Profesionalizacija poslovodnih informacij pomeni, da številke in krmilne informacije niso več zgolj v glavi ali v poštnem predalu lastnika, temveč v stalnem ritmu poročil, ki so razumljiva tudi brez dodatne razlage. Bistvo je: zapisati to, kar že veste, na način, da lahko to nekdo drug — vodja, kupec, banka — prebere brez vas.
To se ne zgodi le pri prodaji. Kdor naleti na to pri prevzemu, pri banki, ki zahteva številke, ali pri vodstveni ekipi, ki se odloča na podlagi občutka, pogosto prepozna isti vzrok: informacije obstajajo, vendar so vezane na eno samo osebo.
Pri tej velikosti podjetja običajno obstaja računovodski program, CRM in Excelova datoteka, ki jo lastnik vodi sam. Poročilo, ki obstaja, je pogosto zgrajeno okoli tega, kar zanima lastnika, ne okoli tega, kar zunanja oseba potrebuje za oceno podjetja. Proizvodno podjetje s 120 zaposlenimi lahko dobro ve, kako se giblje marža, vendar razen lastnika nihče ne zna razložiti, zakaj marža marca vedno pade. To znanje ni zapisano nikjer — nahaja se v glavi.
Profesionalizacija se začne z beleženjem stalnega niza ključnih številk, ob stalnem trenutku, v stalni obliki — ne glede na to, kdo gleda. To je drugačen korak od 'več poročanja'. Gre za ponovljivost: ista opredelitev prihodkov, marže in koncentracije strank, mesec za mesecem, tako da lahko bralec vidi trend namesto trenutnega posnetka. Ponudnik storitev z 80 zaposlenimi, ki vsako četrtletje pripravi stalno nadzorno ploščo — prihodki po strankah, portfelj naročil, fluktuacija zaposlenih — s tem ponuja nekaj, kar lahko zunanja oseba oceni brez pojasnjevalnega pogovora.
Ta stalni ritem je tudi točka, kjer postane relevantno kaj je koncentracija strank in zakaj jo kupec upošteva: brez tekočega poročanja o prihodkih po strankah je koncentracija strank zgolj vtis, s poročanjem pa postane številka, ki jo lahko podprete.
Letni prihodek pove malo o tem, kako stabilen je ta prihodek. Profesionalizacija pomeni tudi: razlikovanje med prihodki, ki se vračajo samodejno — naročnine, pogodbe, ponovna naročila — in prihodki, ki jih je treba vsako leto znova zaslužiti. To razlikovanje redko obstaja privzeto v računovodskem programu; treba ga je zgraditi posebej, običajno po strankah ali po pogodbah. Pri programski hiši s 60 zaposlenimi je precejšnja razlika, ali 70 % prihodkov izvira iz tekočih pogodb ali iz projektov, ki jih je treba vsako četrtletje znova pridobiti. Več o tem najdete v koliko je vreden ponavljajoč se prihodek pri prodaji.
Poslovodne informacije ne zajemajo le finančnih številk. Kdo odloča o čem, kdo ima kakšen odnos s stranko, kdo lahko vodi naročniški proces brez lastnika — tudi to so informacije, ki jih je mogoče zabeležiti, na primer v organigramu s pooblastili in pregledu, kdo upravlja katero stranko. Pri trgovskem podjetju s 150 zaposlenimi se je pri pripravi tega izkazalo, da so imele tri od desetih največjih strank stik samo z lastnikom osebno — podatek, ki nikoli ni bil vključen v poročilo, ker ga nihče ni zapisal. To je neposredno povezano z razlogom, zakaj zakaj kupec pogleda vodstveno ekipo: ekipa, ki je vidna v poročanju, je vidna tudi kupcu.
Če ni konkretnega povoda, se profesionalizacijo poslovodnih informacij zlahka odlaša. Pri prodaji, prevzemu ali zunanjem kapitalu se vprašanje nenadoma pojavi, takrat pa je malo časa za izgradnjo triletne zgodovine poročanja. Na strani kdaj morate začeti s pripravo prodaje je pojasnjeno, zakaj je ta časovnica pogosto daljša, kot si mislite.
Za prvi vtis o tem, kje se trenutno nahajajo informacije in odvisnost, je na voljo brezplačni test 'kako pripravljeni ste na prodajo': osem vprašanj, ki dajo indikacijo po posameznih dejavnikih vrednosti, vključno z dejavniki, povezanimi s poslovodnimi informacijami in odvisnostjo od lastnika.
Odvisnost od lastnika in poslovodne informacije v osnovi niso strateška vprašanja, temveč vprašanja nalog: kdo kaj počne, kdo kaj ve in kdo bi to lahko počel tudi, če bi vas mesec dni ne bilo. Katere od teh nalog je mogoče prenesti na zaposlenega ali na AI-rešitev in katere ne, pokaže delovna analiza (werkscan) na ftetoai.com — kot naslednji korak, potem ko je ta stran razjasnila, kje se informacije trenutno nahajajo.