Ръководство, което пита как да документира какво прави AI, всъщност задава друг въпрос: какво остава, ако определени хора отпаднат утре. Купувач задава същия въпрос, само че за целия бизнес. Той не купува броя служители на ведомостта, той купува това, което продължава да функционира без тях. Документирането на това, което прави AI, следователно не е технически преглед на инструменти и лицензи, а описание на коя работа е обвързана със система и коя работа е обвързана с човек.
Грешката, която допускат повечето прегледи, е че разделят работата в две категории: автоматизирана или не. Това пропуска средната част, където в момента се случва най-много. Има задачи, които AI изпълнява самостоятелно, задачи, при които AI прави предложение, а човек одобрява или отхвърля с причина, и задачи, които остават човешка работа, защото преценка, взаимоотношение или отговорност не могат да бъдат делегирани. Тази средна категория е нестабилна: надзорът, който сега все още е необходим, може след година да е по-лек, или също толкова да остане толкова тежък. Който регистрира само това, което днес вече протича напълно автоматично, пропуска къде е движението.
Заглавие на функция казва малко за това какво може да поеме AI. Контролер извършва работа по отчитане, която до голяма степен може да бъде автоматизирана, и работа по преценка, която не може, често в рамките на една и съща работна седмица. Документирането на това, което прави AI, означава следователно спускане до нивото на задачите: какво действие, с какъв входен материал, с какво решение накрая. На ниво функция възниква изкривена картина, която купувач при due diligence разкрива в рамките на един ден.
Всяка оценка на това какво може да поеме AI се основава на предположения за качеството на данните, стабилността на процеса и готовността на организацията да позволи на система да взема решението. При задачи с много изключения, променлив вход или чувствителни преценки диапазонът е широк и резултатът е по-скоро посока, отколкото факт. Преглед, който не оставя място за това и представя всичко в фиксирани проценти, заслужава по-малко доверие от преглед, който посочва къде маржът е голям. Това важи и за ефекта върху цената: коя зависимост от доставчик на AI намалява цената не може да бъде обхваната в едно число, защото зависи от това колко от поетата работа е обвързана с една външна страна спрямо колко е закотвена в собствения процес.
Има ситуации, в които преглед на това, което прави AI, има малка стойност за купувач. Ако поемането на задачи изцяло се крепи на знанията на един човек, който е настроил системата, и никой друг не може да обясни защо работи, знакът „автоматизирано“ не казва нищо за риска. Това е същият въпрос, както при човешката работа: защо купувач пита кой поддържа AI засяга точно тази точка. Задача, която днес се обработва от система, но при повреда може да бъде възстановена само от собственика ѝ, се брои от купувач по различен начин от задача, която се разбира и поддържа от екип.
Някои фирми вече са документирали това, други изобщо не са, и разликата рядко е в сектора или размера. Тя е в това кой е записал задачите преди AI да се появи на сцената. Фирма с описани процеси може относително бързо да посочи коя част от тях може да бъде прехвърлена на система. Фирма, в която работата е в главите на хората, трябва първо да направи тази стъпка, преди AI да може да поеме нещо там. Това е същевременно и въпрос на стойност: как измервате колко минава през собственика обяснява защо фирми с документирани знания могат по-бързо да покажат какво прави AI, отколкото фирми, където тези знания никога не са били записани.
Спестяване, произтичащо от AI, не се брои автоматично от купувач за печалба с добро качество. Спестяване, обвързано с един договор с един доставчик, е по-крехко от спестяване, закотвено в самия процес и продължаващо да работи без този доставчик. Ефектът върху оборотния капитал също не е автоматично благоприятен: по-бърза обработка на фактури или поръчки може да съкрати сроковете на изпълнение, но какво е оборотен капитал и защо се брои при продажба показва, че връзката между автоматизацията и паричната позиция не е праволинейна.
Какво прави фирма след това с прегледа на поета, частично подлежаща на надзор или трайно човешка работа, е решение на работодателя. За решения, засягащи персонала, важат собствени законови изисквания, и този преглед не е обосновка за тях. Целта е фактическа картина: коя работа е обвързана с кого или какво, и какво означава това за онова, което остава, ако човек отпадне. Тук ролята играе и разпределението на знанието: как да предотвратите стойността ви да е в шепа хора засяга същия въпрос от гледна точка на хората вместо системите.
Моментът, в който този преглед носи най-голяма полза, не е малко преди продажба, а значително преди това, когато все още има възможност да се направи нещо по зависимостите, преди купувач да ги открие. Кога трябва да започнете подготовката за продажба зависи отчасти от това колко от настоящата работа все още е обвързана с хора, които няма да останат.
Подлежащият въпрос, коя работа в този конкретен бизнес наистина може да бъде поета от AI, се отговаря за всяка задача в работния скенер на FTE TO AI. За тези, които искат първо да знаят къде цената днес е под най-голям натиск, има безплатната проверка на стойността: осем кратки въпроса, по един за всеки двигател на стойност, с картина на това кой двигател тежи най-много днес. Пълният скенер на стойността, с оценки на зрелостта, доказателства за всеки двигател и двугодишен календар до момента на изход, е в процес на изграждане.