Ένας αγοραστής δεν διαβάζει dashboards. Διαβάζει αν τα νούμερα που λαμβάνει είναι σωστά χωρίς κάποιος να πρέπει πρώτα να τα ερμηνεύσει, να τα διορθώσει ή να τα συμπληρώσει με γνώση που υπάρχει μόνο στο κεφάλι κάποιου. Η πληροφόρηση διοίκησης δεν είναι επομένως ζήτημα του να διαθέτετε αναφορές, αλλά ζήτημα της απόστασης μεταξύ αυτού που δείχνει το σύστημα και αυτού που πραγματικά συμβαίνει στην επιχείρηση. Αυτή η απόσταση αλλάζει τη στιγμή που η AI αναλαμβάνει μέρος της εργασίας, διότι ό,τι καταγράφει αυτόματα ένα σύστημα είναι εξ ορισμού πιο αξιόπιστο από ό,τι πληκτρολογεί κάποιος εκ των υστέρων.
Ένας αγοραστής θέλει να ξέρει αν, την πρώτη ημέρα μετά την εξαγορά, μπορεί να διοικήσει με βάση αυτό που παράγει η επιχείρηση. Σταθμίζει αν τα νούμερα είναι επίκαιρα ή καθυστερημένα, αν προέρχονται από ένα ενιαίο σύστημα ή από ένα σύνολο υπολογιστικών φύλλων που κάποιος συγκεντρώνει μηνιαίως, και αν οι ορισμοί περιθωρίου, κύκλου εργασιών και κόστους σημαίνουν το ίδιο παντού. Σταθμίζει επίσης αν η πληροφόρηση είναι δομημένη γύρω από τη διαδικασία ή γύρω από το πρόσωπο που τη διαχειρίζεται εδώ και χρόνια. Η πληροφόρηση διοίκησης που εξαρτάται από την εξήγηση ενός μόνο εργαζομένου μετράει διαφορετικά για έναν αγοραστή σε σχέση με πληροφόρηση διοίκησης που προκύπτει απευθείας από το σύστημα. Αυτό επηρεάζει άμεσα το τι μειώνει την αξία της επιχείρησής σας στα μάτια ενός αγοραστή, διότι μια λανθασμένη εικόνα των νούμερων μεταφράζεται σε χαμηλότερη τιμή ή επιπλέον εγγυήσεις στο συμβόλαιο.
Η πρώτη ένδειξη είναι η ταχύτητα με την οποία μπορείτε να απαντήσετε σε μια ερώτηση. Μπορείτε μέσα σε μία ημέρα να δείξετε το περιθώριο ανά πελάτη, ανά προϊόν ή ανά ομάδα, ή πρέπει πρώτα να γίνει έρευνα, επανυπολογισμός και έλεγχος; Η δεύτερη ένδειξη είναι η πηγή. Αναφορές που προέρχονται απευθείας από συστήματα λογιστικής, CRM ή παραγωγής μετράνε διαφορετικά από αναφορές που προκύπτουν μέσω χειροκίνητης εισαγωγής ή Excel, διότι τα χειροκίνητα βήματα είναι επιρρεπή σε λάθη και προκαλούν καθυστέρηση. Η τρίτη ένδειξη είναι η επαναληψιμότητα: αν δύο άνθρωποι απαντήσουν ανεξάρτητα ο ένας από τον άλλον στην ίδια ερώτηση, καταλήγουν στο ίδιο νούμερο;
Ένα μέρος της εργασίας πίσω από την πληροφόρηση διοίκησης αποτελείται από συλλογή, σύνδεση και άθροιση δεδομένων. Αυτή είναι εργασία της οποίας ένα αυξανόμενο μέρος μπορεί να αναλάβει η AI: συγκέντρωση δεδομένων από διαφορετικά συστήματα, εντοπισμός αποκλίσεων, σύνταξη μιας πρώτης έκδοσης αναφοράς. Ένα άλλο μέρος παραμένει εποπτεία: κάποιος κρίνει αν ένα αποτέλεσμα είναι λογικό και το εγκρίνει ή το απορρίπτει, με αιτιολόγηση. Και ένα τρίτο μέρος παραμένει ανθρώπινη εργασία, ιδίως όπου πρόκειται για την ερμηνεία νούμερων στο πλαίσιο της αγοράς ή για αποφάσεις που ακολουθούν αυτά τα νούμερα.
