Επαγγελματικοποίηση της διοικητικής πληροφόρησης σημαίνει ότι τα νούμερα και οι πληροφορίες καθοδήγησης δεν βρίσκονται πλέον στο μυαλό ή στο ταχυδρομείο του ιδιοκτήτη, αλλά σε έναν σταθερό ρυθμό αναφορών που είναι κατανοητές και χωρίς επεξήγηση. Ο πυρήνας είναι: να καταγράφεις αυτό που ήδη γνωρίζεις, με τρόπο που κάποιος άλλος — ένας διευθυντής, ένας αγοραστής, μια τράπεζα — μπορεί να διαβάσει χωρίς εσένα.
Αυτό δεν παίζει ρόλο μόνο σε μια πώληση. Όποιος βρίσκεται μπροστά σε μια εξαγορά, μια τράπεζα που ζητά νούμερα, ή ένα MT που καθοδηγείται από ενστικτο, αναγνωρίζει συχνά την ίδια αιτία: η πληροφορία υπάρχει, αλλά είναι δεμένη σε ένα πρόσωπο.
Σε αυτό το μέγεθος επιχείρησης υπάρχει συνήθως ένα λογιστικό πρόγραμμα, ένα CRM και ένα αρχείο Excel που ο ιδιοκτήτης τηρεί ο ίδιος. Η αναφορά που υπάρχει, είναι συχνά χτισμένη γύρω από αυτό που θεωρεί ενδιαφέρον ο ιδιοκτήτης, όχι γύρω από αυτό που χρειάζεται ένας τρίτος για να αξιολογήσει την επιχείρηση. Μια βιομηχανική επιχείρηση με 120 εργαζόμενους μπορεί κάλλιστα να γνωρίζει πώς εξελίσσεται το περιθώριο κέρδους, αλλά κανείς εκτός από τον ιδιοκτήτη δεν μπορεί να εξηγήσει γιατί το περιθώριο πέφτει πάντα τον Μάρτιο. Αυτή η γνώση δεν είναι γραμμένη πουθενά — βρίσκεται μέσα σε ένα μυαλό.
Η επαγγελματικοποίηση ξεκινά με την καταγραφή ενός σταθερού συνόλου βασικών δεικτών, σε σταθερή στιγμή, σε σταθερή μορφή — ανεξάρτητα από ποιος κοιτάζει. Αυτό είναι διαφορετικό βήμα από το 'περισσότερη αναφοροδοσία'. Πρόκειται για επαναληψιμότητα: ο ίδιος ορισμός του κύκλου εργασιών, του περιθωρίου κέρδους και της συγκέντρωσης πελατών, μήνα με τον μήνα, ώστε ένας αναγνώστης να μπορεί να δει μια τάση αντί για μια στιγμιαία εικόνα. Ένας πάροχος υπηρεσιών με 80 εργαζόμενους που παραδίδει ανά τρίμηνο έναν σταθερό πίνακα ελέγχου — κύκλο εργασιών ανά πελάτη, χαρτοφυλάκιο παραγγελιών, εναλλαγή προσωπικού — έχει έτσι κάτι που ένας τρίτος μπορεί να αξιολογήσει χωρίς επεξηγηματική συζήτηση.
Αυτός ο σταθερός ρυθμός είναι επίσης το σημείο όπου τι είναι η συγκέντρωση πελατών και γιατί την υπολογίζει ένας αγοραστής γίνεται σχετικό: χωρίς συνεχή αναφορά για τον κύκλο εργασιών ανά πελάτη, η συγκέντρωση πελατών είναι μια εντύπωση, με αναφορά είναι ένα νούμερο που μπορείς να τεκμηριώσεις.
