Profissionalizar a informação de gestão significa que os números e a informação de direção deixam de estar na cabeça ou na caixa de correio do proprietário, e passam a estar num ritmo fixo de relatórios que também podem ser compreendidos sem explicação adicional. O essencial é: registar o que já se sabe agora, de uma forma que outra pessoa — um gestor, um comprador, um banco — possa ler sem depender de si.
Isto não se aplica apenas a uma venda. Mas quem se depara com isto numa aquisição, num banco que pede números, ou numa direção que gere por intuição, reconhece frequentemente a mesma causa: a informação existe, mas está fixada a uma única pessoa.
Nesta dimensão de empresa, há normalmente um programa de contabilidade, um CRM e um ficheiro Excel que o próprio proprietário mantém atualizado. O relatório que existe é frequentemente construído em torno daquilo que o proprietário considera interessante, não em torno daquilo de que um terceiro precisa para avaliar a empresa. Uma empresa de produção com 120 colaboradores pode perfeitamente saber como a margem está a evoluir, mas ninguém além do proprietário sabe explicar por que razão a margem desce sempre em março. Esse conhecimento não está registado em lado nenhum — está numa cabeça.
Profissionalizar começa por registar um conjunto fixo de números-chave, num momento fixo, num formato fixo — independentemente de quem os consulta. Este é um passo diferente de 'relatar mais'. Trata-se de repetibilidade: a mesma definição de volume de negócios, margem e concentração de clientes, mês após mês, de modo a que um leitor consiga ver uma tendência em vez de uma fotografia instantânea. Um prestador de serviços com 80 colaboradores que entrega trimestralmente um painel fixo — volume de negócios por cliente, carteira de encomendas, rotatividade de pessoal — tem assim algo que um terceiro pode avaliar sem uma conversa explicativa.
Esse ritmo fixo é também onde o que é a concentração de clientes e por que um comprador a considera se torna relevante: sem relatórios contínuos sobre o volume de negócios por cliente, a concentração de clientes é uma impressão; com relatórios, é um número que se pode fundamentar.
Um volume de negócios anual diz pouco sobre a estabilidade desse volume de negócios. Profissionalizar significa também: distinguir entre volume de negócios que se repete automaticamente — subscrições, contratos, encomendas recorrentes — e volume de negócios que tem de ser conquistado novamente todos os anos. Essa distinção raramente consta por defeito de um programa de contabilidade; tem de ser construída separadamente, geralmente por cliente ou por contrato. Numa empresa de software com 60 colaboradores, faz bastante diferença se 70% do volume de negócios provém de contratos em vigor ou de projetos que têm de ser conquistados de novo todos os trimestres. Mais informação sobre este tema em quanto vale o volume de negócios recorrente numa venda.
A informação de gestão não trata apenas de números financeiros. Quem decide o quê, quem tem qual relação com o cliente, quem consegue gerir um processo de encomendas sem o proprietário — isso também é informação que pode ser registada, por exemplo, num organograma com competências e um resumo de quem gere qual cliente. Numa empresa comercial com 150 colaboradores, ao elaborar esse organograma verificou-se que três dos dez maiores clientes só tinham contacto com o próprio proprietário — um facto que nunca tinha constado de nenhum relatório porque ninguém o tinha registado. Isto está diretamente relacionado com a razão pela qual por que um comprador olha para a equipa de gestão: uma equipa que é visível no relatório também é visível para um comprador.
Sem uma motivação concreta, profissionalizar a informação de gestão é facilmente adiado. Numa venda, aquisição ou obtenção de capital externo, a questão surge de repente, e nessa altura há pouco tempo para construir três anos de histórico de relatórios. Em quando deve começar a preparação de uma venda explica-se por que essa linha temporal é frequentemente mais longa do que se pensa.
Para obter uma primeira imagem de onde se encontram atualmente a informação e a dependência, existe o teste gratuito 'quão preparado está para uma venda': oito perguntas que dão uma indicação por fator de valor, incluindo os fatores relacionados com a informação de gestão e a dependência do proprietário.
A dependência do proprietário e a informação de gestão não são, no fundo, questões de estratégia, mas questões de tarefas: quem faz o quê, quem sabe o quê, e quem também conseguiria fazê-lo se o proprietário estivesse ausente durante um mês. A werkscan em ftetoai.com identifica quais dessas tarefas são transferíveis para um colaborador ou para uma aplicação de IA, e quais não são — como passo seguinte depois de esta página ter esclarecido onde a informação está atualmente fixada.