Johto, joka kysyy, miten se kirjaa mitä AI tekee, esittää oikeastaan toisen kysymyksen: mitä jää jäljelle, jos tietyt ihmiset katoaisivat huomenna. Ostaja esittää saman kysymyksen, mutta koko yrityksestä. Hän ei osta palkkalistalla olevien työntekijöiden määrää, hän ostaa sen, mikä jatkuu heidän ilman. Sen kirjaaminen, mitä AI tekee, ei siis ole tekninen yhteenveto työkaluista ja lisensseistä, se on kuvaus siitä, mikä työ riippuu järjestelmästä ja mikä henkilöstä.
Virhe, jonka useimmat yhteenvedot tekevät, on jakaa työ kahteen laatikkoon: automatisoitu tai ei. Se jättää huomiotta väliosan, jossa tällä hetkellä tapahtuu useimmin. On tehtäviä, joita AI toimittaa itsenäisesti, tehtäviä, joissa AI tekee ehdotuksen ja ihminen hyväksyy tai hylkää sen perusteluineen, ja tehtäviä, jotka pysyvät ihmistyönä, koska harkintaa, suhdetta tai vastuuta ei voi delegoida. Tämä keskimmäinen kategoria on epävakaa: valvonta, joka nyt on tarpeen, voi vuoden kuluttua olla kevyempi, tai pysyä yhtä raskaana. Se, joka rekisteröi vain sen, mikä tänään kulkee jo täysin automaattisesti, jää näkemättä, missä liike tapahtuu.
Tehtävänimike kertoo vähän siitä, mitä AI voi ottaa haltuunsa. Kontrolleri tekee raportointityötä, joka on suurelta osin automatisoitavissa, ja arviointityötä, joka ei ole, usein saman työviikon aikana. Sen kirjaaminen, mitä AI tekee, tarkoittaa siis laskeutumista tehtävätasolle: mikä toimenpide, millä syötteellä, millä lopullisella päätöksellä. Tehtävänimiketasolla syntyy vääristynyt kuva, jonka ostaja due diligence -prosessissa läpäisee päivässä.
Jokainen arvio siitä, mitä AI voi ottaa haltuunsa, perustuu oletuksiin datan laadusta, prosessin vakaudesta ja organisaation halukkuudesta antaa järjestelmän tehdä päätös. Tehtävissä, joissa on paljon poikkeuksia, vaihtelevaa syötettä tai arkaluonteisia arviointeja, vaihteluväli on laaja ja tulos on enemmän suunta kuin fakta. Yhteenveto, joka ei anna tilaa tälle ja esittää kaiken kiinteinä prosentteina, ansaitsee vähemmän luottamusta kuin yhteenveto, joka osoittaa, missä marginaali on suuri. Tämä koskee myös vaikutusta hintaan: mikä riippuvuus AI-toimittajasta laskee hintaa ei ole tiivistettävissä yhteen lukuun, koska se riippuu siitä, kuinka paljon haltuun otetusta työstä riippuu yhdestä ulkoisesta osapuolesta verrattuna siihen, kuinka paljon on juurtunut omaan prosessiin.
On tilanteita, joissa yhteenveto siitä, mitä AI tekee, tuottaa vähän arvoa ostajalle. Jos tehtävien haltuunotto tukeutuu täysin sen yhden henkilön tietämykseen, joka on järjestelmän rakentanut, ja kukaan muu ei osaa selittää, miksi se toimii, lippu "automatisoitu" ei kerro mitään riskistä. Se on sama kysymys kuin ihmistyön kohdalla: miksi ostaja kysyy, kuka huoltaa AI:n koskettaa juuri tätä kohtaa. Tehtävä, jonka järjestelmä tänään käsittelee, mutta jonka häiriön sattuessa vain omistaja voi korjata, painaa ostajalle eri painoarvon kuin tehtävä, jonka tiimi ymmärtää ja pitää yllä.
Jotkut yritykset ovat kirjanneet tämän jo, toiset ei lainkaan, ja ero on harvoin toimialassa tai koossa. Se on siinä, kuka on kirjannut tehtävät ylös ennen kuin AI tuli kuvaan. Yritys, jolla on kuvatut prosessit, pystyy melko nopeasti osoittamaan, mikä osa niistä on siirrettävissä järjestelmälle. Yritys, jossa työ on ihmisten päissä, joutuu ensin ottamaan tämän askeleen ennen kuin AI voi ottaa siitä mitään haltuunsa. Tämä on samalla arvokysymys: miten mittaatte, kuinka paljon kulkee omistajan kautta selittää, miksi yritykset, joilla tieto on kirjattu, voivat osoittaa nopeammin, mitä AI tekee, kuin yritykset, joissa tätä tietoa ei ole koskaan kirjoitettu ylös.
Säästö, joka syntyy AI:sta, ei automaattisesti lasketa ostajalle hyvälaatuiseksi voitoksi. Säästö, joka riippuu yhdestä sopimuksesta yhden toimittajan kanssa, on hauraampi kuin säästö, joka on juurtunut itse prosessiin ja jatkuu toimimaan ilman kyseistä toimittajaa. Vaikutus käyttöpääomaan ei myöskään ole itsestään selvästi myönteinen: laskujen tai tilausten nopeampi käsittely voi lyhentää läpimenoaikoja, mutta mitä käyttöpääoma on ja miksi se lasketaan myynnissä osoittaa, että automatisoinnin ja kassaposition välinen suhde ei ole suoraviivainen.
Se, mitä yritys sitten tekee yhteenvedolla haltuunotetusta, osittain valvontaa vaativasta tai pysyvästä ihmistyöstä, on työnantajan päätös. Henkilöstöä koskeviin päätöksiin sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, ja tämä yhteenveto ei ole niiden perusteena. Tavoitteena on tosiasiakuva: mikä työ riippuu kenestä tai mistä, ja mitä se tarkoittaa sen suhteen, mitä jää jäljelle, jos henkilö katoaa. Tämä on myös kohta, jossa tiedon jakautumisella on merkitys: miten estätte, että arvonne on kourallisessa päitä koskettaa samaa kysymystä ihmisten kannalta järjestelmien sijaan.
Hetki, jolloin tämä yhteenveto tuottaa enimmän hyödyn, ei ole juuri ennen myyntiä vaan hyvissä ajoin sitä ennen, kun on vielä tilaa tehdä jotain riippuvuuksille ennen kuin ostaja kohtaa ne. Milloin teidän tulee aloittaa myynnin valmistelu riippuu osittain siitä, kuinka paljon nykyisestä työstä on edelleen kiinni henkilöissä, jotka eivät jää.
Taustalla oleva kysymys, mikä työ tässä nimenomaisessa yrityksessä on todella AI:n siirrettävissä, vastataan tehtävittäin FTE TO AI:n työskannauksessa. Sille, joka haluaa ensin tietää, missä hinta tänään on kaikkein enimmän paineessa, on ilmainen arvotarkistus: kahdeksan lyhyttä kysymystä, yksi per arvoajuri, kuvan kanssa siitä, mikä ajuri painaa tänään enimmän. Täysimittainen arvoskannaus, kypsyyspisteytyksineen, näytöin per ajuri ja kaksivuotiskalenterilla kohti exit-hetkeä, on rakenteilla.