Ένας ετήσιος κύκλος εργασιών λέει λίγα για το πόσο σταθερός είναι αυτός ο κύκλος εργασιών. Η επαγγελματικοποίηση σημαίνει επίσης: να γίνεται διάκριση μεταξύ κύκλου εργασιών που επαναλαμβάνεται αυτόματα — συνδρομές, συμβάσεις, επαναλαμβανόμενες παραγγελίες — και κύκλου εργασιών που πρέπει να κερδίζεται εκ νέου κάθε χρόνο. Αυτή η διάκριση σπάνια υπάρχει από προεπιλογή σε ένα λογιστικό πρόγραμμα· πρέπει να χτιστεί ξεχωριστά, συνήθως ανά πελάτη ή ανά σύμβαση. Σε μια εταιρεία λογισμικού με 60 εργαζόμενους έχει σημασία αν το 70% του κύκλου εργασιών προέρχεται από τρέχουσες συμβάσεις ή από έργα που πρέπει να εξασφαλίζονται εκ νέου κάθε τρίμηνο. Περισσότερα για αυτό στο τι αξίζει ο επαναλαμβανόμενος κύκλος εργασιών σε μια πώληση.
Η διοικητική πληροφόρηση δεν αφορά μόνο οικονομικά νούμερα. Ποιος αποφασίζει τι, ποιος έχει ποια σχέση με τον πελάτη, ποιος μπορεί να διεκπεραιώσει μια διαδικασία παραγγελίας χωρίς τον ιδιοκτήτη — αυτή είναι επίσης πληροφορία που μπορεί να καταγραφεί, για παράδειγμα σε ένα οργανόγραμμα με αρμοδιότητες και μια επισκόπηση του ποιος διαχειρίζεται ποιον πελάτη. Σε μια εμπορική επιχείρηση με 150 εργαζόμενους, κατά την κατάρτιση αυτού διαπιστώθηκε ότι τρεις από τους δέκα μεγαλύτερους πελάτες είχαν επαφή μόνο με τον ίδιο τον ιδιοκτήτη — ένα στοιχείο που δεν είχε ποτέ εμφανιστεί σε αναφορά επειδή κανείς δεν το είχε καταγράψει. Αυτό συνδέεται άμεσα με τον λόγο για τον οποίο γιατί κοιτάζει ένας αγοραστής τη διευθυντική ομάδα: μια ομάδα που είναι ορατή στην αναφορά, είναι ορατή και για έναν αγοραστή.
Όταν δεν υπάρχει συγκεκριμένη αφορμή, η επαγγελματικοποίηση της διοικητικής πληροφόρησης αναβάλλεται εύκολα. Σε μια πώληση, εξαγορά ή εξωτερικό κεφάλαιο το ερώτημα εμφανίζεται ξαφνικά, και τότε υπάρχει λίγος χρόνος για να χτιστεί τριετές ιστορικό αναφορών. Στο πότε πρέπει να ξεκινήσεις την προετοιμασία μιας πώλησης αναφέρεται γιατί αυτό το χρονικό πλαίσιο είναι συχνά μεγαλύτερο απ' όσο νομίζεις.
Για να αποκτήσεις μια πρώτη εικόνα του πού βρίσκεται τώρα η πληροφόρηση και η εξάρτηση, υπάρχει το δωρεάν τεστ 'πόσο έτοιμος είστε για αγοραστή': οκτώ ερωτήσεις που δίνουν μια ένδειξη ανά μοχλό αξίας, συμπεριλαμβανομένων των μοχλών που σχετίζονται με τη διοικητική πληροφόρηση και την εξάρτηση από τον ιδιοκτήτη.
Η εξάρτηση από τον ιδιοκτήτη και η διοικητική πληροφόρηση δεν είναι στην ουσία ζητήματα στρατηγικής αλλά ζητήματα καθηκόντων: ποιος κάνει τι, ποιος γνωρίζει τι, και ποιος θα μπορούσε επίσης να το κάνει αν εσύ απουσίαζες για έναν μήνα. Ποια από αυτά τα καθήκοντα μπορούν να μεταβιβαστούν σε έναν εργαζόμενο ή σε μια εφαρμογή AI, και ποια όχι, το αποτυπώνει η werkscan στο ftetoai.com — ως επόμενο βήμα μετά που αυτή η σελίδα έχει διασαφηνίσει πού βρίσκεται τώρα η πληροφορία.