Αυτό που το κάνει ενδιαφέρον για έναν αγοραστή είναι ότι η ανάληψη της εργασίας συλλογής και άθροισης μειώνει την πιθανότητα λαθών και αυξάνει την ταχύτητα αναφοράς, χωρίς να χρειάζεται κάποιος επιπλέον για να το διατηρήσει αυτό. Μια επιχείρηση όπου αυτό ήδη συμβαίνει δείχνει πληροφόρηση διοίκησης που δεν βρίσκεται πλέον στην ατζέντα ενός μόνο ελεγκτή αλλά προκύπτει διαρθρωτικά από τη διαδικασία. Μια επιχείρηση όπου αυτό δεν συμβαίνει ακόμη την αναγνωρίζετε από την αντίθετη εικόνα: αναφορές που είναι σωστές όσο το ίδιο πρόσωπο συνεχίζει να τις συντάσσει. Η διαφορά σπάνια βρίσκεται στον κλάδο και συχνότερα στο αν τα υποκείμενα συστήματα είναι σχεδιασμένα να καταγράφουν δεδομένα με συνέπεια, ή αν η καταγραφή παραμένει ανεξάρτητη από την ίδια την εργασία.
Ένας χρήσιμος πρώτος έλεγχος είναι το ερώτημα αν, χωρίς να καλέσετε κανέναν, μπορείτε να ανασυνθέσετε μια κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσεως ανά μήνα για τους τελευταίους δώδεκα μήνες, με τους ίδιους ορισμούς εφαρμοσμένους σταθερά. Ένας δεύτερος έλεγχος είναι πόσα χειροκίνητα βήματα υπάρχουν μεταξύ μιας συναλλαγής και της αναφοράς: κάθε χειροκίνητο βήμα είναι ένα σημείο όπου μπορούν να προκύψουν λάθη και όπου η διαδικασία εξαρτάται από ένα πρόσωπο. Ένας τρίτος έλεγχος είναι αν η αναφορά είναι προβλεπτική ή μόνο αναδρομική. Η πληροφόρηση διοίκησης που δείχνει μόνο τι έχει συμβεί μετράει λιγότερο από πληροφόρηση που δείχνει επίσης τι έρχεται τους επόμενους μήνες, διότι ένας αγοραστής επενδύει κυρίως στο μέλλον.
Αυτός ο έλεγχος δεν είναι ανεξάρτητος από τους άλλους παράγοντες αξίας. Η ποιότητα της πληροφόρησης διοίκησής σας συνδέεται με το πώς είναι δομημένες οι διαδικασίες και τα συστήματά σας, με το πόσο εξαρτημένη είναι η αναφορά από συγκεκριμένα πρόσωπα, όπως διαβάζετε στο ομάδα και διαδοχή, και με το πώς η θέση σας στην αγορά μεταφράζεται σε νούμερα που μπορεί να συγκρίνει ένας αγοραστής μέσω θέση στην αγορά ως παράγοντας αξίας.
Η βελτίωση ξεκινά με τον διαχωρισμό καταγραφής και ερμηνείας. Η καταγραφή μπορεί σε μεγάλο βαθμό να αυτοματοποιηθεί μόλις τα δεδομένα προέρχονται από μία πηγή αντί για ξεχωριστά αρχεία. Η ερμηνεία παραμένει ανθρώπινη εργασία, αλλά γίνεται πιο αξιόπιστη όταν βασίζεται σε νούμερα που δεν έχουν πλέον συνταχθεί χειροκίνητα. Ένα συγκεκριμένο βήμα είναι να εξετάσετε ποιες αναφορές γίνονται ακόμη μέσω Excel ή email, και ποιες από αυτές μπορούν να αντληθούν απευθείας από ένα σύστημα. Ένα άλλο βήμα είναι η καθιέρωση σαφών ορισμών, ώστε το περιθώριο και ο κύκλος εργασιών να έχουν την ίδια σημασία παντού, ανεξάρτητα από το ποιος συντάσσει την αναφορά. Ποια βήματα στη δική σας διαδικασία αναφοράς μπορούν πράγματι να αναλάβει η AI, ποια απαιτούν εποπτεία και ποια παραμένουν ανθρώπινη εργασία, το απεικονίζει η εργασιακή σάρωση (werkscan) του FTE TO AI ανά εργασία. Περισσότερα για τη δομή αυτής της διαδικασίας θα βρείτε στο επαγγελματοποίηση πληροφόρησης διοίκησης.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με τον δωρεάν έλεγχο αξίας: οκτώ σύντομες ερωτήσεις, μία ανά παράγοντα αξίας, με μια εικόνα του ποιος παράγοντας μειώνει σήμερα περισσότερο την τιμή σας. Η πλήρης σάρωση αξίας, με βαθμολογίες ωριμότητας ανά παράγοντα, τον δείκτη εξάρτησης από τον ιδιοκτήτη και ένα διετές ημερολόγιο προς τη στιγμή της εξόδου, βρίσκεται υπό κατασκευή.