Μια διοίκηση που ρωτά πώς καταγράφει τι κάνει η AI, θέτει στην πραγματικότητα ένα άλλο ερώτημα: τι απομένει αν συγκεκριμένα άτομα εκλείψουν αύριο. Ένας αγοραστής θέτει και αυτός αυτό το ερώτημα, μόνο που για ολόκληρη την επιχείρηση. Δεν αγοράζει τον αριθμό εργαζομένων στη μισθοδοσία, αγοράζει αυτό που συνεχίζει να λειτουργεί χωρίς αυτούς. Η καταγραφή του τι κάνει η AI δεν είναι λοιπόν μια τεχνική επισκόπηση εργαλείων και αδειών, είναι μια περιγραφή του ποια εργασία εξαρτάται από ένα σύστημα και ποια εργασία από ένα πρόσωπο.
Το λάθος που κάνουν οι περισσότερες επισκοπήσεις είναι ότι διαχωρίζουν την εργασία σε δύο κατηγορίες: αυτοματοποιημένη ή όχι. Αυτό παραλείπει το ενδιάμεσο κομμάτι όπου συμβαίνουν τα περισσότερα αυτή τη στιγμή. Υπάρχουν εργασίες που η AI ολοκληρώνει αυτόνομα, εργασίες όπου η AI κάνει μια πρόταση και ένας άνθρωπος εγκρίνει ή απορρίπτει με αιτιολόγηση, και εργασίες που παραμένουν ανθρώπινη εργασία επειδή η κρίση, η σχέση ή η ευθύνη δεν μπορούν να ανατεθούν. Αυτή η ενδιάμεση κατηγορία είναι ασταθής: η εποπτεία που είναι ακόμη απαραίτητη τώρα, μπορεί σε έναν χρόνο να είναι πιο ελαφριά, ή εξίσου να παραμείνει το ίδιο βαριά. Όποιος καταγράφει μόνο ό,τι σήμερα ήδη λειτουργεί πλήρως αυτόματα, χάνει το σημείο όπου βρίσκεται η κίνηση.
Ένας τίτλος θέσης λέει λίγα για το τι μπορεί να αναλάβει η AI. Ένας ελεγκτής (controller) κάνει εργασία αναφορών που σε μεγάλο βαθμό μπορεί να αυτοματοποιηθεί και εργασία αξιολόγησης που δεν μπορεί, συχνά μέσα στην ίδια εβδομάδα εργασίας. Η καταγραφή του τι κάνει η AI σημαίνει επομένως κάθοδο στο επίπεδο των εργασιών: ποια ενέργεια, με ποια εισροή, με ποια απόφαση στο τέλος. Στο επίπεδο θέσης προκύπτει μια στρεβλή εικόνα που ένας αγοραστής, κατά τον έλεγχο δέουσας επιμέλειας, διαπερνά μέσα σε μία ημέρα.
Κάθε εκτίμηση του τι μπορεί να αναλάβει η AI στηρίζεται σε παραδοχές σχετικά με την ποιότητα των δεδομένων, τη σταθερότητα της διαδικασίας και την προθυμία ενός οργανισμού να αφήσει ένα σύστημα να λάβει την απόφαση. Σε εργασίες με πολλές εξαιρέσεις, μεταβαλλόμενη εισροή ή ευαίσθητες αξιολογήσεις, το εύρος είναι μεγάλο και το αποτέλεσμα λιγότερο γεγονός και περισσότερο κατεύθυνση. Μια επισκόπηση που δεν αφήνει χώρο για αυτό, και παρουσιάζει τα πάντα σε σταθερά ποσοστά, αξίζει λιγότερη εμπιστοσύνη από μια επισκόπηση που δηλώνει πού το περιθώριο είναι μεγάλο. Αυτό ισχύει και για την επίδραση στην τιμή: ποια εξάρτηση από έναν πάροχο AI μειώνει την τιμή δεν μπορεί να αποτυπωθεί σε έναν μόνο αριθμό, επειδή εξαρτάται από το πόσο από την αναληφθείσα εργασία εξαρτάται από έναν εξωτερικό πάροχο έναντι του πόσο είναι ενσωματωμένο στην ίδια τη διαδικασία.
Υπάρχουν καταστάσεις όπου μια επισκόπηση του τι κάνει η AI έχει μικρή αξία για έναν αγοραστή. Αν η ανάληψη εργασιών στηρίζεται πλήρως στη γνώση ενός μόνο ατόμου που έχει διαμορφώσει το σύστημα και κανείς άλλος δεν μπορεί να εξηγήσει γιατί λειτουργεί, η σήμανση «αυτοματοποιημένο» δεν λέει τίποτα για τον κίνδυνο. Αυτό είναι το ίδιο ερώτημα όπως και στην ανθρώπινη εργασία: γιατί ένας αγοραστής ρωτά ποιος συντηρεί την AI αγγίζει ακριβώς αυτό το σημείο. Μια εργασία που σήμερα διεκπεραιώνεται από ένα σύστημα αλλά σε περίπτωση βλάβης μπορεί να επανορθωθεί μόνο από τον ιδιοκτήτη, μετράει διαφορετικά για έναν αγοραστή από μια εργασία που κατανοείται και συντηρείται από μια ομάδα.
