Kupac ne čita nadzorne ploče. On čita jesu li brojke koje dobiva točne bez da ih prvo netko mora protumačiti, ispraviti ili dopuniti znanjem koje postoji samo u nečijoj glavi. Menadžerske informacije stoga nisu pitanje toga imate li izvještaje, nego razmaka između onoga što sustav prikazuje i onoga što se stvarno događa u tvrtki. Taj razmak mijenja se čim AI preuzme dio posla, jer ono što sustav automatski zabilježi po definiciji je pouzdanije od onoga što netko naknadno unese.
Kupac želi znati može li se, na dan jedan nakon preuzimanja, upravljati na temelju onoga što tvrtka ostvaruje. On procjenjuje jesu li brojke aktualne ili zastarjele, dolaze li iz jednog sustava ili iz zbirke tabličnih izračuna koje netko mjesečno spaja, i znače li definicije marže, prihoda i troškova isto na svim mjestima. Također procjenjuje je li informacija izgrađena oko procesa ili oko osobe koja proces vodi već godinama. Menadžerske informacije koje ovise o objašnjenju jednog zaposlenika za kupca vrijede drugačije nego menadžerske informacije koje izravno izlaze iz sustava. To se izravno odražava na ono što snižava vrijednost vaše tvrtke u očima kupca, jer pogrešna slika o brojkama prevodi se u nižu cijenu ili dodatne garancije u ugovoru.
Prvi pokazatelj je brzina kojom možete odgovoriti na pitanje. Možete li unutar jednog dana prikazati maržu po klijentu, proizvodu ili timu, ili se prvo mora provjeriti, preračunati i kontrolirati? Drugi pokazatelj je izvor. Izvještaji koji dolaze izravno iz računovodstvenih, CRM ili proizvodnih sustava vrijede drugačije od izvještaja koji nastaju putem ručnog unosa ili Excela, jer su ručni koraci osjetljivi na pogreške i uzrokuju kašnjenje. Treći pokazatelj je ponovljivost: ako dvije osobe neovisno jedna o drugoj odgovore na isto pitanje, dolaze li do iste brojke.
Dio posla iza menadžerskih informacija sastoji se od prikupljanja, povezivanja i zbrajanja podataka. To je posao čiji rastući dio može preuzeti AI: spajanje podataka iz različitih sustava, signaliziranje odstupanja, izrada prve verzije izvještaja. Drugi dio ostaje nadzor: netko procjenjuje je li rezultat logičan i odobrava ili odbija, s razlogom. A treći dio ostaje ljudski posao, posebno kada je riječ o tumačenju brojki u kontekstu tržišta ili o odlukama koje iz tih brojki slijede.
Ono što to čini zanimljivim za kupca jest da preuzimanje posla prikupljanja i zbrajanja smanjuje vjerojatnost pogrešaka i povećava brzinu izvještavanja, bez potrebe za dodatnom osobom koja bi to održavala. Tvrtka u kojoj se to već događa pokazuje menadžerske informacije koje više nisu na dnevnom redu jednog kontrolora, nego strukturno izlaze iz procesa. Tvrtku u kojoj se to još ne događa prepoznajete po suprotnoj slici: izvještaji koji su točni sve dok ih sastavlja ista osoba. Razlika rijetko leži u sektoru, a češće u tome jesu li podložni sustavi postavljeni tako da dosljedno bilježe podatke, ili je bilježenje još odvojeno od samog posla.
Koristan prvi test je pitanje možete li, bez da ikoga nazovete, rekonstruirati mjesečni račun dobiti i gubitka za protekla dvanaest mjeseci, uz dosljednu primjenu istih definicija. Drugi test je koliko ručnih koraka postoji između transakcije i izvještaja: svaki ručni korak je mjesto na kojem mogu nastati pogreške i na kojem proces ovisi o osobi. Treći test je je li izvještaj prediktivan ili samo retrospektivan. Menadžerske informacije koje pokazuju samo što se dogodilo vrijede manje od informacija koje pokazuju i što dolazi u nadolazećim mjesecima, jer kupac ulaže prije svega u budućnost.
Ovaj test nije odvojen od ostalih pokretača vrijednosti. Kvaliteta vaših menadžerskih informacija povezana je s time kako su vaši procesi i sustavi postavljeni, s time koliko izvještavanje ovisi o specifičnim osobama, kao što je opisano kod tim i nasljeđivanje, te s time kako se vaša tržišna pozicija prevodi u brojke koje kupac može usporediti putem tržišne pozicije kao pokretača vrijednosti.
Poboljšanje počinje s razdvajanjem bilježenja i tumačenja. Bilježenje se u velikoj mjeri može automatizirati čim podaci dolaze iz jednog izvora umjesto iz razdvojenih datoteka. Tumačenje ostaje ljudski posao, ali postaje pouzdanije kada se temelji na brojkama koje više nisu ručno sastavljane. Konkretan korak je provjeriti koji se izvještaji trenutačno još izrađuju putem Excela ili e-maila, i koji od njih se mogu izravno preuzeti iz sustava. Drugi korak je utvrđivanje jasnih definicija, tako da marža i prihod imaju isto značenje na svim mjestima, neovisno o tome tko izrađuje izvještaj. Koji se koraci u vašem vlastitom procesu izvještavanja stvarno mogu prepustiti AI-u, koji zahtijevaju nadzor a koji ostaju ljudski posao, po zadatku prikazuje radna analiza (werkscan) tvrtke FTE TO AI. Više o strukturi tog procesa nalazi se kod profesionalizacije menadžerskih informacija.
Možete započeti s besplatnom provjerom vrijednosti: osam kratkih pitanja, jedno po pokretaču vrijednosti, s prikazom toga koji pokretač danas najviše snižava vašu cijenu. Potpuna analiza vrijednosti, s ocjenama zrelosti po pokretaču, indeksom ovisnosti o vlasniku i dvogodišnjim kalendarom prema trenutku izlaska, još je u izradi.