Vedenie, ktoré sa pýta, ako zaznamenať, čo AI robí, si v skutočnosti kladie inú otázku: čo zostane, keď určití ľudia zajtra odpadnú. Kupujúci si kladie tú istú otázku, len ohľadom celej firmy. Nekupuje počet zamestnancov na výplatnej páske, kupuje to, čo funguje ďalej bez nich. Zaznamenať, čo AI robí, teda nie je technický prehľad nástrojov a licencií, je to popis toho, aká práca visí na systéme a aká práca visí na osobe.
Chyba, ktorú robí väčšina prehľadov, je, že delia prácu do dvoch košov: automatizované alebo nie. To vynecháva strednú časť, kde sa v súčasnosti odohráva najviac. Existujú úlohy, ktoré AI dodáva samostatne, úlohy, pri ktorých AI predloží návrh a človek ho schváli alebo zamietne s dôvodom, a úlohy, ktoré zostávajú ľudskou prácou, pretože úsudok, vzťah alebo zodpovednosť nie je možné delegovať. Táto stredná kategória je nestabilná: dohľad, ktorý je teraz ešte potrebný, môže byť za rok menej náročný, alebo môže zostať rovnako náročný. Kto zaznamenáva len to, čo dnes už prebieha úplne automaticky, prehliada, kde sa nachádza pohyb.
Názov funkcie málo hovorí o tom, čo AI môže prevziať. Kontrolór robí reportingovú prácu, ktorú je do veľkej miery možné automatizovať, a posudkovú prácu, ktorá to nie je, často v rámci toho istého pracovného týždňa. Zaznamenať, čo AI robí, znamená preto zostúpiť na úroveň úloh: aká činnosť, s akým vstupom, s akým rozhodnutím na konci. Na úrovni funkcie vzniká skreslený obraz, ktorý kupujúci pri due diligence prerazí v priebehu dňa.
Každý odhad toho, čo AI môže prevziať, spočíva na predpokladoch o kvalite dát, stabilite procesu a ochote organizácie prenechať rozhodnutie systému. Pri úlohách s množstvom výjimiek, premenlivým vstupom alebo citlivými posudkami je rozsah široký a výsledok je menej faktom a viac smerom. Prehľad, ktorý na to nedáva priestor a všetko prezentuje v pevných percentách, si zaslúži menej dôvery než prehľad, ktorý uvádza, kde je marža veľká. To platí aj pre vplyv na cenu: aká závislosť od dodávateľa AI znižuje cenu sa nedá vyjadriť jedným číslom, pretože závisí od toho, koľko z prevzatej práce visí na jednom externom partnerovi oproti tomu, koľko je zakotvené v samotnom procese.
Existujú situácie, v ktorých má prehľad toho, čo AI robí, malú hodnotu pre kupujúceho. Ak prevzatie úloh úplne spočíva na znalostiach jednej osoby, ktorá systém nastavila, a nikto iný nevie vysvetliť, prečo to funguje, príznak „automatizované“ nič nevypovedá o riziku. Je to rovnaká otázka ako pri ľudskej práci: prečo sa kupujúci pýta, kto udržiava AI sa dotýka presne tohto bodu. Úloha, ktorú dnes vykonáva systém, ale pri poruche ju vie napraviť len jej vlastník, sa u kupujúceho počíta inak než úloha, ktorej rozumie a ktorú sleduje celý tím.
Niektoré firmy toto už majú zaznamenané, iné vôbec nie, a rozdiel len zriedka spočíva v odvetví alebo veľkosti. Spočíva v tom, kto si úlohy zapísal skôr, než sa objavila AI. Firma s popísanými procesmi môže relatívne rýchlo určiť, akú časť z toho je možné preniesť na systém. Firma, v ktorej práca sídli v hlavách ľudí, musí najprv urobiť tento krok, skôr než z toho AI môže niečo prevziať. To je zároveň otázka hodnoty: ako zmerať, koľko toho prechádza cez majiteľa vysvetľuje, prečo firmy so zaznamenanými znalosťami vedia rýchlejšie preukázať, čo AI robí, než firmy, kde tieto znalosti nikdy nezapísali.
Úspora, ktorá vyplýva z AI, sa u kupujúceho automaticky nepočíta ako zisk dobrej kvality. Úspora, ktorá visí na jednej zmluve s jedným dodávateľom, je nestabilnejšia než úspora, ktorá je zakotvená v samotnom procese a funguje ďalej aj bez tohto dodávateľa. Ani vplyv na pracovný kapitál nie je samozrejme pozitívny: rýchlejšie spracovanie faktúr alebo objednávok môže skrátiť dobu obratu, ale čo je pracovný kapitál a prečo sa počíta pri predaji ukazuje, že vzťah medzi automatizáciou a hotovostnou pozíciou nie je priamočiary.
Čo firma následne urobí s prehľadom prevzatej, čiastočne dohliadanej alebo trvalo ľudskej práce, je rozhodnutím zamestnávateľa. Pre rozhodnutia, ktoré sa dotýkajú personálu, platia vlastné zákonné požiadavky, a tento prehľad nie je pre ne podkladom. Cieľom je obraz faktov: aká práca visí na kom alebo na čom a čo to znamená pre to, čo zostane, keď osoba odpadne. Aj tu hrá úlohu rozloženie znalostí: ako zabrániť tomu, aby vaša hodnota spočívala len na hŕstke hláv sa dotýka tej istej otázky, len z pohľadu ľudí, nie systémov.
Okamih, kedy tento prehľad prináša najviac, nie je krátko pred predajom, ale dlho vopred, keď je ešte priestor niečo so závislosťami urobiť, skôr než na ne kupujúci narazí. Kedy treba začať s prípravou predaja závisí okrem iného od toho, koľko súčasnej práce ešte visí na osobách, ktoré nezostanú.
Základná otázka, ktorá práca v tejto konkrétnej firme je skutočne prenositeľná na AI, sa zodpovedá pre každú úlohu vo pracovnom skene FTE TO AI. Pre tých, ktorí chcú najprv vedieť, kde je cena dnes najviac pod tlakom, existuje bezplatná kontrola hodnoty: osem krátkych otázok, jedna pre každý hodnotový faktor, s obrazom toho, ktorý faktor dnes váži najviac. Kompletný skener hodnoty, so skóre vyspelosti, dôkazmi pre každý faktor a dvojročným kalendárom smerom k okamihu exitu, sa pripravuje.