Професионализиране на управленската информация означава, че цифрите и информацията за управление вече не се намират в главата или пощенската кутия на собственика, а в постоянен ритъм от отчети, които са разбираеми и без допълнително обяснение. Същността е: да фиксирате това, което вече знаете, по начин, по който някой друг — мениджър, купувач, банка — може да го прочете без вас.
Това не се проявява само при продажба. Но който се сблъска с това при придобиване, банка, която иска цифри, или ръководен екип, който взима решения по усет, обикновено разпознава една и съща причина: информацията съществува, но е обвързана с един-единствен човек.
При този размер на компанията обикновено има счетоводен пакет, CRM система и Excel файл, който собственикът поддържа сам. Отчетността, която все пак съществува, често е изградена около това, което интересува собственика, а не около това, което е необходимо на страничен наблюдател, за да оцени компанията. Производствено предприятие със 120 служители може да знае прекрасно как се развива маржът, но никой освен собственика не може да обясни защо маржът винаги пада през март. Това знание не е записано никъде — то се намира в една глава.
Професионализирането започва с фиксирането на постоянен набор от ключови показатели, в постоянен момент, в постоянен формат — независимо кой ги разглежда. Това е различна стъпка от 'повече отчитане'. Става дума за повторяемост: една и съща дефиниция за оборот, марж и концентрация на клиенти, месец след месец, така че читателят да може да види тенденция, вместо моментна снимка. Доставчик на услуги с 80 служители, който предоставя фиксирано табло всяко тримесечие — оборот по клиент, портфейл от поръчки, текучество на персонала — има с това нещо, което страничен наблюдател може да оцени без обяснителен разговор.
Този постоянен ритъм е и мястото, където какво е концентрация на клиенти и защо купувачът я взима предвид става релевантно: без непрекъснато отчитане на оборота по клиент концентрацията на клиенти е впечатление, с отчитане тя е цифра, която можете да обосновете.
Годишният оборот казва малко за това колко стабилен е този оборот. Професионализирането означава също: да се прави разлика между оборот, който се връща от само себе си — абонаменти, договори, повтарящи се поръчки — и оборот, който трябва да се спечели наново всяка година. Тази разлика рядко е стандартна в счетоводен пакет; тя трябва да бъде изградена отделно, обикновено по клиент или по договор. При софтуерна компания с 60 служители има голяма разлика дали 70% от оборота идва от текущи договори или от проекти, които трябва да се спечелват наново всяко тримесечие. Повече за това има в колко струват повтарящите се приходи при продажба.
Управленската информация не се отнася само до финансови цифри. Кой взима какви решения, кой има каква връзка с клиента, кой може да управлява процес по поръчки без собственика — това също е информация, която може да бъде фиксирана, например в организационна схема с правомощия и преглед на това кой управлява кой клиент. При търговско предприятие със 150 служители, при съставянето на такъв преглед се оказа, че трима от десетте най-големи клиенти имат контакт единствено със самия собственик — факт, който никога не беше включен в отчет, защото никой не го беше записал. Това е пряко свързано с причината, поради която защо купувачът разглежда управленския екип: екип, който е видим в отчетността, е видим и за купувача.
Ако няма конкретен повод, професионализирането на управленската информация лесно се отлага. При продажба, придобиване или външен капитал въпросът внезапно изниква, а тогава има малко време да се изгради тригодишна история на отчетност. На кога трябва да започнете подготовката за продажба е обяснено защо тази времева линия често е по-дълга, отколкото се мисли.
За да получите първоначална представа къде стоят информацията и зависимостта в момента, съществува безплатният тест 'колко готови сте за купувач': осем въпроса, които дават индикация по всеки двигател на стойността, включително двигателите, свързани с управленска информация и зависимост от собственика.
Зависимостта от собственика и управленската информация по същество не са стратегически въпроси, а въпроси на задачи: кой какво прави, кой какво знае и кой би могъл да го прави, ако вие отсъствате за месец. Кои от тези задачи могат да бъдат прехвърлени на служител или на AI приложение, и кои не, показва работният анализ на ftetoai.com — като следваща стъпка, след като тази страница е изяснила къде се намира информацията в момента.