Ορισμένες επιχειρήσεις το έχουν ήδη καταγράψει, άλλες καθόλου ακόμη, και η διαφορά σπάνια βρίσκεται στον κλάδο ή στο μέγεθος. Βρίσκεται στο ποιος είχε καταγράψει τις εργασίες προτού εμφανιστεί η AI. Μια επιχείρηση με καταγεγραμμένες διαδικασίες μπορεί σχετικά γρήγορα να υποδείξει ποιο μέρος τους μπορεί να μεταβιβαστεί σε ένα σύστημα. Μια επιχείρηση όπου η εργασία βρίσκεται σε κεφάλια, πρέπει πρώτα να κάνει αυτό το βήμα προτού η AI μπορέσει να αναλάβει κάτι εκεί. Αυτό είναι ταυτόχρονα και ένα ερώτημα αξίας: πώς μετράτε πόσο περνάει μέσα από τον ιδιοκτήτη εξηγεί γιατί επιχειρήσεις με καταγεγραμμένη γνώση μπορούν να αποδείξουν ταχύτερα τι κάνει η AI από επιχειρήσεις όπου αυτή η γνώση δεν καταγράφηκε ποτέ.
Μια εξοικονόμηση που προκύπτει από την AI δεν μετράει αυτόματα για έναν αγοραστή ως κέρδος καλής ποιότητας. Μια εξοικονόμηση που εξαρτάται από ένα μόνο συμβόλαιο με έναν μόνο πάροχο είναι πιο εύθραυστη από μια εξοικονόμηση που είναι ενσωματωμένη στην ίδια τη διαδικασία και συνεχίζει να λειτουργεί χωρίς αυτόν τον πάροχο. Ούτε η επίδραση στο κεφάλαιο κίνησης είναι αυτονόητα ευνοϊκή: η ταχύτερη επεξεργασία τιμολογίων ή παραγγελιών μπορεί να συντομεύσει τους χρόνους διεκπεραίωσης, αλλά τι είναι το κεφάλαιο κίνησης και γιατί μετράει σε μια πώληση δείχνει ότι η σχέση μεταξύ αυτοματοποίησης και ταμειακής θέσης δεν είναι ευθύγραμμη.
Τι κάνει στη συνέχεια μια επιχείρηση με την επισκόπηση αναληφθείσας, εν μέρει εποπτευόμενης ή διαρκώς ανθρώπινης εργασίας, είναι απόφαση του εργοδότη. Για αποφάσεις που αφορούν προσωπικό ισχύουν δικές τους νομικές απαιτήσεις, και αυτή η επισκόπηση δεν αποτελεί τεκμηρίωση για αυτές. Ο στόχος είναι μια εικόνα γεγονότων: ποια εργασία εξαρτάται από ποιον ή από τι, και τι σημαίνει αυτό για το τι απομένει αν ένα πρόσωπο εκλείψει. Εκεί παίζει ρόλο και η διασπορά γνώσης: πώς αποτρέπετε να βρίσκεται η αξία σας σε μια χούφτα κεφάλια αγγίζει το ίδιο ερώτημα από την πλευρά των ανθρώπων αντί των συστημάτων.
Η στιγμή που αυτή η επισκόπηση αποδίδει τα περισσότερα δεν είναι λίγο πριν από μια πώληση αλλά αρκετό καιρό πριν, όταν υπάρχει ακόμη περιθώριο να γίνει κάτι για τις εξαρτήσεις προτού τις εντοπίσει ένας αγοραστής. Πότε πρέπει να ξεκινήσετε την προετοιμασία μιας πώλησης εξαρτάται εν μέρει από το πόσο από τη σημερινή εργασία εξακολουθεί να εξαρτάται από πρόσωπα που δεν θα παραμείνουν.
Το υποκείμενο ερώτημα, ποια εργασία σε αυτή τη συγκεκριμένη επιχείρηση μπορεί πράγματι να αναλάβει η AI, απαντάται ανά εργασία στο werkscan της FTE TO AI. Για όποιον θέλει πρώτα να μάθει πού η τιμή σήμερα βρίσκεται υπό τη μεγαλύτερη πίεση, υπάρχει ο δωρεάν έλεγχος αξίας: οκτώ σύντομες ερωτήσεις, μία ανά μοχλό αξίας, με μια εικόνα του ποιος μοχλός σήμερα βαραίνει περισσότερο. Η πλήρης ανάλυση αξίας, με βαθμολογίες ωριμότητας, αποδεικτικά στοιχεία ανά μοχλό και ημερολόγιο δύο ετών προς τη στιγμή της εξόδου, βρίσκεται υπό κατασκευή.