprej povprašati, ponovno preračunati in preveriti? Drugi pokazatelj je vir. Poročila, ki izhajajo neposredno iz računovodskih, CRM ali produkcijskih sistemov, tehtajo drugače kot poročila, ki nastanejo z ročnim vnosom ali v Excelu, saj so ročni koraki nagnjeni k napakam in povzročajo zamude. Tretji pokazatelj je ponovljivost: če dve osebi neodvisno odgovorita na isto vprašanje, ali prideta do istega števila.
Del dela, ki stoji za poslovnimi informacijami, obsega zbiranje, povezovanje in seštevanje podatkov. To je delo, katerega vse večji del lahko prevzame AI: združevanje podatkov iz različnih sistemov, zaznavanje odstopanj, priprava prve različice poročila. Drug del ostaja nadzor: nekdo presodi, ali je izid logičen, in ga potrdi ali zavrne, z razlogom. In tretji del ostaja delo ljudi, predvsem kadar gre za interpretacijo številk v kontekstu trga ali za odločitve, ki iz teh številk sledijo.
Kar to naredi zanimivo za kupca, je, da prevzem zbiranja in seštevanja zmanjšuje verjetnost napak in povečuje hitrost poročanja, brez da bi bila za vzdrževanje tega potrebna dodatna oseba. Podjetje, kjer se to že dogaja, kaže poslovne informacije, ki niso več stvar dnevnega reda enega kontrolerja, temveč strukturno izhajajo iz procesa. Podjetje, kjer se to še ne dogaja, prepoznate po nasprotni slika: poročila, ki ustrezajo, dokler jih sestavlja ista oseba. Razlika redko tiči v panogi, pogosteje pa v tem, ali so temeljni sistemi zasnovani tako, da podatke zapisujejo dosledno, ali pa je zapisovanje še ločeno od samega dela.
Uporaben prvi preizkus je vprašanje, ali lahko brez klicanja kogarkoli rekonstruirate izkaz poslovnega izida po mesecih za zadnjih dvanajst mesecev, z vsakič enako uporabljenimi definicijami. Drugi preizkus je, koliko ročnih korakov je med transakcijo in poročilom: vsak ročni korak je mesto, kjer lahko nastanejo napake in kjer je proces odvisen od osebe. Tretji preizkus je, ali je poročilo napovedno ali le retrospektivno. Poslovne informacije, ki prikazujejo le, kaj se je zgodilo, tehtajo manj kot informacije, ki prikazujejo tudi, kaj prihaja v naslednjih mesecih, saj kupec vlaga predvsem v prihodnost.
Ta preizkus ni ločen od drugih dejavnikov vrednosti. Kakovost vaših poslovnih informacij je povezana s tem, kako so urejeni vaši procesi in sistemi, s tem, kako odvisno je poročanje od določenih posameznikov, kot je opisano pri ekipi in nasledstvu, in s tem, kako se vaš tržni položaj prevede v številke, ki jih kupec lahko primerja preko tržnega položaja kot dejavnika vrednosti.
Izboljšanje se začne z ločevanjem zapisovanja in interpretacije. Zapisovanje je v velikem delu mogoče avtomatizirati, takoj ko podatki izhajajo iz enega vira namesto iz ločenih datotek. Interpretacija ostaja delo ljudi, vendar postane zanesljivejša, kadar temelji na številkah, ki niso več ročno sestavljene. Konkreten korak je preveriti, katera poročila danes še nastajajo prek Excela ali e-pošte in katera od teh je mogoče pridobiti neposredno iz sistema. Drug korak je določitev enotnih definicij, tako da imata marža in prihodek povsod enak pomen, ne glede na to, kdo poročilo pripravlja. Kateri koraki v vašem lastnem procesu poročanja so dejansko primerni za prevzem s strani AI, kateri zahtevajo nadzor in kateri ostajajo delo ljudi, po posameznih nalogah prikaže delovni pregled (werkscan) podjetja FTE TO AI. Več o zasnovi tega procesa najdete pri profesionalizaciji poslovnih informacij.
Začnete lahko z brezplačnim preverjanjem vrednosti: osem kratkih vprašanj, eno za vsak dejavnik vrednosti, s sliko, kateri dejavnik danes najbolj znižuje vašo ceno. Popolni pregled vrednosti, z ocenami zrelosti po dejavnikih, indeksom odvisnosti od lastnika in dvoletnim koledarjem do trenutka izstopa, je v pripravi.