Valdymo informacijos profesionalizavimas reiškia, kad skaičiai ir valdymo informacija nebėra tik savininko galvoje ar pašto dėžutėje, o pateikiami pastoviu ataskaitų ritmu, suprantamu ir be papildomų paaiškinimų. Esmė yra: užfiksuoti tai, ką jau žinote, tokiu būdu, kad kitas asmuo — vadovas, pirkėjas, bankas — galėtų tai perskaityti be jūsų pagalbos.
Tai iškyla ne tik parduodant įmonę. Tačiau tas, kas su tuo susiduria perimant įmonę, kai bankas prašo skaičių, arba kai vadovų komanda priima sprendimus "iš nuojautos", dažnai atpažįsta tą pačią priežastį: informacija egzistuoja, tačiau ji priklauso vienam asmeniui.
Tokio dydžio įmonėse paprastai yra apskaitos programa, CRM sistema ir „Excel“ failas, kurį savininkas tvarko pats. Ataskaita, kuri egzistuoja, dažnai sudaryta apie tai, kas įdomu savininkui, o ne apie tai, ko reikia pašaliniam asmeniui, norinčiam įvertinti įmonę. 120 darbuotojų gamybos įmonė gali puikiai žinoti, kaip kinta marža, tačiau niekas, išskyrus savininką, negali paaiškinti, kodėl kovo mėnesį marža visada sumažėja. Ši žinia niekur nefiksuojama popieriuje — ji yra tik vienoje galvoje.
Profesionalizavimas prasideda nuo pastovaus pagrindinių rodiklių rinkinio fiksavimo, pastoviu momentu, pastoviu formatu — nesvarbu, kas jį peržiūri. Tai kitoks žingsnis nei „daugiau ataskaitų“. Kalbama apie pakartojamumą: tas pats apyvartos, maržos ir klientų koncentracijos apibrėžimas, mėnuo po mėnesio, kad skaitytojas matytų tendenciją, o ne vienkartinį momentinį vaizdą. 80 darbuotojų paslaugų teikėjas, kuris kas ketvirtį pateikia pastovią suvestinę — apyvartą pagal klientą, užsakymų portfelį, darbuotojų kaitą — jau turi tai, ką pašalinis asmuo gali įvertinti be paaiškinamojo pokalbio.
Būtent šis pastovus ritmas yra svarbus ir tuomet, kai aktuali tampa tema kas yra klientų koncentracija ir kodėl pirkėjas ją įtraukia į vertinimą: be nuolatinės ataskaitos apie apyvartą pagal klientą, klientų koncentracija yra tik įspūdis, o su ataskaita ji tampa skaičiumi, kurį galima pagrįsti.
Metinė apyvarta mažai pasako apie tai, kiek ji stabili. Profesionalizavimas taip pat reiškia: atskirti apyvartą, kuri grįžta savaime — abonementai, sutartys, pakartotiniai užsakymai — nuo apyvartos, kurią kiekvienais metais reikia užsidirbti iš naujo. Šis atskyrimas retai numatytas standartinėje apskaitos programoje; jį reikia sudaryti atskirai, dažniausiai pagal klientą arba pagal sutartį. 60 darbuotojų programinės įrangos įmonėje nemažai skiriasi, ar 70% apyvartos gaunama iš galiojančių sutarčių, ar iš projektų, kuriuos reikia iš naujo laimėti kiekvieną ketvirtį. Daugiau apie tai skaitykite kiek verta pasikartojanti apyvarta parduodant įmonę.
Valdymo informacija apima ne tik finansinius skaičius. Kas priima kokius sprendimus, kas turi kokius klientų ryšius, kas gali valdyti užsakymų procesą be savininko — tai taip pat informacija, kurią galima užfiksuoti, pavyzdžiui, organizacinėje schemoje su įgaliojimais ir sąraše, kas kokį klientą prižiūri. 150 darbuotojų prekybos įmonėje, ją rengiant, paaiškėjo, kad trys iš dešimties didžiausių klientų bendravo tik su pačiu savininku — faktas, kuris niekada nebuvo įtrauktas į jokią ataskaitą, nes niekas jo neužrašė. Tai tiesiogiai susiję su priežastimi, kodėl kodėl pirkėjas atkreipia dėmesį į valdymo komandą: komanda, matoma ataskaitose, yra matoma ir pirkėjui.
Jei nėra konkrečios priežasties, valdymo informacijos profesionalizavimas lengvai atidedamas. Parduodant įmonę, ją perimant ar pritraukiant išorinį kapitalą, klausimas iškyla staiga, o tuomet nebelieka laiko per trejus metus kurti ataskaitų istoriją. Puslapyje kada reikėtų pradėti ruoštis pardavimui paaiškinta, kodėl šis laikotarpis dažnai yra ilgesnis, nei manoma.
Norint gauti pirminį vaizdą, kur šiuo metu yra informacija ir priklausomybė, siūlomas nemokamas testas „kiek esate pasiruošę pardavimui“: aštuoni klausimai, kurie parodo indikaciją pagal kiekvieną vertės veiksnį, įskaitant tuos, kurie susiję su valdymo informacija ir priklausomybe nuo savininko.
Priklausomybė nuo savininko ir valdymo informacija iš esmės nėra strategijos klausimai, o užduočių klausimai: kas ką daro, kas ką žino ir kas galėtų tai daryti, jei jūsų mėnesį nebūtų. Kurios iš šių užduočių gali būti perduotos darbuotojui arba dirbtinio intelekto sprendimui, o kurios ne, atskleidžia darbo skenavimas svetainėje ftetoai.com — kaip tolesnis žingsnis, kai šis puslapis jau padėjo suprasti, kur šiuo metu telkiasi informacija.