Na poprzedniej stronie przeczytał Pan/Pani, dlaczego czynniki wartości są rzadko wyrażone w sposób jednoznaczny i dlaczego to zaczyna szkodzić w momencie, gdy ktoś inny musi przejąć nadzór nad firmą. Tutaj widzi Pan/Pani, co dzieje się krok po kroku od momentu rozpoczęcia, i czego wymaga od Pana/Pani każdy z tych kroków.
Wywiad wstępny składa się z serii pytań dotyczących każdego czynnika wartości. Mogą je wypełnić jedna osoba, ale nie musi tak być. W praktyce właściciel wypełnia pytania dotyczące relacji z klientami, podejmowania decyzji i sukcesji, a CFO lub osoba odpowiedzialna za finanse wypełnia pytania dotyczące informacji zarządczej i danych liczbowych. Każdy uczestnik otrzymuje własny zakres i widzi jedynie pytania, które do niego należą.
Nie są potrzebne żadne sprawozdania finansowe czy dostarczone dokumenty. Dane liczbowe wprowadza się jako klasy i przedziały wartości — wskazuje Pan/Pani rząd wielkości, w jakim coś się znajduje, nie dokładną kwotę. Dzięki temu wywiad wstępny przebiega szybciej i ogranicza wrażliwość udostępnianych informacji. Czas potrzebny jest przede wszystkim na zebranie tego, co już istnieje w zakresie informacji zarządczej i dokumentacji, a nie na samo wypełnianie.
To, co wprowadza Pan/Pani, nie jest oceniane przez osobę, lecz przetwarzane według ustalonych reguł z zestawu danych. Każdy wynik dla każdego czynnika pochodzi z tego samego zestawu reguł, dzięki czemu dwie firmy z identycznymi danymi wejściowymi otrzymują identyczny wynik. To sprawia, że wynik pozostaje możliwy do wyjaśnienia: przy każdym wyniku widać, jaka odpowiedź lub kombinacja odpowiedzi do niego doprowadziła. Żadnej czarnej skrzynki, żadnej oceny, której nie można powiązać z tym, co Pan/Pani wprowadził(a).
Oprócz wyniku dla każdego czynnika powstaje wskaźnik zależności od właściciela: wskazanie, w jakim stopniu wiedza handlowa, relacje z klientami i podejmowanie decyzji spoczywają na jednej osobie lub kilku osobach. Ten wskaźnik również jest zbudowany z tego samego rodzaju reguł możliwych do wyjaśnienia, a nie z odrębnej oceny.
Następnie dla każdego czynnika pokazane jest, co robi on z orientacyjnym przedziałem wartości i w jakim kierunku. Niski wynik dotyczący informacji zarządczej zmniejsza ten przedział, a jego profesjonalizacja przesuwa go w górę. Przy każdym stwierdzeniu podane jest źródło: która reguła lub odpowiedź determinuje tę wrażliwość. Widzi Pan/Pani więc nie tylko, że dany czynnik ma wagę, ale także dlaczego, i może to Pan/Pani skontrolować w odniesieniu do własnych danych wejściowych.
Jest to element, w którym osiem czynników z Co to jest łączy się z konkretną liczbą: nie jeden wynik, lecz osiem wyników, z których każdy wyjaśnia część przedziału wartości.
Ostatni krok przekształca wyniki w plan dwuletni: dla każdego czynnika wskazane jest, kiedy coś powinno się zacząć, aby w wybranym momencie wyjścia z inwestycji wykazać wyższy poziom dojrzałości. Ten plan składa się z punktów czasowych — ustalonych momentów, w których coś musi zostać podjęte — a nie z porady, co należy w danym momencie zrobić.
Raport, który z tego wynika, zawiera trzy wyniki: wyniki dojrzałości dla każdego czynnika wraz z dowodami, wskaźnik zależności od właściciela oraz orientacyjny przedział wartości wraz z wrażliwością dla każdego czynnika. Raport ma formę dokumentu, który można udostępnić księgowemu, doradcy lub potencjalnemu kupującemu, i zawiera odnośnik do skanu operacyjnego dla tych, którzy chcą konkretnie zająć się danym czynnikiem. Więcej o formie i zawartości tych trzech wyników znajduje się na stronie Wyniki.
Narzędzie zostało zbudowane tak, aby przechodzić przez niego więcej niż jeden raz. Powtórzenie po wprowadzeniu usprawnień, na przykład w zakresie informacji zarządczej lub struktury sukcesji, pokazuje, czy wynik dla danego czynnika się przesunął i czy to przesunęło przedział wartości. Ponieważ każdy wynik można wyjaśnić w odniesieniu do tego samego zestawu reguł, dwa pomiary można na siebie nałożyć: widzi Pan/Pani, co się zmieniło od poprzedniego razu, a nie tylko nową liczbę bez porównania.
To sprawia, że kalendarz z kroku 4 również można sprawdzić. Punkt czasowy, który znajdował się dwa lata przed momentem wyjścia z inwestycji, może przy kolejnym pomiarze zostać odznaczony jako zrealizowany lub okazać się, że nie został dotrzymany. Kto chce wiedzieć więcej o tym, jak precyzyjnie zdefiniowano czynniki, wyniki i punkty czasowe, znajdzie tło w bazie wiedzy.
Osiem wyników, wskaźnik i przedział wartości to strategiczny obraz tego, gdzie znajduje się wartość i gdzie leży ryzyko. To, co ten obraz oznacza w zadaniach, godzinach i systemach — kto co będzie robić i z jaką ilością dostępnych zasobów — to kontynuacja, którą przedstawia skan operacyjny na ftetoai.com.