Η αναφορά είναι έτοιμη: οκτώ παράγοντες με βαθμολογία ωριμότητας και τεκμηρίωση, ο δείκτης εξάρτησης από τον ιδιοκτήτη, ένα ενδεικτικό εύρος τιμών με την ευαισθησία ανά παράγοντα, και το διετές χρονοδιάγραμμα. Τι συμβαίνει στη συνέχεια, το επιλέγετε εσείς. Υπάρχουν τρεις διαδρομές, και διαφέρουν στο ποιος κάνει τη δουλειά — όχι στο τι λέει η αναφορά.
Λαμβάνετε για κάθε παράγοντα έναν οδικό χάρτη: για τη διαχειριστική πληροφόρηση, για παράδειγμα, ποιες αναφορές πρέπει να δημιουργηθούν, με ποιο ρυθμό, και από ποια ενιαία πηγή. Με ρολόγια και πρότυπα, ώστε το χρονοδιάγραμμα να μην είναι απλώς μια λίστα ημερομηνιών αλλά ένα εφαρμόσιμο σχέδιο.
Αυτή η διαδρομή είναι κατάλληλη όταν εσείς, ή κάποιος στην ομάδα σας, έχει τη δυνατότητα και την εντολή να εργαστεί συστηματικά πάνω στους παράγοντες — να δημιουργήσει αναφορές, να καθορίσει μια δομή λήψης αποφάσεων, να μειώσει τη συγκέντρωση πελατών. Πρόκειται για επιμονή σε βάθος πολλών τριμήνων, όχι για μια εφάπαξ ενέργεια.
Τι πρέπει να μπορείτε να κάνετε εσείς: να παρακολουθείτε το χρονοδιάγραμμα χωρίς εξωτερική πίεση, και να έχετε την πειθαρχία να συνεχίζετε ακόμη και όταν η καθημερινή λειτουργία απαιτεί προσοχή. Δεν σας ταιριάζει; Αν κανείς στον οργανισμό δεν έχει τον χρόνο ή την εξουσία να εκτελέσει τους οδικούς χάρτες, η αναφορά παραμένει ανεκτέλεστη. Τότε η μερική καθοδήγηση ή η εξωτερική ανάθεση αποτελεί ρεαλιστικότερη αφετηρία.
Αναθέτετε σε έναν συνεργάτη τους παράγοντες που βαραίνουν περισσότερο — συχνά την επαγγελματικοποίηση της διαχειριστικής πληροφόρησης ή τη δημιουργία μιας δομής διαδοχής — και διαχειρίζεστε τους υπόλοιπους μόνοι σας. Το εργαλείο συνεχίζει να παρακολουθεί το χρονοδιάγραμμα: τι πρέπει να γίνει, πότε, και τι αλλάζει στο μεταξύ στο εύρος τιμών.
Αυτή η διαδρομή είναι κατάλληλη όταν έναν ή δύο παράγοντες πιέζουν σαφώς το εύρος τιμών και απαιτούν εξειδικευμένη γνώση που δεν υπάρχει αυτή τη στιγμή, ενώ οι υπόλοιποι παράγοντες μπορούν να διαχειριστούν εσωτερικά με τους οδικούς χάρτες από τη διαδρομή 1. Είναι μια ενδιάμεση μορφή: στοχευμένη παρέμβαση στο σημείο πίεσης, δική σας διαχείριση στα υπόλοιπα.
Τι πρέπει να μπορείτε να κάνετε εσείς: να καθορίσετε ποιος παράγοντας δικαιολογεί την εξωτερική παρέμβαση, και να συνεχίσετε να παρακολουθείτε μόνοι σας την πρόοδο στους άλλους παράγοντες. Δεν σας ταιριάζει; Αν σχεδόν όλοι οι παράγοντες βαθμολογούνται χαμηλά και συνδέονται μεταξύ τους — αδύναμη διαχειριστική πληροφόρηση, υψηλή εξάρτηση από τον ιδιοκτήτη, καμία καθορισμένη δομή λήψης αποφάσεων — τότε η μερική παρέμβαση συχνά δεν επαρκεί για να μετακινήσει αισθητά το εύρος τιμών.
