Uprava koja pita kako zabilježiti što AI radi, u stvari postavlja drugo pitanje: što preostaje kada određeni ljudi sutra otpadnu. Kupac postavlja to isto pitanje, samo za cijelo poduzeće. On ne kupuje broj zaposlenika na platnoj listi, kupuje ono što funkcionira bez njih. Bilježenje što AI radi dakle nije tehnički pregled alata i licenci, to je opis kojeg rad ovisi o sustavu a kojeg o osobi.
Greška koju čini većina pregleda je da rad dijele u dvije kutije: automatizirano ili nije. To propušta srednji dio gdje se trenutno najviše događa. Postoje zadaci koje AI samostalno isporučuje, zadaci kod kojih AI daje prijedlog a čovjek ga odobrava ili odbija s razlogom, i zadaci koji ostaju ljudski rad jer se prosudba, odnos ili odgovornost ne mogu delegirati. Ta srednja kategorija je nestabilna: nadzor koji je sada još potreban može za godinu dana biti lakši, ili ostati isto tako težak. Onaj koji bilježi samo ono što danas već potpuno automatski funkcionira, propušta gdje se nalazi kretanje.
Naziv funkcije govori malo o tome što AI može preuzeti. Kontroler radi izvještajni posao koji se velikim dijelom može automatizirati i posao procjene koji to nije, često unutar istog radnog tjedna. Bilježenje što AI radi znači zato spuštanje na razinu zadataka: koja radnja, s kojim ulazom, s kojom odlukom na kraju. Na razini funkcije nastaje iskrivljena slika koju kupac kod dubinske analize probije unutar jednog dana.
Svaka procjena onoga što AI može preuzeti počiva na pretpostavkama o kvaliteti podataka, stabilnosti procesa i spremnosti organizacije da sustavu prepusti donošenje odluke. Kod zadataka s mnogo iznimki, promjenjivim ulazom ili osjetljivim procjenama raspon je širok, a rezultat je manje činjenica, više smjer. Pregled koji za to ne ostavlja prostora, i sve prikazuje u fiksnim postocima, zaslužuje manje povjerenja od pregleda koji naznačuje gdje je marža velika. To vrijedi i za učinak na cijenu: koja ovisnost o AI dobavljaču snižava cijenu ne može se sažeti u jedan broj, jer ovisi o tome koliko preuzetog posla ovisi o jednoj vanjskoj strani u odnosu na to koliko je ukotvljeno u vlastitom procesu.
Postoje situacije u kojima pregled onoga što AI radi ima malu vrijednost za kupca. Ako preuzimanje zadataka u potpunosti počiva na znanju jedne osobe koja je sustav postavila i nitko drugi ne može objasniti zašto funkcionira, oznaka "automatizirano" ne govori ništa o riziku. To je isto pitanje kao kod ljudskog rada: zašto kupac pita tko održava AI dotiče se točno te točke. Zadatak koji danas obrađuje sustav, ali se kod kvara može popraviti samo preko vlasnika, kupac vrednuje drugačije od zadatka koji razumije i prati tim.
Neka poduzeća su to već zabilježila, druga uopće ne, i razlika rijetko leži u sektoru ili veličini. Leži u tome tko je zapisao zadatke prije nego što se AI uopće pojavio. Poduzeće s opisanim procesima može relativno brzo pokazati koji dio od toga se može prenijeti na sustav. Poduzeće gdje rad postoji u glavama mora prvo napraviti taj korak prije nego što AI tamo nešto može preuzeti. To je odmah i pitanje vrijednosti: kako mjerite koliko toga ovisi o vlasniku objašnjava zašto poduzeća sa zabilježenim znanjem mogu brže pokazati što AI radi od poduzeća gdje to znanje nikad nije zapisano.
Ušteda koja proizlazi iz AI-a kod kupca se ne računa automatski kao dobit dobre kvalitete. Ušteda koja ovisi o jednom ugovoru s jednim dobavljačem fragilnija je od uštede koja je ukotvljena u samom procesu i koja nastavlja funkcionirati bez tog dobavljača. Ni učinak na radni kapital nije samorazumljivo povoljan: brža obrada računa ili narudžbi može smanjiti vrijeme obrade, ali što je radni kapital i zašto se računa kod prodaje pokazuje da odnos između automatizacije i novčane pozicije nije jednostavno linearan.
Ono što poduzeće zatim učini s pregledom preuzetog, djelomično nadziranog ili trajnog ljudskog rada, odluka je poslodavca. Za odluke koje se odnose na osoblje vrijede posebni zakonski zahtjevi, i ovaj pregled nije podloga za to. Cilj je slika činjenica: koji rad ovisi o kome ili čemu, i što to znači za ono što preostaje ako osoba otpadne. To je i mjesto gdje raspršenost znanja igra ulogu: kako sprječavate da vaša vrijednost leži u rukama nekolicine dotiče se istog pitanja, ali s ljudske strane umjesto sa strane sustava.
Trenutak u kojem ovaj pregled donosi najviše koristi nije neposredno prije prodaje, već znatno prije toga, kada još postoji prostor za rješavanje ovisnosti prije nego što ih kupac zatekne. Kada trebate početi s pripremom prodaje dijelom ovisi o tome koliko trenutnog rada još ovisi o osobama koje ne ostaju.
Temeljno pitanje, koji rad u ovom specifičnom poduzeću zapravo može preuzeti AI, odgovara se po zadatku u radnom skeniranju (werkscan) FTE TO AI. Za one koji prvo želi znati gdje je cijena danas pod najvećim pritiskom, postoji besplatna provjera vrijednosti: osam kratkih pitanja, jedno po pokretaču vrijednosti, s prikazom koji pokretač danas najviše utječe. Potpuni sken vrijednosti, s ocjenama zrelosti, dokazima po pokretaču i dvogodišnjim kalendarom prema trenutku izlaska, u izradi je.