Αναθέτετε ολόκληρο το έργο σε έναν συνεργάτη, με στόχο την προετοιμασία για μια πώληση (exit), με την αναφορά και το χρονοδιάγραμμα ως φάκελο τεκμηρίωσης. Ο συνεργάτης επεξεργάζεται τους παράγοντες έναν προς έναν, μετρά ενδιάμεσα με βάση τους ίδιους οκτώ παράγοντες, και αναφέρει σύμφωνα με την ίδια δομή.
Αυτή η διαδρομή είναι κατάλληλη όταν ο χρονικός ορίζοντας είναι μικρός, η εσωτερική δυνατότητα λείπει, ή πολλοί παράγοντες απαιτούν προσοχή ταυτόχρονα ενώ η καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης δεν αφήνει χώρο για ένα εσωτερικό έργο. Επίσης, όταν η εξάρτηση από τον ιδιοκτήτη είναι από μόνη της ένα από τα βαρύτερα σημεία πίεσης — και άρα χρειάζεται ακριβώς κάποιος άλλος για να διευθύνει τη διαδικασία — η εξωτερική ανάθεση είναι η λογική επιλογή.
Τι πρέπει να μπορείτε να κάνετε εσείς: να μπορείτε να αξιολογήσετε το έργο σε γενικές γραμμές, ακόμη και χωρίς να είστε καθημερινά εμπλεκόμενοι, και να γνωρίζετε πότε η αναφορά και το χρονοδιάγραμμα δεν αντιστοιχούν πλέον στην πραγματικότητα. Δεν σας ταιριάζει; Αν το εύρος τιμών βαθμολογείται ήδη υψηλά και υπάρχουν ακόμη χρόνια στη διάθεσή σας, ένα ολοκληρωμένο έργο είναι συχνά βαρύτερο από όσο χρειάζεται — τότε αρκούν οι οδικοί χάρτες από τη διαδρομή 1, ενδεχομένως συμπληρωμένοι με στοχευμένη παρέμβαση από τη διαδρομή 2.
Καμία από τις τρεις διαδρομές δεν αλλάζει τι λέει η αναφορά. Οι οκτώ παράγοντες, οι βαθμολογίες, το εύρος τιμών και το χρονοδιάγραμμα καθορίζονται οριστικά μετά την εισαγωγική συνέντευξη. Οι διαδρομές διαφέρουν στο ποιος εκτελεί το χρονοδιάγραμμα — εσείς, ένας συνεργάτης σε επιμέρους τμήματα, ή ένας συνεργάτης στο σύνολο. Περισσότερα για το πώς προκύπτει αυτή η εισαγωγική συνέντευξη θα βρείτε στο πώς λειτουργεί; τι περιέχει ακριβώς η αναφορά διαβάζετε στο τι είναι. Όσοι, αφού διαβάσουν τους οκτώ παράγοντες, θέλουν περισσότερο υπόβαθρο σχετικά με τη λογική αποτίμησης ή τη διαχειριστική πληροφόρηση, θα βρουν εμβάθυνση στη βάση γνώσεων.
Ο συνεργάτης από τη διαδρομή 2 και τη διαδρομή 3 βρίσκεται πάντα μετά από αυτή την αναφορά και εκτός αυτού του εργαλείου — ως φάκελος τεκμηρίωσης χρησιμεύει η αναφορά, όχι ως επιχείρημα πώλησης για ένα έργο.
Οι οκτώ παράγοντες και το χρονοδιάγραμμα είναι στρατηγικά: λένε τι πρέπει να γίνει, όχι πώς αυτό μεταφράζεται σε εργασίες και ώρες. Όποιος θέλει να κάνει αυτή τη μετάφραση — ποιες εργασίες, ποιες ώρες, ποια συστήματα — θα το βρει στη σάρωση εργασιών (werkscan) στο ftetoai.com.